Giọng nói hằng ngày ở chỗ làm có phong thái khi âm lượng hợp với không gian, tốc độ chậm hơn thói quen một chút, câu kết thúc rõ ràng thay vì nhỏ dần, và ít câu đệm. Không cần giọng trầm hay giọng "phát thanh viên"; cần một giọng mà người nghe không phải gắng sức để theo, và không làm người xung quanh khó chịu.
Giọng khi thuyết trình trên sân khấu, cách luyện hơi, ngắt nghỉ để nhấn ý là chủ đề riêng của người nói chuyên nghiệp. Bài này nói về giọng nói trong những tình huống nhỏ hơn mà xảy ra hàng chục lần mỗi ngày: trao đổi ở bàn làm việc, gọi điện cho khách, giao việc cho nhân viên, nói chuyện ở văn phòng mở, trả lời khi đang căng thẳng. Bài cũng nói về giọng vùng miền, vì đó là điều nhiều người lo nhưng không cần thay đổi.
Vì sao giọng nói hằng ngày ảnh hưởng tới cách người khác nhìn bạn
Người ta thường chú ý tới nội dung lời nói, nhưng phần lớn thời gian, người nghe tiếp nhận cả cách nói: nhanh hay chậm, to hay nhỏ, đều hay vấp, bình tĩnh hay gấp gáp. Một người giao việc bằng giọng vội vã, nói nhanh, câu cuối lí nhí, dễ khiến người nhận việc nghĩ việc ấy không rõ ràng hoặc người giao chưa nghĩ kỹ.
Cần nói rõ một điểm hay bị hiểu sai. Câu nói phổ biến rằng chỉ bảy phần trăm thông điệp nằm ở lời, ba mươi tám phần trăm ở giọng và năm mươi lăm phần trăm ở cơ thể, bắt nguồn từ các thí nghiệm của Albert Mehrabian cuối thập niên 1960. Những thí nghiệm ấy chỉ khảo sát tình huống rất hẹp, người nghe đoán thái độ qua một từ đơn lẻ khi giọng và nét mặt mâu thuẫn với lời, và chính Mehrabian đã nói con số không áp dụng cho giao tiếp nói chung. Lời nói vẫn là phần chính; giọng nói là phần đi kèm, có thể làm lời rõ thêm hay mờ đi.
Vì thế, mục tiêu không phải là có một giọng "hay", mà là có một giọng không cản trở lời mình nói. Điều này ai cũng làm được, không phụ thuộc chất giọng bẩm sinh.
Âm lượng theo không gian và tình huống
Âm lượng hợp lý thay đổi theo nơi bạn đứng và số người bạn nói cùng. Bảng dưới gợi ý cho những không gian hay gặp:
| Không gian | Âm lượng thường hợp | Lưu ý |
|---|---|---|
| Văn phòng mở, nói với người bàn bên | Nhỏ, chỉ đủ người kia nghe | Chuyện dài hơn vài phút thì sang phòng nhỏ hay góc riêng |
| Phòng họp sáu đến mười người | Vừa, như nói với người ngồi xa nhất | Quay mặt về phía người nghe khi nói, không nói vào tài liệu |
| Xưởng, công trường, bếp ồn | To, ngắn, rõ từng ý | Dùng thêm cử chỉ tay, xác nhận lại bằng câu hỏi |
| Gọi điện ở nơi công cộng | Nhỏ hơn bình thường | Tránh nói chuyện công việc nhạy cảm, số liệu khách hàng |
| Góp ý riêng cho nhân viên | Nhỏ, đều, chậm | Chọn chỗ kín, không để người khác nghe thấy |
| Quầy giao dịch, cửa hàng | Vừa, ấm | Nghiêng người về phía khách nếu xung quanh ồn, thay vì nói to |
Một dấu hiệu dễ nhận ra là khi người xung quanh quay lại nhìn bạn lúc đang nói chuyện điện thoại hay trao đổi ở văn phòng mở: đó là lúc giọng của bạn đã vượt khỏi phạm vi cuộc nói chuyện. Ngược lại, khi người nghe hay hỏi lại "anh nói gì cơ", có thể bạn đang nói quá nhỏ hoặc quá nhanh.
Tốc độ và cách kết thúc câu
Chậm hơn thói quen nửa nhịp. Phần lớn người nói nhanh hơn khi căng thẳng, khi nói với cấp trên hay khi muốn xong việc. Cố ý chậm lại một chút, nhất là ở câu đầu, giúp giọng ổn định và cho người nghe thời gian theo kịp. Người nghe hiếm khi phàn nàn ai đó nói quá rõ ràng.
Kết câu bằng giọng xuống. Câu khẳng định kết thúc bằng giọng xuống nghe chắc chắn; kết thúc bằng giọng lên nghe như đang hỏi, như cần người kia xác nhận. "Mai em gửi bản cuối." với giọng xuống khác hẳn cùng câu ấy với giọng lên ở cuối.
Không để câu nhỏ dần rồi tắt. Nhiều người nói rõ phần đầu câu rồi nhỏ dần ở phần cuối, nơi thường chứa thông tin quan trọng như con số, thời hạn, tên người. Giữ âm lượng đều tới hết câu.
Dừng giữa các ý, không dừng giữa câu. Khoảng lặng ngắn sau một ý giúp người nghe tiếp nhận. Dừng giữa câu, nhất là kèm "ờ", làm người nghe mất mạch và dễ bị người khác chen lời.
Câu đệm và từ lặp: bớt chứ không cần bỏ hết
Ai cũng có câu đệm: "thì là", "kiểu như", "nói chung là", "ờ", "đúng không", "thật ra". Trong trò chuyện thân mật, chúng làm lời nói tự nhiên. Vấn đề chỉ xuất hiện khi chúng dày đến mức người nghe bắt đầu đếm, hoặc khi chúng xuất hiện ngay trước những thông tin quan trọng, làm thông tin ấy nghe thiếu chắc chắn.
Cách bớt hiệu quả nhất không phải là cố nhịn từng lần, mà là thay chúng bằng một khoảng lặng ngắn. Câu đệm thường xuất hiện khi não đang tìm câu tiếp theo và miệng không muốn để trống. Tập chấp nhận một giây im lặng thay cho "ờ" mất vài tuần, nhưng thay đổi rõ rệt cách giọng bạn được nghe.
Một cách tự nhận ra câu đệm của mình là ghi âm một cuộc gọi công việc, với sự đồng ý của người kia, hoặc ghi âm khi bạn tự nói về một chủ đề trong hai phút. Nghe lại một lần là đủ để biết từ nào bạn lặp nhiều nhất. Chọn một từ để bớt trong hai tuần, rồi tới từ tiếp theo.
Có một nhóm từ đáng bớt hơn cả: những từ tự hạ thấp như "chắc là", "em nghĩ thế thôi", "không biết có đúng không", đặt ở cuối câu khẳng định. Khi bạn chắc chắn, nói chắc chắn; khi chưa chắc, nói rõ mức độ chưa chắc một lần, thay vì rải sự e dè lên mọi câu.
Giọng khi giao việc, khi khen và khi góp ý
Giao việc: chậm và kết bằng câu hỏi kiểm tra. Giọng giao việc nên đều, không vội, nói rõ việc gì, hạn khi nào, rồi hỏi "em hiểu là cần làm gì trước?". Giọng vội khi giao việc thường đi kèm thông tin thiếu, và người nhận ngại hỏi lại.
Khen: cụ thể và không kéo dài. Lời khen nói bằng giọng ấm, đủ to để người được khen nghe rõ, kèm việc cụ thể họ đã làm. Khen bằng giọng lơ đãng trong lúc nhìn màn hình làm lời khen mất gần hết giá trị.
Góp ý: nhỏ hơn và chậm hơn. Góp ý nói bằng giọng nhỏ hơn bình thường, chậm, ở chỗ riêng. Giọng to khi góp ý, dù không có ý mắng, dễ bị nghe thành trách móc, nhất là khi người khác ở gần có thể nghe thấy.
Báo tin xấu: đều, không hạ giọng như có lỗi. Khi báo một tin không vui, giữ giọng đều như khi nói chuyện bình thường. Hạ giọng thì thầm làm tin nghe nặng nề hơn; nói nhanh cho qua làm người nghe cảm thấy bị xem nhẹ.
Giọng vùng miền: không cần thay đổi, chỉ cần rõ
Nhiều người đi làm ở thành phố khác quê hương lo lắng về giọng của mình: giọng miền Trung bị hỏi lại nhiều, giọng một số vùng miền Bắc lẫn âm l và n, giọng miền Tây bị cho là "dễ thương" thay vì nghiêm túc. Những lo lắng ấy có thật, nhưng giải pháp không phải là bỏ giọng quê.
Giọng vùng miền là một phần của con người bạn, và nơi làm việc tử tế không đánh giá năng lực qua giọng nói. Điều cần làm chỉ là bảo đảm người nghe hiểu được: nói chậm hơn một chút với người lần đầu nghe giọng bạn, phát âm rõ những từ dễ nhầm như tên riêng và con số, sẵn lòng nhắc lại khi được hỏi mà không ngại. Với những từ địa phương mà người nghe có thể không biết, dùng từ phổ thông trong công việc.
Người dẫn dắt có trách nhiệm ở phía kia: không đùa về giọng vùng miền của nhân viên trước nhóm, không bắt chước giọng người khác để gây cười, và khi nghe không rõ thì hỏi lại một cách bình thường. Những câu đùa tưởng vô hại về giọng nói làm người bị nhắc ngại lên tiếng trong các cuộc họp sau.
Giọng khi gọi điện và khi đang căng thẳng
Hai tình huống làm giọng nói dễ lộ nhất là khi người nghe không thấy mặt bạn và khi bạn đang bực hoặc lo:
- Khi gọi điện, người nghe chỉ có giọng của bạn. Nói chậm hơn khi gặp mặt, xưng tên và đơn vị ở câu đầu, nhắc lại con số và thời hạn ở cuối cuộc gọi.
- Mỉm cười khi nhấc máy nghe như lời khuyên sáo, nhưng nét mặt có ảnh hưởng tới âm sắc, người nghe thường nhận ra giọng ấm hơn.
- Đứng dậy khi gọi cuộc quan trọng giúp hơi thở sâu hơn và giọng chắc hơn so với ngồi gục trên bàn.
- Khi đang bực, giọng thường lên cao và nhanh. Trước khi trả lời, thở ra một hơi dài, hạ vai xuống, rồi nói câu đầu chậm hơn bình thường. Câu đầu chậm thường kéo cả cuộc nói chậm theo.
- Khi đang lo, giọng thường nhỏ và run. Uống một ngụm nước, nói câu đầu to hơn bạn cảm thấy cần một chút; câu thứ hai sẽ tự đều lại.
- Khi biết mình đang không giữ được giọng, đề nghị dừng lại: "Em xin năm phút rồi gọi lại anh." Một cuộc gọi lại bình tĩnh tốt hơn một câu nói trong lúc nóng giận.
Nếu giọng bạn thường xuyên khàn, đau họng khi nói nhiều, hay mất tiếng, đặc biệt ở những nghề phải nói cả ngày như giáo viên, bán hàng, tổng đài, nên đi khám tai mũi họng thay vì tự chịu đựng. Giọng nói là công cụ làm việc, cần được chăm sóc như mọi công cụ khác.
Câu hỏi thường gặp
Có nên cố nói giọng trầm hơn để trông có uy không?
Không nên ép giọng. Một số nghiên cứu ghi nhận người nghe có xu hướng gắn giọng trầm với sự vững vàng, nhưng giọng ép xuống nghe gượng, mỏi họng và dễ bị nhận ra. Nói chậm, rõ, kết câu bằng giọng xuống tạo cảm giác chắc chắn hơn nhiều so với cố thay đổi cao độ tự nhiên.
Nói nhanh là do tính cách, có sửa được không?
Tốc độ nói là thói quen nhiều hơn là tính cách, và sửa được dần. Bắt đầu bằng việc chậm lại ở câu đầu của mỗi lượt nói, ở những con số và tên riêng. Ghi âm và nghe lại vài lần giúp bạn cảm nhận tốc độ của mình rõ hơn so với chỉ tự nhắc.
Quy tắc 7-38-55 của Mehrabian có đúng không?
Con số này bắt nguồn từ các thí nghiệm hẹp cuối thập niên 1960, khi người nghe đoán thái độ qua một từ đơn lẻ có giọng và nét mặt mâu thuẫn với nghĩa của từ. Chính tác giả nói nó không áp dụng cho giao tiếp nói chung. Trong công việc, lời nói vẫn mang phần lớn thông tin.
Giọng nói nhỏ bẩm sinh thì làm sao để người khác nghe rõ trong họp?
Ngồi gần người chủ trì hoặc giữa bàn, quay mặt về phía người nghe, nói chậm và rõ hơn là cố nói to. Hít thở sâu bằng bụng trước khi nói giúp giọng có lực hơn mà không phải gào. Với phòng họp lớn, đề nghị dùng micro là hoàn toàn bình thường.
Người hay nói to ở văn phòng mở thì nhắc thế nào?
Nhắc riêng, nhẹ nhàng, gắn với không gian chứ không với con người: "Văn phòng mình nghe tiếng rõ lắm, mấy cuộc gọi dài anh sang phòng nhỏ giúp em nhé." Người dẫn dắt có thể đặt quy ước chung cho cả nhóm về chỗ gọi điện, họp nhanh, để không ai cảm thấy bị nhắm vào.
Có cần luyện giọng chuyên nghiệp nếu không làm nghề nói?
Thường không cần. Với phần lớn người đi làm, những điều chỉnh nhỏ như chậm lại, kết câu rõ, bớt câu đệm, chọn âm lượng hợp không gian là đủ để giọng nói không cản trở công việc. Người làm nghề phải nói nhiều mỗi ngày mới cần chú ý thêm tới cách dùng hơi và giữ gìn giọng.