Phép xã giao trong công việc là tập hợp những việc nhỏ giúp người khác thấy được tôn trọng và làm việc với mình dễ chịu: đến đúng giờ, trả lời thư trong khoảng thời gian hợp lý, biết đón và tiễn khách, ngồi đúng chỗ, ăn uống có chừng mực, tặng quà không làm người nhận khó xử, có mặt đúng lúc trong việc hiếu hỉ. Không mảng nào khó, nhưng thiếu một mảng là người ta nhớ lâu hơn mọi điểm cộng khác.
Bài này là bản đồ: chia phép xã giao công việc thành tám mảng, nói rõ trong mỗi mảng cái gì gần như cố định ở mọi nơi, cái gì tuỳ văn hoá từng công ty, và lỗi nào hay gặp nhất. Các mảng lớn như chỗ ngồi, danh thiếp, bữa ăn công việc, quà biếu, hiếu hỉ đều có bài riêng trong cùng chuyên mục. Riêng xưng hô, chào hỏi, bắt tay và bắt chuyện thuộc mảng giao tiếp xã giao, ở đây chỉ nhắc đến khi cần.
Xã giao công việc khác lịch sự đời thường ở đâu
Lịch sự đời thường dựa trên quan hệ cá nhân: thân thì xuề xoà, lạ thì giữ kẽ. Xã giao công việc thêm một lớp nữa là vai. Khi bạn tiếp khách, bạn đại diện cho cả công ty; khi đi cùng sếp gặp đối tác, bạn là người của đoàn; khi tặng quà, món quà mang tên tổ chức chứ không chỉ tên bạn. Vì thế một cử chỉ vô tư ngoài đời, như để khách tự rót nước hay trả lời thư bằng một chữ "ok", ở chỗ làm có thể bị đọc thành thái độ của cả đơn vị.
Lớp thứ hai là thứ bậc và vai trò. Trong một buổi gặp, ai là chủ, ai là khách, ai là người quyết, ai là người thực hiện quyết định thứ tự giới thiệu, chỗ ngồi, ai mời ai, ai trả tiền. Đây không phải chuyện trọng chức tước mà là cách để mọi người biết mình đứng ở đâu, đỡ lúng túng. Người có khí chất thường nắm vai rất nhanh rồi tự điều chỉnh, không đợi ai nhắc.
Lớp thứ ba là dấu vết. Ngoài đời, một lời hứa miệng qua là qua. Ở chỗ làm, thư từ, tin nhắn, biên bản, thiệp mời đều được lưu và chuyển tiếp. Một câu đùa trong thư gửi đối tác có thể đến tay người bạn chưa từng gặp. Phép xã giao công việc vì thế đòi hỏi viết cẩn thận hơn nói.
Tám mảng của phép xã giao công việc
Bảng dưới gom các mảng theo tần suất gặp trong một năm đi làm bình thường. Cột giữa là phần gần như ở đâu cũng giống nhau; cột phải là phần nên hỏi người đi trước trong công ty:
| Mảng | Gần như cố định | Tuỳ nơi, nên hỏi | Lỗi hay gặp |
|---|---|---|---|
| Giờ giấc, hẹn gặp | Đến sớm năm đến mười phút, báo trước khi trễ | Hẹn qua thư hay tin nhắn, có xác nhận lại hôm trước không | Báo trễ khi đã quá giờ hẹn |
| Thư và tin nhắn công việc | Có tiêu đề rõ, xưng hô đúng, ký tên đủ | Kênh nào dùng cho việc gì, giờ nào được nhắn | Trả lời cụt, gửi nhầm người, nhắn khuya |
| Tiếp khách đến công ty | Đón ở cửa, mời nước, tiễn ra tận chỗ | Phòng nào dùng cho khách, ai rót nước | Để khách ngồi chờ không ai hỏi |
| Chỗ ngồi | Khách và người cao nhất ngồi chỗ trang trọng | Sơ đồ cụ thể của phòng họp, bàn tiệc | Tự ngồi trước khi chủ mời |
| Danh thiếp | Trao bằng hai tay, nhận rồi đọc | Có in hai mặt, có in chức danh tiếng Anh | Nhét ngay vào túi quần |
| Bữa ăn công việc | Người mời là người trả, gọi món vừa phải | Có uống rượu bia hay không, ai phát biểu | Ép uống, bàn việc khi chưa ăn |
| Quà biếu | Giá trị vừa phải, trao công khai | Quy chế nhận quà của bên kia | Quà quá đắt khiến người nhận phải từ chối |
| Hiếu hỉ | Có mặt hoặc gửi lời, đúng lúc | Đi đoàn hay đi riêng, mức mừng chung | Đi đám mà nói chuyện công việc |
Đọc theo hàng ngang, bạn sẽ thấy phần "tuỳ nơi" luôn nhiều hơn phần "cố định". Đó là lý do người mới vào nên hỏi một người đi trước vài câu cụ thể hơn là đọc thuộc quy tắc chung. Câu hỏi đáng giá nhất thường là: "Ở đây khi có khách thì ai lo nước, ai ra đón?"
Giờ giấc và thư từ: hai mảng người ta chấm điểm âm thầm
Đúng giờ là mức sàn, không phải điểm cộng. Không ai khen bạn vì đến đúng giờ, nhưng người ta nhớ lần bạn đến muộn mười lăm phút. Với buổi gặp quan trọng, nên tính đường đi dư ra, nhất là ở các thành phố hay kẹt xe giờ cao điểm như Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh. Đến quá sớm cũng làm chủ nhà lúng túng; ngồi ở quán gần đó chờ là cách gọn.
Báo trễ trước, không phải sau. Khi biết mình sẽ trễ, nhắn ngay khi biết, nói số phút cụ thể và hỏi bên kia có muốn lùi giờ không. Câu "em đang tới" gửi lúc đã quá giờ là câu tệ nhất vì nó vừa trễ vừa không cho người chờ thông tin gì để xếp lại việc.
Thư công việc có ba phần không được thiếu. Tiêu đề nói được nội dung, câu mở xưng hô đúng người nhận, cuối thư có tên, chức danh và cách liên hệ. Trả lời trong vòng một ngày làm việc, kể cả khi chỉ để báo "bên em đã nhận, thứ Năm sẽ gửi phản hồi đầy đủ".
Địa chỉ gửi đi cũng là một phần của thư. Đối tác mới thường nhìn tên người gửi trước khi đọc nội dung. Một địa chỉ thư theo tên miền của chính công ty, ngắn và dễ đọc, tạo cảm giác chỉn chu hơn hộp thư miễn phí đặt tên tuỳ hứng; ai đang chọn tên miền cho việc này có thể xem các tên gọn, dễ nhớ ở tenmiendangcap.com.
Tin nhắn không thay hết được thư. Nhắn nhanh hợp với việc nhỏ, nhưng thoả thuận về giá, thời hạn, phạm vi việc nên chốt lại bằng thư hoặc văn bản. Nhắn sau chín giờ tối cho đối tác là chuyện nên tránh trừ khi đã có thoả thuận hoặc việc khẩn thật sự.
Tiếp khách, chỗ ngồi và danh thiếp: ba mảng có khuôn rõ nhất
Ba mảng này có khuôn tương đối thống nhất trong các công ty Việt Nam, nên học một lần dùng được lâu. Khi khách đến, có người đón ở cửa hoặc sảnh, đưa vào phòng, mời ngồi, mời nước trước khi bắt đầu việc. Khi khách về, chủ nhà tiễn ít nhất ra tới cửa thang máy hoặc cửa chính, chờ khách đi khuất mới quay vào. Việc tiễn hay bị bỏ qua nhất, trong khi đó là hình ảnh cuối khách mang về.
Chỗ ngồi theo một nguyên tắc chung: chỗ trang trọng nhất là chỗ xa cửa, nhìn ra cửa, thường đối diện hoặc bên phải người chủ trì. Khách ngồi phía đó, chủ ngồi phía gần cửa. Trên xe, bàn tiệc, phòng họp có biến thể riêng, nhưng chỉ cần nhớ ai quan trọng nhất thì được chỗ ít bị làm phiền nhất.
Danh thiếp vẫn còn dùng nhiều khi gặp đối tác lần đầu, nhất là với đối tác Nhật, Hàn và người lớn tuổi. Trao bằng hai tay, mặt chữ hướng về người nhận; nhận cũng bằng hai tay, nhìn tên vài giây, đặt lên bàn trước mặt trong suốt buổi gặp. Ba thao tác ấy mất mười giây nhưng nói được rằng bạn coi trọng người đối diện.
Bữa ăn, quà biếu và hiếu hỉ: ba mảng dễ vượt chừng mực
Ba mảng này nhạy cảm vì dính đến tiền và đến tình cảm. Ở bữa ăn công việc, quy ước phổ biến là bên mời trả tiền; người được mời không giành trả nếu không có thoả thuận trước. Rượu bia không phải nghĩa vụ: người lịch sự không ép, người không uống từ chối nhẹ nhàng và vẫn nâng ly nước. Ai đã uống thì không lái xe về, kể cả chỉ một ly; bên mời nên tính trước phương án đưa đón.
Quà biếu đối tác dịp lễ Tết cần chừng mực về giá trị và công khai về cách trao. Nhiều cơ quan nhà nước và doanh nghiệp có quy chế về việc nhận quà, có nơi cấm hẳn; người tặng nên tìm hiểu trước để không đặt người nhận vào thế khó. Quà mà người nhận phải giấu đi hoặc phải từ chối là quà chọn sai.
Việc hiếu hỉ của đồng nghiệp và đối tác là dịp thể hiện sự quan tâm, không phải dịp làm quen hay bàn việc. Ở đám cưới, đến đúng giờ, mừng theo mức chung của nhóm nếu đi đoàn, chụp ảnh cùng cô dâu chú rể rồi để chỗ cho khách khác. Ở đám tang, ăn mặc tối màu, viếng ngắn gọn, không ở lại bàn chuyện công ty với người nhà.
Lỗi xã giao hay gặp nhất ở người đi làm vài năm
Người mới đi làm thường được tha thứ vì chưa biết. Người đã đi làm vài năm thì lỗi bị nhìn khác, vì người ta cho rằng bạn biết mà không làm. Các lỗi dưới đây gặp nhiều ở nhóm này:
- Dùng điện thoại khi đang tiếp khách, kể cả chỉ liếc tin nhắn. Nếu buộc phải nghe máy, xin phép và ra ngoài.
- Gọi tên trống không người lớn tuổi hơn ở bên đối tác vì thấy mọi người trong công ty mình gọi nhau như thế.
- Đến buổi gặp không mang gì để ghi, rồi sau đó hỏi lại những điều đã được nói.
- Chuyển tiếp thư của đối tác cho người thứ ba mà không xoá phần trao đổi nội bộ ở bên dưới.
- Hứa gửi tài liệu "trong hôm nay" rồi để sang tuần. Giữ lời trong việc nhỏ là cách rẻ nhất để có uy tín.
- Kể chuyện nội bộ công ty mình với đối tác để tạo không khí thân mật. Người nghe sẽ tự hỏi chuyện của họ có bị kể lại như thế không.
Điểm chung của sáu lỗi này là chúng không cần kỹ năng gì đặc biệt để tránh, chỉ cần để ý. Khí chất trong xã giao vì thế không nằm ở việc thuộc nghi thức, mà ở thói quen để ý người đối diện đang cần gì.
Câu hỏi thường gặp
Người hướng nội có cần giỏi xã giao không?
Xã giao công việc không đòi hỏi nói nhiều hay hoạt bát. Phần lớn các mảng như đúng giờ, viết thư rõ ràng, đón tiễn khách, nhớ chỗ ngồi đều là việc làm được trong im lặng. Người hướng nội thường làm tốt những việc này vì họ quan sát kỹ. Phần khó với họ là trò chuyện xã giao, có thể chuẩn bị trước vài câu hỏi mở.
Công ty khởi nghiệp trẻ có cần giữ lễ nghi như công ty lớn không?
Trong nội bộ thì không cần. Nhưng khi tiếp đối tác, nhà đầu tư hay khách hàng lớn tuổi, bạn đang làm việc với văn hoá của họ chứ không phải của mình. Giữ các mảng cơ bản như đón tiễn, chỗ ngồi, thư từ chỉn chu không làm công ty bớt trẻ mà làm người ngoài dễ tin hơn.
Nếu lỡ làm sai phép xã giao trước đối tác thì nên làm gì?
Nếu sai nhỏ, như ngồi nhầm chỗ, chỉ cần đổi lại tự nhiên kèm một câu xin lỗi ngắn. Nếu sai lớn hơn, như đến muộn nhiều hoặc gửi nhầm thư, nên xin lỗi rõ ràng bằng thư sau buổi gặp, nói việc mình sẽ làm để khắc phục và không biện hộ dài.
Có nên mời nước bằng chai nhựa thay cho ấm trà không?
Cả hai đều được, miễn là khách được mời ngay khi ngồi xuống. Nhiều công ty đã chuyển sang nước đóng chai vì tiện, nhưng với khách lớn tuổi hoặc buổi gặp trang trọng, một ấm trà và chén sạch vẫn tạo cảm giác được chăm chút hơn.
Thư công việc nên trả lời trong bao lâu?
Mốc phổ biến là trong vòng một ngày làm việc. Nếu chưa có câu trả lời đầy đủ, vẫn nên gửi một thư ngắn báo đã nhận và hẹn thời điểm phản hồi. Im lặng nhiều ngày khiến người gửi phải hỏi lại, và việc phải hỏi lại là điều khiến họ khó chịu nhất.
Học phép xã giao ở đâu cho đúng với công ty mình?
Cách nhanh nhất là quan sát người được đối tác quý trong công ty, rồi hỏi họ vài câu cụ thể về những tình huống bạn sắp gặp. Sách và bài viết cho bạn khung chung, còn chi tiết như ai rót nước hay mức mừng cưới chung thì chỉ người trong công ty mới biết.