Trao danh thiếp đúng phép là đưa bằng hai tay, mặt chữ quay về phía người nhận, kèm một câu giới thiệu tên và vai trò; nhận danh thiếp cũng bằng hai tay, nhìn tên vài giây, nhắc lại tên người đó, rồi đặt lên bàn trước mặt trong suốt buổi gặp. Thời điểm trao thường là ngay sau lời chào đầu tiên, trước khi ngồi xuống; người bên khách hoặc người cấp thấp hơn trao trước.
Danh thiếp giấy không còn là cách duy nhất để lưu liên lạc, nhưng nó vẫn có mặt trong hầu hết các buổi gặp đối tác lần đầu ở Việt Nam, đặc biệt với doanh nghiệp Nhật, Hàn, Trung Quốc và những người làm việc lâu năm. Phần dưới đây đi qua từng thao tác, những khác biệt khi gặp đối tác nước ngoài, và chuyện ít ai nói: một tấm danh thiếp tử tế nên có và không nên có những gì.
Khi nào trao và trao cho ai trước
Trao ngay đầu buổi gặp. Thời điểm tự nhiên nhất là sau khi chào hỏi và trước khi mọi người ngồi xuống. Trao danh thiếp lúc này giúp người đối diện biết tên và chức danh của bạn suốt buổi. Trao vào cuối buổi cũng được, nhưng khi đó nó giống một thủ tục hơn là một cách làm quen.
Người đến gặp trao trước. Thông lệ phổ biến là bên khách, tức bên đến thăm, chủ động trao trước. Trong cùng một đoàn, người cấp cao nhất trao trước, những người khác theo sau. Khi hai đoàn gặp nhau, trưởng đoàn hai bên trao cho nhau trước, rồi lần lượt xuống các thành viên.
Trao cho từng người, không phát như phát tờ rơi. Nếu đối diện có năm người, bạn trao năm lần, mỗi lần một câu ngắn. Đặt một xấp danh thiếp lên bàn rồi bảo mọi người tự lấy là cách nhanh nhưng mất hết ý nghĩa của việc trao.
Không trao trong bữa ăn đang dở. Nếu gặp lần đầu ở bàn tiệc, trao trước khi bắt đầu ăn hoặc sau khi ăn xong. Trao danh thiếp khi tay còn cầm đũa, hoặc đặt danh thiếp cạnh bát nước chấm, là chi tiết dễ khiến người nhận khó chịu.
Không cần trao cho người đã có. Gặp lại người đã nhận danh thiếp của bạn trước đó, chỉ trao lại nếu chức danh hay số liên lạc đã thay đổi, kèm câu giải thích ngắn.
Thao tác trao: năm bước trong mười giây
Toàn bộ việc trao danh thiếp chỉ mất khoảng mười giây, nhưng từng chi tiết đều được nhìn thấy:
- Lấy danh thiếp từ hộp đựng hoặc ngăn riêng trong ví, không lục tìm trong túi quần hay trong xấp hoá đơn. Chuẩn bị sẵn trước khi bước vào phòng.
- Cầm danh thiếp bằng hai tay ở hai góc trên, mặt chữ quay về phía người nhận để họ đọc được ngay mà không phải xoay lại.
- Hơi cúi người hoặc gật đầu nhẹ, nói một câu đủ tên và vai trò, ví dụ "Em là Minh, phụ trách dự án phía công ty An Phú".
- Đưa danh thiếp ngang tầm ngực người nhận, không đưa thấp quá khiến người nhận phải cúi xuống lấy.
- Khi hai bên trao cùng lúc, đưa danh thiếp của mình bằng tay phải, nhận danh thiếp của họ bằng tay trái, rồi đưa tay phải lên đỡ ngay khi nhận xong. Đây là tình huống hay gặp nhất và làm lúng túng nhất, nên tập vài lần cũng đáng.
Nếu danh thiếp in hai mặt, một mặt tiếng Việt và một mặt tiếng Anh hoặc tiếng của đối tác, hãy quay mặt có ngôn ngữ của người nhận lên trên. Chi tiết này nhỏ nhưng cho thấy bạn đã nghĩ đến họ trước khi đến.
Nhận danh thiếp: đọc, nhắc tên và đặt đúng chỗ
Phần nhận quan trọng không kém phần trao, và hay bị làm vội hơn. Nhận bằng hai tay, nhìn danh thiếp khoảng ba bốn giây để đọc tên và chức danh. Nếu tên lạ hoặc khó đọc, hỏi lại cách đọc ngay lúc này, ví dụ "Dạ, chị đọc tên mình là Phượng hay Phương ạ?". Hỏi ngay thì tự nhiên, để đến giữa buổi mới hỏi thì ngượng cho cả hai.
Sau khi đọc, nhắc lại tên người đó trong câu tiếp theo: "Cảm ơn anh Tuấn". Việc này vừa giúp bạn nhớ tên, vừa cho người đối diện thấy bạn đã thật sự đọc. Rồi đặt danh thiếp lên bàn ngay trước mặt, phía bên trái sổ ghi chép. Nếu đối diện có nhiều người, xếp danh thiếp theo đúng vị trí họ ngồi để suốt buổi nhìn xuống là biết ai là ai.
Những việc không nên làm với danh thiếp vừa nhận: viết ghi chú lên đó ngay trước mặt người trao, gập đôi, xoay xoay trong tay khi nói chuyện, để bị cốc nước đè lên. Cuối buổi, cất danh thiếp vào hộp đựng hoặc ngăn riêng một cách cẩn thận, không nhét vào túi sau quần.
Ghi chú về người đó, như gặp ở đâu, quan tâm việc gì, nên ghi sau khi đã chia tay, ở mặt sau danh thiếp hoặc tốt hơn là vào sổ liên lạc. Danh thiếp nhận được mà không xử lý trong tuần thường trở thành một xấp giấy không ai nhớ là của ai.
Khác biệt khi gặp đối tác nước ngoài
Phép trao nhận danh thiếp ở Việt Nam chịu ảnh hưởng của văn hoá Đông Á, nên gần với Nhật, Hàn, Trung Quốc hơn là phương Tây. Bảng dưới là các khác biệt hay gặp; mỗi doanh nghiệp vẫn có cách riêng, nên quan sát người đối diện vẫn hơn mọi quy tắc:
| Đối tác | Điều thường được coi trọng | Lưu ý thêm |
|---|---|---|
| Nhật Bản | Trao nhận bằng hai tay, cúi người, đọc kỹ, đặt danh thiếp lên bàn hoặc lên hộp đựng suốt buổi | Người cấp thấp hơn đưa danh thiếp thấp hơn danh thiếp của người kia một chút khi trao cùng lúc |
| Hàn Quốc | Hai tay hoặc tay phải có tay trái đỡ cổ tay, chú ý chức danh để xưng hô | Chức danh rất quan trọng trong cách gọi nhau, nên đọc kỹ |
| Trung Quốc, Đài Loan, Hồng Kông | Hai tay, mặt có chữ Hán quay lên nếu có in | Chữ in trên danh thiếp nên kiểm tra kỹ với người biết tiếng, tránh dịch máy |
| Mỹ, châu Âu, Úc | Ít nghi thức hơn, một tay cũng được, có thể trao ở cuối buổi | Nhiều người không mang danh thiếp, thay bằng kết nối qua mạng nghề nghiệp |
| Trung Đông, Ấn Độ | Dùng tay phải để trao và nhận | Tránh dùng tay trái một mình |
Với đối tác thường xuyên, in một mặt danh thiếp bằng ngôn ngữ của họ là khoản đầu tư nhỏ nhưng được nhớ lâu. Bản dịch tên và chức danh phải do người thạo tiếng kiểm tra, vì một chức danh dịch sai có thể khiến bạn bị xếp nhầm cấp trong cả quá trình làm việc.
Một tấm danh thiếp tử tế nên ghi gì
Danh thiếp tốt là danh thiếp người nhận tìm được ngay thứ họ cần: bạn tên gì, làm gì ở đâu, liên lạc bằng cách nào. Phần còn lại là trang trí. Các mục nên có gồm họ tên đầy đủ, chức danh thực tế, tên công ty, địa chỉ văn phòng, số điện thoại di động hoặc số máy bàn có người nghe, địa chỉ thư công việc. Mục không bắt buộc gồm mã quét để lưu liên lạc, địa chỉ trang web.
Những thứ nên tránh: in quá nhiều chức danh cùng lúc khiến người nhận không biết bạn thật sự làm gì; in ba bốn số điện thoại; dùng phông chữ quá nhỏ hoặc màu chữ nhạt trên nền nhạt; in địa chỉ thư từ hộp thư miễn phí đặt tên kiểu biệt danh. Người nhận danh thiếp thường gửi thư cho bạn trước khi gọi, nên địa chỉ thư là dòng được dùng nhiều nhất trên tấm giấy ấy.
Với người tự làm chủ hoặc đứng tên một dự án, địa chỉ thư và trang giới thiệu theo tên miền riêng của mình giúp danh thiếp gọn và đáng tin hơn hẳn; nếu chưa có, các tên miền ngắn, dễ đọc thành tiếng ở tenmiendangcap.com là một nơi để tham khảo. Tên miền dễ đọc còn có lợi khi bạn phải đọc địa chỉ thư qua điện thoại cho người khác ghi.
Giấy in nên đủ dày để không cong khi để trong ví, bề mặt viết được bằng bút bi nếu cần ghi thêm. Mỗi lần thay đổi chức danh hay số liên lạc, in lại và huỷ danh thiếp cũ; tự sửa bằng bút lên danh thiếp cũ rồi trao cho đối tác là chi tiết làm mất điểm.
Danh thiếp giấy hay danh thiếp điện tử
Danh thiếp điện tử, mã quét lưu liên lạc và các ứng dụng trao đổi thông tin ngày càng phổ biến, nhưng chưa thay thế hẳn được danh thiếp giấy trong mọi bối cảnh. Có thể chọn theo tình huống:
- Gặp đối tác lần đầu trong buổi họp chính thức: vẫn nên có danh thiếp giấy, nhất là với đối tác Đông Á hoặc người lớn tuổi.
- Sự kiện đông người, hội thảo: mã quét in sẵn trên điện thoại hoặc trên thẻ đeo giúp trao đổi nhanh; vẫn mang theo vài danh thiếp giấy cho người không quen dùng.
- Gặp gỡ trực tuyến: gửi thông tin liên lạc trong thư ngay sau buổi gặp, kèm chữ ký thư đầy đủ như trên danh thiếp.
- Người làm nghề tự do: danh thiếp giấy vẫn hữu ích khi gặp khách ở quán cà phê, công trình, hội chợ, nơi không tiện mở điện thoại.
Dù dùng hình thức nào, nguyên tắc vẫn giữ: trao chủ động, nhận chú tâm, lưu cẩn thận. Danh thiếp điện tử mà người nhận bấm lưu rồi không bao giờ mở lại cũng không khác xấp giấy để quên trong ngăn bàn.
Khi quên hoặc hết danh thiếp
Quên danh thiếp ở nhà là chuyện xảy ra với nhiều người. Cách xử lý gọn là xin lỗi ngắn khi đối tác trao danh thiếp cho mình, nhận danh thiếp của họ đúng phép, và hứa gửi thông tin liên lạc qua thư ngay trong ngày. Sau buổi gặp, gửi thư thật, kèm chữ ký đầy đủ. Đừng viết tay thông tin của mình lên mảnh giấy xé từ sổ, vì nó trông vội vàng hơn là không có gì.
Trường hợp ngược lại, người đối diện quên danh thiếp, đừng làm họ thấy khó xử thêm. Nói một câu nhẹ như "Dạ không sao, anh chị nhắn giúp em thông tin sau cũng được", đưa danh thiếp của mình như bình thường, rồi chủ động gửi thư trước sau buổi gặp để họ chỉ cần trả lời. Người được gỡ khó trong tình huống nhỏ như thế thường nhớ bạn lâu hơn người trao danh thiếp đẹp nhất phòng.
Để tránh hết danh thiếp giữa chừng, giữ một hộp dự phòng trong cặp làm việc, và đếm lại trước các buổi gặp đông người. Nếu bạn sắp đi hội chợ hoặc hội nghị, mang gấp ba số lượng bạn nghĩ mình sẽ cần.
Câu hỏi thường gặp
Người cấp dưới có được chủ động trao danh thiếp cho giám đốc bên đối tác không?
Được, nhưng nên chờ người cấp cao nhất bên mình trao trước. Sau đó các thành viên lần lượt trao cho từng người bên đối tác, bắt đầu từ người cao nhất. Không vượt lên trao trước sếp của mình, vì như vậy đảo lộn thứ tự giới thiệu.
Có nên in ảnh chân dung lên danh thiếp không?
Một số ngành như bất động sản, bảo hiểm, dịch vụ cá nhân có thói quen in ảnh để khách nhớ mặt. Với phần lớn các ngành khác, danh thiếp không cần ảnh. Nếu in, chọn ảnh chụp chuyên nghiệp, gần đây, không chỉnh sửa quá tay.
Nhận danh thiếp xong có nên kết bạn qua mạng xã hội ngay không?
Nên gửi thư hoặc tin nhắn cảm ơn ngắn trong vòng một hai ngày, nhắc lại nội dung đã nói. Kết nối qua mạng nghề nghiệp thì phù hợp; còn kết bạn trên mạng xã hội cá nhân nên để người kia chủ động, hoặc chờ khi quan hệ đã thân hơn.
Danh thiếp có cần in chức danh tiếng Anh không?
Nếu bạn thường làm việc với đối tác nước ngoài thì nên có mặt tiếng Anh. Chức danh tiếng Anh cần dịch theo đúng thông lệ quốc tế của vị trí đó, không dịch từng chữ. Nhờ người làm nhân sự hoặc người thạo tiếng kiểm tra trước khi in số lượng lớn.
Làm gì với danh thiếp tích luỹ nhiều năm?
Định kỳ mỗi quý, nhập thông tin cần giữ vào danh bạ hoặc phần mềm quản lý khách hàng, ghi kèm bối cảnh gặp, rồi huỷ bản giấy đúng cách vì danh thiếp chứa thông tin cá nhân. Đừng vứt nguyên xấp vào thùng rác văn phòng.
Đi gặp khách mà không có chức danh chính thức thì in danh thiếp thế nào?
In vai trò thực tế bạn đang đảm nhận, ví dụ "Phụ trách khách hàng khu vực phía Nam", thay vì tự đặt chức danh nghe lớn. Người nhận cần biết họ nên liên lạc với bạn về việc gì; một chức danh thổi phồng dễ khiến họ kỳ vọng sai.