Khi thương lượng ở thế yếu hơn, như doanh nghiệp nhỏ trước một khách hàng lớn hay một chuỗi bán lẻ, việc cần làm là: tìm rõ điểm mạnh thật của mình (thường là tốc độ, sự linh hoạt, chuyên môn hẹp), cải thiện phương án dự phòng để không phụ thuộc vào một bên, chọn vài điều khoản sống còn để giữ chặt thay vì giằng co mọi thứ, và cư xử chuyên nghiệp ngang hàng thay vì tự hạ mình. Yếu thế về quy mô không có nghĩa là phải chấp nhận mọi điều kiện.
Nhiều chủ cơ sở nhỏ bước vào buổi gặp với tâm thế "được làm việc với họ đã là may", và từ đó chấp nhận những điều khoản có thể khiến công việc kinh doanh lao đao: thanh toán chậm vài tháng, phạt nặng, độc quyền một chiều. Bài này nói về cách nhìn lại vị thế của mình, chuẩn bị gì, giữ gì, và giữ phong thái thế nào khi ngồi trước một bên lớn hơn nhiều.
Yếu thế ở đâu, và không yếu ở đâu
Yếu thế trong thương lượng thường đến từ việc bên kia có nhiều lựa chọn hơn bạn: họ có thể tìm nhà cung cấp khác, còn bạn khó tìm khách hàng khác cỡ đó. Nhưng vị thế không chỉ là quy mô. Bên lớn cũng có những điều họ cần và không dễ có: một nhà cung cấp giao nhanh, sửa theo yêu cầu, chịu làm đơn nhỏ, có chuyên môn hẹp mà các bên lớn không làm.
Bước đầu tiên là liệt kê một cách trung thực những gì bên kia thật sự cần ở mình. Không phải những gì bạn muốn họ cần, mà những gì họ đã nói hoặc đã thể hiện. Ví dụ: họ đã mất hai nhà cung cấp trước vì giao trễ; họ cần mẫu thiết kế riêng cho từng mùa; họ cần người xử lý nhanh khi có sự cố.
Khi nhìn rõ điểm mạnh thật, tâm thế thay đổi. Bạn không đến để xin một cơ hội, mà đến để đề nghị một giải pháp cho vấn đề của họ. Tâm thế này thể hiện ra ngoài qua cách ngồi, cách nói, cách trả lời câu hỏi, và bên kia cảm nhận được.
Chuẩn bị bằng số liệu về giá trị mình mang lại
Bên lớn thường thương lượng bằng số: giá đơn vị, tỷ lệ lỗi, thời gian giao, chi phí chuyển đổi nhà cung cấp. Doanh nghiệp nhỏ muốn đứng ngang hàng cần nói được cùng ngôn ngữ ấy. Trước buổi gặp, gom lại những con số về chính mình mà bạn chứng minh được: tỷ lệ giao đúng hạn trong năm qua, thời gian trung bình xử lý một yêu cầu sửa, số lần khách hàng hiện tại đặt lại, tỷ lệ hàng lỗi bị trả về.
Những con số này giúp bạn chuyển cuộc nói chuyện từ "giá của bên em cao hơn" sang "tổng chi phí khi làm với bên em thấp hơn". Ví dụ, một nhà cung cấp đắt hơn một chút nhưng giao đúng hạn gần như mọi lần có thể giúp bên kia tránh được chi phí hết hàng trên kệ, thứ mà phòng mua hàng của họ đang bị cấp trên nhắc. Nói bằng con số có thật, có thể kiểm tra, không thổi phồng.
Nếu chưa có số liệu, bắt đầu ghi lại ngay từ bây giờ. Một bảng đơn giản theo dõi ngày hẹn giao và ngày giao thật cho từng đơn, sau vài tháng, là bằng chứng mạnh hơn mọi lời cam kết. Bên lớn có thể không tin lời hứa của một doanh nghiệp nhỏ, nhưng họ tin một bảng số liệu rõ ràng.
Cải thiện phương án dự phòng trước khi ngồi bàn
Đừng để một khách hàng chiếm quá nhiều doanh thu. Nếu một khách hàng chiếm phần lớn doanh thu, mọi cuộc thương lượng với họ đều ở thế bị động. Mở rộng thêm khách hàng, kể cả nhỏ, là cách bền nhất để không bị một bên ép.
Tìm hiểu các lựa chọn khác trước buổi gặp. Có thể là khách hàng khác trong cùng ngành, kênh bán lẻ trực tiếp, hay chỉ đơn giản là tiếp tục như hiện tại. Biết mình có lựa chọn, dù không hoàn hảo, giúp bạn bình tĩnh hơn khi nghe một điều kiện khó.
Biết chi phí chuyển đổi của bên kia. Bên lớn cũng tốn công khi đổi nhà cung cấp: thử mẫu lại, đào tạo lại, rủi ro chất lượng trong giai đoạn đầu. Nếu bạn đã làm với họ một thời gian, đó là một phần vị thế của bạn mà nhiều chủ cơ sở nhỏ quên tính đến khi bị doạ "bên anh có nhiều lựa chọn khác".
Tính rõ mức nào thì thương vụ không còn có lợi. Với doanh nghiệp nhỏ, một đơn hàng lớn mà lãi quá mỏng, thanh toán quá chậm, có thể làm cạn dòng tiền. Tính trước mức giá, thời hạn thanh toán, chi phí phát sinh mà vượt qua thì đơn hàng gây hại hơn có lợi.
Chọn điều khoản để giữ
Ở thế yếu, không thể giằng co từng điều khoản. Chọn vài điều sống còn để giữ chặt, linh hoạt ở những điều còn lại. Bảng dưới là các điều khoản doanh nghiệp nhỏ hay gặp khó:
| Điều khoản | Vì sao quan trọng với bên nhỏ | Cách đề nghị gợi ý |
|---|---|---|
| Thời hạn thanh toán | Thanh toán chậm vài tháng có thể làm cạn vốn lưu động | Đề nghị đặt cọc hoặc thanh toán theo đợt; hỏi chính sách thanh toán sớm có chiết khấu |
| Phạt chậm giao | Mức phạt cao so với giá trị đơn có thể xoá hết lãi | Đề nghị mức trần cho tổng phạt, loại trừ trường hợp bất khả kháng rõ ràng |
| Độc quyền | Cam kết chỉ bán cho một bên khiến bạn mất lựa chọn | Giới hạn độc quyền theo sản phẩm, khu vực hoặc thời gian |
| Quyền huỷ đơn | Bên lớn huỷ đơn khi bạn đã sản xuất | Đề nghị bên huỷ chịu chi phí đã phát sinh |
| Thay đổi đơn phương | Bên lớn có quyền đổi giá, đổi quy cách | Đề nghị mọi thay đổi phải được hai bên đồng ý bằng văn bản |
Các điều khoản trên thường nằm trong hợp đồng mẫu của bên lớn, và nhiều người nghĩ hợp đồng mẫu thì không sửa được. Thực tế, nhiều điều khoản vẫn thương lượng được nếu bạn nêu lý do rõ ràng và đề nghị một phương án cụ thể. Với hợp đồng giá trị lớn, nên nhờ luật sư hoặc người có chuyên môn pháp lý xem trước khi ký.
Phong thái ngang hàng, không tự hạ mình
Người ở thế yếu thường mắc một trong hai lỗi: hoặc tự hạ mình quá mức, xin xỏ, cảm ơn liên tục, đồng ý mọi điều; hoặc ngược lại, tỏ ra cứng để che sự lo lắng. Cả hai đều làm bên kia nhìn thấy sự yếu thế rõ hơn. Phong thái tốt nhất là chuyên nghiệp và ngang hàng: lịch sự, rõ ràng, tự tin vào giá trị mình mang lại.
Những chi tiết nhỏ góp phần lớn vào ấn tượng này: đến đúng giờ, tài liệu gọn gàng, nói về sản phẩm bằng số liệu cụ thể, trả lời câu hỏi thẳng. Hồ sơ năng lực rõ ràng, danh thiếp và địa chỉ thư nhất quán cho thấy bạn là một doanh nghiệp làm việc nghiêm túc dù quy mô nhỏ. Với cơ sở nhỏ, hộp thư theo tên miền riêng thay cho hộp thư miễn phí là một cách rẻ để trông ngang tầm hơn khi làm việc với đối tác lớn; tenmiendangcap.com có nhiều tên ngắn để tham khảo.
Khi được hỏi về quy mô, đừng giấu hay thổi phồng. Nói thật và chuyển sang điều bạn làm tốt: "Bên em có mười hai người, đó là lý do bên em sửa mẫu trong hai ngày thay vì hai tuần." Sự thẳng thắn về điểm yếu, đi kèm cách nó trở thành điểm mạnh, thường thuyết phục hơn mọi lời tự giới thiệu.
Những câu nên nói và nên tránh
Một vài câu cụ thể giúp giữ vị thế khi bạn là bên nhỏ:
- Nên: "Bên em muốn làm lâu dài với anh chị, vì vậy cần mức giá mà bên em duy trì được chất lượng."
- Nên: "Thời hạn thanh toán chín mươi ngày vượt khả năng vốn của bên em. Bên em đề nghị ba mươi ngày, hoặc chín mươi ngày kèm đặt cọc ba mươi phần trăm."
- Nên: "Điều khoản này bên em cần thời gian xem lại với người tư vấn pháp lý."
- Tránh: "Bên em nhỏ, anh chị cho bên em cơ hội." Câu này đặt bạn vào thế xin, không phải thế hợp tác.
- Tránh: "Giá nào bên em cũng làm được." Câu này xoá hết khả năng thương lượng về sau.
- Tránh: "Bên kia chào giá rẻ hơn thì anh chị cứ chọn họ" nói trong lúc tự ái. Nếu muốn rời bàn, rời bàn bình tĩnh.
Các con số trong ví dụ là giả định. Điều quan trọng là cấu trúc: nói rõ giới hạn, nêu lý do, đưa ra phương án thay thế. Cách nói này cho thấy bạn hiểu kinh doanh của mình, thứ bên lớn đánh giá cao ở một nhà cung cấp.
Khi nào nên rời bàn
Có những thương vụ mà, dù bên kia lớn và hấp dẫn, nhận vào sẽ gây hại cho doanh nghiệp nhỏ: lãi âm khi tính đủ chi phí, thanh toán chậm đến mức phải vay để chạy đơn, điều khoản phạt có thể làm phá sản nếu có sự cố. Rời bàn trong những trường hợp này là quyết định kinh doanh đúng, không phải thất bại.
Rời bàn với phong thái tốt giữ được cánh cửa cho tương lai: "Ở các điều kiện hiện tại, bên em chưa đáp ứng được mà vẫn giữ chất lượng. Nếu sau này có điều chỉnh về thanh toán, bên em rất muốn được làm việc với anh chị." Nhiều bên lớn quay lại sau khi thấy nhà cung cấp rẻ hơn không giữ được chất lượng hoặc tiến độ.
Quan trọng là quyết định rời bàn được đưa ra dựa trên con số đã tính trước, không phải dựa trên cảm giác bị coi thường. Người ở thế yếu dễ tự ái hơn, và tự ái là lý do tồi để bỏ một thương vụ tốt cũng như để nhận một thương vụ xấu.
Câu hỏi thường gặp
Có nên chấp nhận đơn hàng lỗ để có tên trong danh sách khách hàng lớn không?
Đôi khi có lý, nếu khoản lỗ nhỏ, có giới hạn rõ, và tên tuổi khách hàng thật sự mở ra cơ hội khác. Nhưng nhiều doanh nghiệp nhỏ đã kiệt sức vì chạy theo những đơn hàng như vậy. Tính rõ mức lỗ chấp nhận được và thời gian tối đa trước khi đồng ý.
Hợp đồng mẫu của bên lớn có sửa được không?
Nhiều điều khoản sửa được nếu bạn đề nghị cụ thể và có lý do. Những điều khoản về thanh toán, phạt, độc quyền thường có biên độ. Một số điều khoản bên lớn không đổi vì chính sách chung. Hỏi rõ điều nào linh hoạt được, và tập trung vào những điều sống còn với bạn.
Làm sao để không phụ thuộc vào một khách hàng lớn?
Đặt mục tiêu giới hạn tỷ trọng doanh thu từ một khách hàng, và dành thời gian tìm khách hàng mới ngay cả khi đang có đơn lớn. Đa dạng kênh bán hàng, sản phẩm, thị trường giúp mỗi cuộc thương lượng bớt căng hơn.
Có nên nhờ người trung gian khi thương lượng với đối tác lớn không?
Người trung gian có uy tín, như hiệp hội ngành hay người giới thiệu quen cả hai bên, có thể giúp mở cửa và cân bằng phần nào vị thế. Nhưng họ không thay được sự chuẩn bị của chính bạn. Chọn người trung gian minh bạch, rõ ràng về vai trò và chi phí.
Bên lớn liên tục trễ thanh toán thì xử lý thế nào?
Ghi nhận bằng văn bản mỗi lần trễ, nhắc theo đúng quy trình trong hợp đồng, và trao đổi với người phụ trách có thẩm quyền. Nếu trễ kéo dài, cân nhắc tạm dừng giao đơn mới theo điều khoản hợp đồng. Với số tiền lớn, nên hỏi ý kiến luật sư về các bước tiếp theo.