Quà Tết cho đối tác đúng phép là món quà có giá trị vừa phải, gửi đến tổ chức hoặc đến người phụ trách một cách công khai, trao trước Tết trong giờ làm việc, kèm lời chúc hoặc thiệp có tên công ty, và không gắn với bất kỳ quyết định nào đang chờ người nhận đưa ra. Khi một món quà khiến người nhận phải giấu đi, phải trả lại, hoặc phải tự hỏi "họ muốn gì ở mình", món quà ấy đã vượt khỏi xã giao.
Tặng quà dịp Tết là tập quán lâu đời và là cách tự nhiên để cảm ơn một năm làm việc cùng nhau. Nhưng nhiều cơ quan nhà nước và doanh nghiệp đã có quy định chặt về nhận quà, có nơi cấm hẳn. Bài này nói về cách chọn mức, cách trao, cách viết lời chúc, và nhất là cách nhận ra ranh giới giữa quà cảm ơn với một khoản lợi ích đặt người nhận vào thế khó. Phần chọn món cụ thể có nhiều trang chuyên về quà tặng; ở đây tập trung vào phép ứng xử.
Quà Tết đối tác để làm gì, và không để làm gì
Một món quà Tết tốt nói ba điều: bên mình nhớ đến anh chị, bên mình trân trọng năm vừa qua, và mong năm tới tiếp tục làm việc tốt cùng nhau. Nó không nói "mong anh chị duyệt hồ sơ giúp bên em", "mong anh chị chọn bên em trong lần đấu thầu tới", hay "đây là phần của anh chị". Khi người tặng mong một quyết định cụ thể đổi lại món quà, đó không còn là quà nữa.
Vì thế câu hỏi đầu tiên trước khi tặng không phải "tặng gì" mà là "người nhận có đang ở vị trí phải quyết định điều gì liên quan đến mình không". Nếu có, như đang thẩm định hồ sơ, đang chấm thầu, đang kiểm tra, đang đàm phán hợp đồng với mình, thì nên hoãn hoặc chỉ gửi lời chúc. Một tấm thiệp viết tay trong giai đoạn nhạy cảm được đánh giá cao hơn một hộp quà khiến người nhận phải báo cáo.
Đây là phần khí chất của người tặng: tặng để thể hiện sự trân trọng, và đủ tự tin vào chất lượng công việc của mình để không cần món quà làm thay việc thuyết phục.
Giá trị bao nhiêu là chừng mực
Không có con số chung cho mọi nơi; mỗi tổ chức đặt mức riêng, và mức cho phép thay đổi theo thời gian. Bảng dưới là cách nghĩ về mức độ, không phải bảng giá:
| Mức | Thường là | Hợp với | Cần cân nhắc |
|---|---|---|---|
| Tượng trưng | Thiệp, lịch, hộp trà, bánh mứt, đặc sản nhỏ | Hầu hết đối tác, kể cả cơ quan nhà nước có quy định chặt | Gần như không có rủi ro |
| Vừa phải | Giỏ quà Tết thông dụng, đồ dùng văn phòng chất lượng có gắn tên công ty | Đối tác lâu năm, khách hàng doanh nghiệp | Kiểm quy chế bên nhận trước khi gửi |
| Cao | Đồ điện tử, rượu ngoại đắt tiền, trang sức, phiếu mua hàng giá trị lớn | Rất ít trường hợp | Dễ vượt mức cho phép, dễ bị hiểu là lợi ích |
| Tiền, phiếu quy ra tiền | Phong bì, thẻ quà tặng, mã giảm giá lớn | Không nên trong quan hệ công việc | Nhiều nơi coi là vi phạm ngay cả khi giá trị nhỏ |
Nguyên tắc dễ nhớ là chọn món mà người nhận có thể đặt lên bàn làm việc, chia cho cả phòng, hoặc kể với cấp trên mà không ngại. Quà Tết dạng đồ ăn chia được cho nhiều người thường an toàn nhất, vì nó tự nhiên biến thành quà của cả nhóm.
Giá trị cảm nhận khác giá trị tiền. Một hộp trà của vùng trồng mà đối tác từng nhắc là thích có thể được nhớ lâu hơn một giỏ quà đắt tiền chọn đại. Sự chu đáo nằm ở việc bạn nhớ người nhận, không nằm ở số tiền.
Kiểm quy chế nhận quà trước khi gửi
Cơ quan nhà nước có quy định riêng. Cán bộ, công chức, viên chức chịu các quy định về phòng chống tham nhũng và về tặng, nhận quà; nhiều nơi còn có chỉ thị riêng mỗi dịp Tết, có năm yêu cầu không tổ chức đi chúc Tết, tặng quà cấp trên. Nội dung cụ thể thay đổi theo từng thời kỳ, nên đọc văn bản hiện hành hoặc hỏi bộ phận pháp chế bên mình trước khi gửi bất cứ thứ gì đến cơ quan nhà nước.
Doanh nghiệp có chính sách quà tặng. Nhiều công ty, nhất là công ty đa quốc gia và các công ty niêm yết, có chính sách quà tặng ghi rõ mức tối đa được nhận, quà phải khai báo, và loại quà bị cấm. Người làm mua hàng, kiểm soát chất lượng, thẩm định thường bị giới hạn chặt nhất.
Hỏi thẳng người liên lạc. Với đối tác quen, có thể hỏi nhẹ: "Bên anh chị có quy định gì về quà Tết không ạ, để bên em gửi cho phù hợp". Câu hỏi này không vô duyên mà cho thấy bạn hiểu chuyện, và giúp người nhận khỏi phải trả quà lại.
Kiểm cả quy chế bên mình. Công ty bạn cũng có thể có quy định về việc tặng quà ra ngoài: ngân sách, danh sách người được tặng, ai duyệt, chứng từ thế nào. Quà tặng phải được ghi nhận đúng trong sổ sách công ty.
Lập danh sách người nhận và ngân sách cho cả năm
Với doanh nghiệp có nhiều đối tác, quà Tết nên được lên kế hoạch như một khoản việc riêng, không phải việc làm vội tuần cuối năm. Bước đầu là lập danh sách người nhận theo nhóm: đối tác chiến lược, khách hàng thường xuyên, nhà cung cấp, cơ quan có quan hệ công việc, người đã giúp đỡ trong năm. Mỗi nhóm một mức quà và một hình thức, quyết định từ đầu để tránh việc người này nhận hộp lớn, người kia nhận hộp nhỏ chỉ vì người gửi nhớ ra muộn.
Bước hai là xác định ai trong công ty ký duyệt danh sách và ngân sách. Quà tặng ra ngoài là chi phí của công ty, cần chứng từ và cần một người chịu trách nhiệm. Việc này cũng giúp chặn trường hợp một nhân viên tự ý gửi quà lớn cho đối tác mình phụ trách để tạo quan hệ riêng.
Bước ba là đánh dấu trong danh sách những người nhận có quy chế quà chặt, đang ở giai đoạn nhạy cảm, hoặc đã từ chối năm trước. Với họ, chỉ gửi thiệp hoặc thư chúc. Danh sách này nên được giữ và cập nhật hằng năm; người mới phụ trách quan hệ đối tác nhìn vào là biết nên làm gì mà không phải đoán.
Một chi tiết nữa là thời gian giao. Các tuần cận Tết, dịch vụ giao hàng quá tải, đường phố đông, nhiều văn phòng đóng cửa sớm. Gửi sớm hai đến ba tuần vừa chắc quà đến nơi, vừa tránh tình trạng quà đến khi người nhận đã nghỉ Tết, nằm ở phòng bảo vệ cả tuần.
Trao quà: lúc nào, ở đâu, ai trao
Cách trao nói nhiều về ý định của món quà. Một trình tự gọn cho quà Tết doanh nghiệp:
- Gửi trong khoảng hai đến ba tuần trước Tết, trong giờ làm việc. Quà gửi đến nhà riêng vào buổi tối dễ bị hiểu sai dù không có ý gì.
- Gửi đến văn phòng, có thể qua lễ tân, ghi rõ người nhận và tên công ty gửi. Trao công khai là lớp bảo vệ cho cả người tặng lẫn người nhận.
- Với đối tác quan trọng, người phụ trách quan hệ hoặc lãnh đạo bên mình trực tiếp mang đến, ngồi chúc Tết ngắn mười lăm phút rồi về; không biến buổi chúc Tết thành buổi bàn hợp đồng.
- Kèm thiệp hoặc lời chúc có tên công ty và người gửi. Thiệp viết tay vài dòng riêng cho từng người tạo khác biệt lớn so với thiệp in sẵn.
- Nếu bên nhận từ chối hoặc gửi trả theo quy chế, nhận lại vui vẻ, cảm ơn họ đã cho biết, và năm sau chỉ gửi lời chúc. Đừng tìm cách gửi lại bằng đường khác.
Khi gửi quà cho nhiều đối tác, giữ một bảng ghi lại đã gửi gì cho ai, ngày nào, ai trao. Bảng này giúp năm sau không gửi trùng món, và là bằng chứng minh bạch khi cần.
Lời chúc và tấm thiệp
Tấm thiệp là phần nhiều người làm qua loa nhất, trong khi đó lại là phần người nhận đọc kỹ nhất. Một lời chúc tốt nhắc đến một điều cụ thể đã cùng làm trong năm, ví dụ dự án đã bàn giao đúng hạn hay đợt hàng đã giao kịp trước mùa cao điểm, rồi mới đến lời chúc năm mới. Hai câu cụ thể có giá trị hơn mười câu chúc "an khang thịnh vượng" in sẵn.
Nên ký tên người gửi bằng tay, ghi rõ chức danh, kèm tên công ty. Nếu thiệp có in thông tin liên lạc, kiểm tra lại cho đúng: thiệp Tết vẫn là một kênh người nhận dùng để tra lại liên lạc của bạn sau kỳ nghỉ. Doanh nghiệp nhỏ muốn thiệp và thư chúc Tết trông chỉn chu nên để địa chỉ thư theo tên miền riêng của công ty thay cho hộp thư miễn phí; ai đang tìm một tên gọn, dễ đọc cho việc này có thể xem qua tenmiendangcap.com.
Thư chúc Tết gửi điện tử cũng được, đặc biệt với đối tác ở xa. Gửi từng thư riêng có tên người nhận, không gửi một thư chung cho cả danh sách lộ hết địa chỉ của nhau; lỗi này hay gặp và khiến nhiều đối tác phật ý vì thông tin của họ bị chia sẻ cho người lạ.
Những trường hợp không nên tặng quà
Có những lúc không tặng là cách cư xử đúng nhất, và người nhận sẽ hiểu điều đó:
- Đang trong quá trình đấu thầu, thẩm định, kiểm tra, thanh tra mà người nhận tham gia.
- Người nhận vừa từ chối quà của bạn năm trước theo quy chế, hoặc đã nói rõ không nhận quà.
- Quà có thể bị hiểu là chuyển lợi ích cá nhân, như tiền mặt, phiếu mua hàng, chuyến du lịch.
- Quà gửi đến người nhà của đối tác mà không qua đối tác, ví dụ gửi quà cho vợ hoặc con của người đang duyệt hồ sơ.
- Rượu bia cho người không uống, hoặc món ăn cho người kiêng ăn mà bạn đã được biết.
Khi băn khoăn, câu hỏi kiểm tra đơn giản là: nếu món quà này cùng với tên người nhận được đăng lên bảng tin chung của cả hai công ty, có ai thấy ngại không? Nếu có, đổi món quà hoặc chỉ gửi lời chúc.
Câu hỏi thường gặp
Quà Tết đối tác và hối lộ khác nhau ở điểm nào?
Điểm khác cốt lõi là mục đích và hoàn cảnh. Quà xã giao có giá trị vừa phải, trao công khai, không gắn với quyết định nào người nhận sắp đưa ra. Khi món quà nhằm đổi lấy một quyết định, một ưu tiên, hoặc có giá trị vượt mức xã giao thông thường, nó có thể bị coi là lợi ích bất chính. Ranh giới pháp lý cụ thể nên hỏi bộ phận pháp chế.
Đối tác trả lại quà thì có nên giận không?
Không nên. Việc trả quà thường là do quy chế nơi họ làm, không phải từ chối mối quan hệ. Cảm ơn họ đã báo, nhận lại nhẹ nhàng, và ghi chú để năm sau chỉ gửi thiệp. Người trả quà đúng quy định thường cũng là người làm việc đáng tin.
Có nên tặng quà Tết cho nhân viên của đối tác, như lễ tân hay tài xế không?
Một món quà nhỏ, giống nhau, gửi chung cho cả bộ phận như hộp bánh hay giỏ trái cây là cử chỉ đẹp và ít rủi ro. Quà riêng cho từng cá nhân ở các vị trí này ít cần thiết hơn, và có thể khiến họ khó xử với cấp trên.
Công ty nhỏ không có ngân sách quà Tết thì làm thế nào?
Thiệp viết tay hoặc thư chúc Tết riêng cho từng đối tác, nhắc lại một việc cụ thể đã cùng làm, là đủ. Với đối tác quan trọng, một cuộc gọi chúc Tết ngắn trước kỳ nghỉ cũng được trân trọng. Quà không phải thước đo duy nhất của sự quan tâm.
Nhận quà Tết từ nhà cung cấp thì xử lý thế nào?
Đọc chính sách quà tặng của công ty mình. Nếu quà trong mức cho phép, có thể nhận và chia cho cả nhóm; nếu vượt mức hoặc là tiền, phiếu mua hàng, nên từ chối lịch sự hoặc khai báo theo quy trình. Gửi thư cảm ơn kèm giải thích ngắn nếu phải trả quà lại.
Có nên tặng quà Tết cho đối tác nước ngoài không?
Có thể, nhưng nên chọn món đặc trưng Việt Nam nhỏ gọn, dễ mang đi, và giải thích ngắn về Tết Nguyên đán trong thiệp. Nhiều công ty nước ngoài có chính sách quà tặng rất chặt, nên quà tượng trưng là lựa chọn an toàn. Tránh rượu nếu chưa biết họ có dùng không.