Thứ tự chỗ ngồi trong công việc xoay quanh một nguyên tắc: người quan trọng nhất ngồi chỗ ít bị làm phiền nhất và nhìn được toàn cảnh, thường là chỗ xa cửa, nhìn ra cửa. Người tiếp theo ngồi gần người đó theo thứ tự, bên phải trước bên trái. Chủ nhà ngồi gần cửa để tiện đón tiếp và gọi phục vụ. Ba câu này áp được cho phòng họp, bàn tiệc và cả xe ô tô, với vài biến thể riêng.
Ở các công ty Việt Nam, chỗ ngồi ít được nói thành văn nhưng ai cũng để ý. Ngồi nhầm chỗ hiếm khi bị nhắc thẳng, chỉ thấy không khí khựng lại một chút. Phần dưới đây giải thích nguyên tắc, áp vào từng không gian thường gặp, và nói cách xử lý khi bạn không chắc hoặc khi chủ nhà mời bạn ngồi khác thông lệ.
Vì sao "xa cửa, nhìn ra cửa" là chỗ trang trọng
Nguyên tắc này có lý do thực tế hơn là nghi thức. Chỗ xa cửa là chỗ ít bị người ra vào làm phiền, ít gió lùa, ít tiếng ồn từ hành lang. Ngồi nhìn ra cửa thì thấy được ai vào ra, không bị bất ngờ từ phía sau lưng. Người được mời ngồi đó được ngầm hiểu là người cần được yên tâm nhất trong buổi gặp.
Ngược lại, chỗ gần cửa là chỗ làm việc của chủ nhà: đứng lên đón người đến muộn, ra gọi thêm nước, nhận tài liệu từ người mang vào. Người chủ trì hoặc người phụ trách hậu cần ngồi đó không phải vì bị xếp thấp mà vì vai của họ là phục vụ buổi gặp.
Bên phải được coi là vị trí trên bên trái trong nhiều nền văn hoá, gồm cả Việt Nam. Khi nói "ngồi bên phải người chủ trì", ta hiểu là bên phải khi nhìn theo hướng người chủ trì đang nhìn. Đây là chỗ dễ nhầm nhất, vì người đứng ở cửa nhìn vào sẽ thấy bên phải của người chủ trì nằm ở phía tay trái của mình.
Phòng họp: ba kiểu bàn thường gặp
Bố trí phòng họp quyết định cách áp nguyên tắc. Bảng dưới là cách xếp phổ biến khi tiếp đối tác; trong họp nội bộ thường thoải mái hơn nhiều:
| Kiểu bàn | Khách ngồi | Chủ ngồi | Lưu ý |
|---|---|---|---|
| Bàn dài, hai bên đối diện | Dãy ghế phía trong, xa cửa; người cao nhất ở giữa dãy | Dãy ghế phía cửa; người cao nhất ở giữa, đối diện người cao nhất bên khách | Phiên dịch ngồi ngay sau hoặc bên cạnh người mình dịch cho |
| Bàn dài, có đầu bàn | Người cao nhất bên khách ngồi đầu bàn xa cửa hoặc bên phải chủ toạ | Chủ toạ ngồi đầu bàn hoặc giữa dãy gần cửa | Ghế đầu bàn chỉ dành cho người chủ trì hoặc khách chính |
| Bàn tròn hoặc oval nhỏ | Ghế đối diện cửa | Ghế gần cửa | Ít thứ bậc hơn, hợp với buổi bàn bạc thoải mái |
| Phòng có sofa tiếp khách | Ghế sofa dài, chính giữa | Ghế bành đơn bên cạnh | Hay gặp ở phòng giám đốc, khách ngồi chỗ êm và rộng hơn |
Nếu có màn chiếu, chỗ trang trọng vẫn là chỗ nhìn màn hình thuận nhất, không phải chỗ quay lưng lại màn hình. Người trình bày đứng hoặc ngồi gần màn, thường là người bên chủ. Khi không chắc, cứ để chủ nhà mời và ngồi đúng chỗ được mời.
Trên xe ô tô: phụ thuộc vào ai đang cầm lái
Xe có tài xế riêng. Ghế sau bên phải, chéo với tài xế, là chỗ trang trọng nhất: lên xuống thuận phía vỉa hè và có khoảng chân rộng. Ghế sau bên trái dành cho người thứ hai. Ghế phụ phía trước dành cho người cấp thấp nhất, thư ký hoặc người dẫn đường, vì người đó lo chỉ đường và thanh toán phí.
Chủ xe tự lái. Khi người mời là chủ xe và tự lái, ghế phụ phía trước trở thành chỗ trang trọng, vì ngồi đó là ngồi cạnh chủ nhà, cùng nói chuyện ngang hàng. Để khách quan trọng ngồi ghế sau một mình trong khi chủ lái phía trước sẽ biến chủ thành tài xế, nhiều người thấy không tự nhiên.
Xe bảy chỗ có ba hàng ghế. Hàng giữa là hàng ưu tiên vì lên xuống dễ và êm hơn; hàng cuối dành cho người trẻ, khoẻ, ít hành lý. Người lớn tuổi không nên bị xếp vào hàng cuối, kể cả khi họ khách sáo nhường chỗ.
Thứ tự lên xuống. Người cấp dưới mở cửa cho người cấp trên hoặc khách lên trước, đóng cửa rồi mới vòng sang cửa mình. Khi xuống, người cấp dưới xuống trước để mở cửa. Với xe bốn chỗ, người ngồi giữa hàng sau lên cuối cùng, xuống đầu tiên.
Khi đi taxi hoặc xe công nghệ. Ghế sau bên phải vẫn dành cho người quan trọng nhất. Người cấp dưới ngồi ghế trước để lo trao đổi với tài xế và thanh toán.
Bàn tiệc: chủ tiệc, khách chính và người phiên dịch
Ở bàn tiệc tròn kiểu Việt Nam và Hoa, chỗ của chủ tiệc là ghế đối diện cửa ra vào. Khách chính ngồi bên phải chủ tiệc, khách thứ hai ngồi bên trái. Người thứ hai của bên chủ, thường gọi là phó chủ tiệc, ngồi ở vị trí đối diện chủ tiệc, tức gần cửa nhất, để lo gọi món, gọi thêm đồ uống và giữ nhịp phục vụ. Các khách còn lại xen kẽ với người bên chủ để không bên nào bị dồn về một phía.
Khi có phiên dịch, phiên dịch ngồi sát bên trái hoặc phía sau khách chính, đủ gần để nói nhỏ mà không phải ngả người qua bàn. Một số nơi cho phiên dịch ăn trước hoặc sau để họ tập trung dịch; nếu phiên dịch ngồi ăn cùng, chủ tiệc nên để ý gắp mời họ, vì họ thường không có thời gian ăn.
Tiệc bàn dài kiểu phương Tây xếp theo nguyên tắc tương tự: chủ tiệc ngồi giữa một cạnh dài hoặc đầu bàn, khách chính ngồi bên phải. Tiệc đứng thì không có chỗ cố định, nhưng chủ tiệc nên đi vòng chào từng nhóm khách thay vì đứng yên một góc.
Lễ ký kết, chụp ảnh chung và sự kiện nhỏ
Lễ ký kết hợp đồng hay biên bản ghi nhớ có cách xếp riêng. Hai người ký ngồi cạnh nhau ở cùng một phía bàn, quay mặt về phía khách mời và máy ảnh. Theo thông lệ, khách ngồi bên phải chủ khi nhìn từ phía hai người ký; người trợ lý của mỗi bên đứng phía sau người ký của mình để lật trang, chỉ chỗ ký và trao đổi bản. Lãnh đạo các bên đứng thành hàng phía sau, người cao nhất đứng giữa.
Khi chụp ảnh chung sau buổi gặp, người cao nhất của hai bên đứng ở giữa, khách bên phải chủ. Những người còn lại đứng toả ra hai bên theo thứ tự giảm dần. Người cầm hoa hoặc cầm quà lưu niệm đứng giữa. Người chụp nên hô to trước khi bấm, vì ảnh có người đang nhắm mắt hay đang quay đi là ảnh mà hai bên phải dùng lâu trên trang giới thiệu và hồ sơ năng lực.
Với hội thảo nhỏ hay lễ khai trương, hàng ghế đầu dành cho khách mời và lãnh đạo, có thẻ tên đặt sẵn trên ghế. Người dẫn chương trình giới thiệu khách mời theo thứ tự đã thống nhất từ trước với ban tổ chức; giới thiệu sai thứ tự hoặc thiếu tên ở các sự kiện này dễ gây phật lòng hơn ở buổi họp thường, vì có nhiều người chứng kiến.
Việc cần làm trước những dịp này là có một danh sách khách đã xác nhận, kèm chức danh viết đúng, và một người được giao giữ danh sách đó. Danh sách viết vội vào sáng hôm sự kiện là nguồn của gần như mọi sự cố về chỗ ngồi và thứ tự giới thiệu.
Khi không chắc mình nên ngồi đâu
Gặp không gian lạ, hoặc cơ cấu buổi gặp không rõ ràng, có một trình tự an toàn:
- Vào phòng nhưng không ngồi ngay. Đứng cạnh ghế gần cửa hoặc đứng lùi một chút, chờ chủ nhà mời.
- Nếu chủ nhà mời ngồi vào chỗ trang trọng hơn vai của mình, có thể nhường một lần bằng câu nhẹ như "dạ để anh Hùng ngồi ạ". Chủ nhà mời lần thứ hai thì ngồi, không nhường tiếp.
- Nếu bạn là người sắp xếp, hãy đi trước một bước: đứng sau chiếc ghế dành cho khách chính, kéo ghế và mời khách ngồi. Cử chỉ này làm rõ thứ tự mà không cần nói ra.
- Với bữa tiệc đông người, đặt thẻ tên tại chỗ ngồi để không ai phải đoán. Thẻ ghi tên và chức danh, chữ đủ lớn để đọc từ khoảng cách một mét.
- Nếu phát hiện ngồi nhầm sau khi đã ngồi, đứng lên đổi chỗ ngay kèm một câu xin lỗi ngắn, không giải thích dài.
Mấu chốt là không tự chọn chỗ đẹp nhất khi chưa được mời, và cũng không nhường đi nhường lại quá nhiều khiến cả bàn phải đứng chờ. Nhường một lần là lịch sự, nhường ba lần là làm khó chủ nhà.
Những tình huống đặc biệt
Một số buổi gặp có cấu trúc riêng, nguyên tắc chung cần điều chỉnh:
- Buổi gặp với người lớn tuổi hơn hẳn nhưng chức vụ thấp hơn. Trong văn hoá Việt, tuổi tác vẫn được coi trọng; nhiều người chủ trì mời người lớn tuổi ngồi chỗ trang trọng hơn dù chức danh thấp hơn, và đó thường là quyết định được đánh giá cao.
- Đối tác có nhiều người cùng cấp. Hỏi trước người liên lạc bên đối tác về thứ tự giới thiệu trong đoàn của họ, rồi xếp chỗ theo đúng thứ tự đó.
- Họp trực tuyến kết hợp trực tiếp. Chỗ ngồi tốt nhất trong phòng là chỗ máy quay thấy rõ, để người họp từ xa thấy được người chủ trì. Đừng để khách chính ngồi khuất góc máy.
- Khách là người khuyết tật hoặc đi lại khó khăn. Ưu tiên chỗ gần lối đi và dễ ngồi xuống, đứng lên, bất kể nguyên tắc trang trọng. Hỏi trước khách cần gì thay vì tự đoán.
Nguyên tắc chỗ ngồi tồn tại để người quan trọng thấy được chăm sóc, không phải để làm khó ai. Khi nguyên tắc va vào sự tiện lợi của chính người được ưu tiên, chọn sự tiện lợi của họ.
Câu hỏi thường gặp
Đi ô tô với sếp mà sếp tự lái thì nên ngồi đâu?
Ngồi ghế phụ phía trước, cạnh sếp, trừ khi sếp mời ngồi chỗ khác. Ngồi ghế sau một mình khi sếp đang lái sẽ tạo cảm giác như sếp đang chở khách. Nếu trên xe còn một người cấp cao hơn bạn, nhường ghế phụ cho người đó.
Họp nội bộ có cần giữ thứ tự chỗ ngồi không?
Phần lớn các công ty không yêu cầu, nhất là các nhóm làm việc trẻ. Tuy nhiên ghế đầu bàn hoặc ghế chính diện thường vẫn được để trống cho người chủ trì. Quan sát vài buổi họp đầu là đủ biết văn hoá nhóm mình.
Có nên đặt thẻ tên trên bàn họp với đối tác không?
Với buổi gặp từ sáu người trở lên, hoặc hai bên chưa từng gặp nhau, thẻ tên đặt trước mặt mỗi người giúp gọi đúng tên và chức danh suốt buổi. Thẻ nên in cả hai mặt để người đối diện và người ngồi cạnh đều đọc được.
Ở bàn tiệc, ai là người gọi món?
Thông thường là chủ tiệc hoặc người thứ hai bên chủ, sau khi đã hỏi khách có kiêng gì không. Khách được mời không nên tự gọi món đắt tiền. Nếu chủ tiệc mời khách chọn một món, khách có thể chọn món có giá ở mức trung bình trong thực đơn.
Người phụ nữ duy nhất trong đoàn có được ưu tiên chỗ ngồi không?
Trong bối cảnh công việc, chỗ ngồi xếp theo vai trò và chức vụ, không theo giới. Một nữ giám đốc ngồi chỗ của giám đốc, một nữ nhân viên ngồi chỗ của nhân viên. Phép lịch sự cá nhân như giữ cửa vẫn áp dụng như với mọi người.
Nếu khách tự ngồi vào chỗ của chủ thì xử lý thế nào?
Không nên đề nghị khách đổi chỗ. Người chủ chỉ cần ngồi vào một chỗ khác hợp lý gần đó và tiếp tục buổi gặp bình thường. Làm khách phải đứng lên đổi chỗ sẽ khiến họ ngượng, trong khi lợi ích của việc đúng chỗ không đáng như thế.