Khi đồng nghiệp hoặc đối tác có việc hiếu hỉ, công ty thường cử một nhóm đại diện, mừng hoặc phúng viếng bằng một khoản chung đứng tên công ty hoặc tập thể, người cao nhất trong đoàn đứng ra chúc mừng hoặc chia buồn, và cả đoàn giữ đúng mực: đến đúng giờ, trang phục phù hợp, ở lại vừa đủ, không bàn công việc. Người đi với tư cách cá nhân thì thêm phần riêng của mình, nhưng không nên lấn phần của tập thể.
Hiếu hỉ là dịp người ta nhớ ai đã có mặt. Đối tác nhận được vòng hoa của công ty bạn trong đám tang cha mẹ họ sẽ nhớ điều đó lâu hơn mọi hợp đồng. Nhưng cũng chính vì nặng tình cảm nên đây là nơi dễ có những sơ suất khó sửa. Bài này nói về phần tổ chức và ứng xử của người đi với tư cách công việc; chuyện lời chúc trên thiệp hay cách ghi phong bì có nhiều trang chuyên về quà và hiếu hỉ.
Nhận tin và quyết định ai đi
Ai nhận tin thì báo lên. Thiệp cưới hay tin buồn thường đến tay một người, có khi là người phụ trách đối tác, có khi là trưởng nhóm. Người nhận tin báo ngay cho người có thẩm quyền quyết định đại diện, thường là trưởng bộ phận hoặc giám đốc, kèm thông tin ngày giờ, địa điểm và mối quan hệ với công ty.
Cấp đại diện tương xứng với quan hệ. Đối tác chiến lược hoặc người có vị trí cao bên đối tác thì lãnh đạo bên mình nên có mặt. Đồng nghiệp trong cùng phòng thì cả phòng đi, kèm trưởng phòng. Đồng nghiệp khác phòng ít làm việc chung thì người đại diện của phòng đi, những người thân quen đi thêm với tư cách cá nhân.
Thống nhất trước trong nhóm. Một tin nhắn chung cho nhóm sẽ đi ghi rõ: ai đi, gặp nhau ở đâu lúc mấy giờ, mức mừng chung, ai cầm phong bì, ai đứng ra nói. Thống nhất trước giúp tránh cảnh mỗi người một phong bì, mỗi người một giờ đến.
Không đi được thì gửi lời. Người không đi được vẫn nên nhắn chúc mừng hoặc chia buồn riêng, và nếu có góp chung thì nhờ người đi chuyển giúp. Với đám tang, nếu không dự được, nên đến thăm gia đình vào dịp sau hoặc nhắn hỏi thăm khi người đồng nghiệp đi làm lại.
Đám cưới và đám hiếu: những việc khác nhau
Hai dịp có tinh thần trái ngược, nên cách tổ chức đi đoàn cũng khác. Bảng dưới so sánh những điểm hay phải quyết định:
| Việc | Đám cưới | Đám hiếu |
|---|---|---|
| Thời điểm đến | Đúng giờ ghi trên thiệp, có thể sớm mười lăm phút | Trong khung giờ viếng gia đình thông báo, tránh giờ khâm liệm và giờ đưa tang nếu không được mời |
| Hình thức của công ty | Phong bì mừng chung hoặc lẵng hoa đứng tên tập thể | Vòng hoa hoặc lẵng hoa chia buồn ghi tên công ty, kèm phong bì phúng viếng chung |
| Trang phục | Lịch sự, tươi sáng vừa phải, không trùng màu trang phục cô dâu | Tối màu, kín đáo, không trang sức nổi, không trang điểm đậm |
| Người nói | Người cao nhất chúc mừng ngắn khi lên chào cô dâu chú rể | Người cao nhất thay mặt đoàn chia buồn với tang chủ, vài câu ngắn |
| Thời gian ở lại | Dự tiệc đến khi tiệc tàn bớt, chào gia đình rồi về | Viếng, thắp hương, chia buồn, ngồi ít phút nếu được mời rồi về |
| Chụp ảnh | Chụp cùng cô dâu chú rể khi được mời | Không chụp ảnh, không quay phim |
Với vòng hoa và lẵng hoa, kiểm tra kỹ cách ghi tên công ty và tên người mất hoặc tên cô dâu chú rể trên băng. Một băng ghi sai tên, nhất là ở đám tang, là lỗi rất khó xin lỗi. Người đặt hoa nên chụp ảnh băng chữ gửi lại cho người phụ trách kiểm tra trước khi hoa được chở đi.
Mừng chung, phúng viếng chung: cách làm cho gọn và công bằng
Nhiều công ty có quỹ công đoàn hoặc quỹ phòng để lo hiếu hỉ cho nhân viên theo một mức cố định. Phần này đứng tên tập thể, do người được giao cầm đi. Ngoài quỹ chung, các đồng nghiệp thân có thể góp thêm theo nhóm. Việc góp nên tự nguyện, không ghi tên công khai từng người góp bao nhiêu, và người thu không nhắc riêng ai chưa góp.
Với đối tác, khoản mừng hoặc phúng viếng của công ty thuộc chi phí quan hệ, cần được duyệt theo quy định nội bộ. Người cầm phong bì nên ghi tên công ty hoặc tên tập thể ở ngoài, trao tận tay người nhà hoặc bỏ vào nơi gia đình đã chuẩn bị. Nếu đối tác là cơ quan nhà nước, nhớ rằng các quy định về quà tặng và lợi ích vẫn áp dụng; mức tượng trưng và đứng tên tập thể là cách an toàn.
Nên tránh việc mỗi người trong đoàn đưa riêng một phong bì lớn hơn phong bì chung, vì vô tình làm khoản của công ty trông nhỏ và đặt các đồng nghiệp khác vào thế so sánh. Ai muốn thể hiện tình cảm riêng có thể đến thăm hoặc gửi quà vào dịp khác.
Ứng xử trong đám cưới
Đến đúng giờ và đi cùng đoàn. Đoàn của công ty nên đến cùng lúc, chào gia đình và cô dâu chú rể cùng nhau. Đến lẻ tẻ khiến gia đình phải tiếp nhiều lần và người cầm phong bì chung không biết đã đủ người chưa.
Chúc ngắn, đúng người. Người cao nhất trong đoàn nói lời chúc vài câu khi lên chào. Các thành viên khác chúc ngắn, không kéo dài câu chuyện khi phía sau còn nhiều khách chờ.
Không biến tiệc cưới thành nơi bàn việc. Gặp đối tác khác ở cùng tiệc cưới là chuyện thường. Chào hỏi thì được, hẹn gặp lại thì được, nhưng bàn giá cả, hợp đồng ngay tại tiệc là kém tế nhị với chủ nhà.
Rượu bia có chừng mực. Bàn đồng nghiệp ở tiệc cưới thường vui và hay ép nhau uống. Không ép ai, ai không uống thì nâng ly nước. Người đã uống không lái xe về; đoàn nên tính trước người không uống để chở, hoặc gọi xe.
Chào trước khi về. Khi đoàn ra về, người cao nhất chào gia đình hoặc cô dâu chú rể nếu họ không quá bận. Ra về lặng lẽ không chào cũng được ở tiệc rất đông, nhưng tin nhắn chúc mừng tối hôm đó thì không nên thiếu.
Ứng xử trong đám hiếu
Ở đám tang, sự kín đáo quan trọng hơn mọi thứ khác. Đoàn đến đúng khung giờ gia đình nhận viếng, xếp hàng chờ theo hướng dẫn, người cao nhất đi đầu. Khi viếng, làm theo nghi thức gia đình đang theo; nếu không rõ, quan sát người đi trước và làm theo, không tự ý thêm bớt. Các tập quán tang lễ khác nhau giữa các vùng và các gia đình, nên tôn trọng cách gia đình đang làm.
Lời chia buồn với tang chủ nên ngắn, chân thành, không hỏi nguyên nhân mất, không khuyên "đừng buồn". Một câu như "Thay mặt công ty, em xin chia buồn cùng anh và gia đình" là đủ; nếu quen người mất, có thể thêm một câu nhớ về họ. Người bên đồng nghiệp đang tang gia thường rất mệt, không cần họ phải tiếp chuyện lâu.
Không nói chuyện công việc, không gọi điện thoại trong khu vực tang lễ, để điện thoại ở chế độ im lặng. Không cười đùa lớn tiếng khi ra đến cổng, vì gia đình và hàng xóm vẫn nhìn thấy. Khi đồng nghiệp đi làm lại sau tang lễ, một câu hỏi thăm nhẹ và việc chia bớt khối lượng công việc cho họ vài ngày đầu có giá trị hơn nhiều lời an ủi.
Vai của người quản lý khi nhân viên có việc hiếu hỉ
Với người dẫn dắt một nhóm, việc hiếu hỉ của nhân viên không chỉ là chuyện đi dự. Phần quan trọng hơn nằm ở công việc: cho nghỉ đúng chế độ mà không bắt người có việc phải xin xỏ, phân lại việc của họ cho người khác trước khi họ nghỉ, và dặn cả nhóm không gọi điện, nhắn tin hỏi việc trong những ngày đó. Một người vừa mất cha mẹ mà vẫn phải trả lời tin nhắn công việc trong ngày tang lễ sẽ nhớ rất lâu cảm giác ấy, và nhớ cả người quản lý để chuyện đó xảy ra.
Khi nhân viên đi làm lại sau tang lễ, người quản lý nên gặp riêng vài phút: hỏi thăm ngắn, hỏi họ có cần thêm thời gian hay cần giảm việc tạm thời không. Đừng ép họ kể chuyện, cũng đừng tránh mặt vì ngại. Với đám cưới, một lời chúc trước cả nhóm trong buổi họp đầu tuần sau là đủ ấm áp.
Người quản lý cũng là người giữ cho việc góp tiền hiếu hỉ trong nhóm không thành gánh nặng. Nhóm có nhiều người trẻ, thu nhập chưa cao, mà tháng nào cũng vài đám cưới, thì nên thống nhất một mức chung vừa phải hoặc dùng quỹ nhóm, để không ai phải khó xử khi không theo kịp. Sự chừng mực do người dẫn dắt đặt ra luôn có trọng lượng hơn lời khuyên của bất kỳ ai khác.
Những tình huống khó xử hay gặp
Hiếu hỉ ở nơi làm việc có vài tình huống không có câu trả lời sẵn. Một số gợi ý xử lý:
- Nhận thiệp cưới của người mình ít quen: không bắt buộc đi. Có thể gửi mừng qua người đi đoàn kèm lời chúc, hoặc nhắn chúc mừng riêng. Đi hay không là quyết định cá nhân, không nên để áp lực tập thể quyết thay.
- Hai đám trùng ngày: ưu tiên đám hiếu vì thời gian có hạn và không dời được; với đám cưới, gửi mừng và xin lỗi chủ nhà.
- Đối tác mới quen có tang: lẵng hoa chia buồn đứng tên công ty và một thư chia buồn ngắn là đủ, không cần cả đoàn đến nếu quan hệ chưa sâu.
- Đồng nghiệp cũ đã nghỉ việc mời cưới: đi với tư cách cá nhân, không dùng quỹ chung trừ khi công ty có quy định.
- Tang lễ ở tỉnh xa: cử một hai người đại diện đi, những người khác góp phúng viếng và gửi lời. Công ty có thể hỗ trợ chi phí đi lại cho người đại diện.
Nguyên tắc chung cho mọi tình huống là đặt sự thoải mái của người có việc hiếu hỉ lên trên hết. Câu hỏi "làm thế này họ có đỡ mệt hơn không" thường trả lời được những gì quy tắc không nói đến.
Câu hỏi thường gặp
Công ty có nên quy định mức mừng cưới và phúng viếng chung không?
Nên có một mức chung cho nhân viên, chi từ quỹ công đoàn hoặc quỹ phúc lợi, để công bằng và không ai phải băn khoăn. Với đối tác, mức tuỳ quan hệ và do lãnh đạo duyệt. Quy định rõ giúp người phụ trách khỏi phải tự quyết mỗi lần.
Mặc đồ đi làm đến đám cưới đồng nghiệp buổi trưa có được không?
Được, nếu tiệc trưa ngày thường và cả đoàn đi thẳng từ văn phòng. Nên chỉnh trang gọn gàng, thêm áo khoác hoặc phụ kiện nhỏ cho lịch sự hơn. Tránh đồng phục bảo hộ hoặc trang phục quá xuề xoà như dép lê.
Đi viếng đám tang đối tác có cần mang theo danh thiếp không?
Không cần trao danh thiếp ở đám tang. Nếu gia đình có sổ tang, người cao nhất ghi lời chia buồn thay mặt công ty, ghi rõ tên và tên đơn vị. Việc trao danh thiếp hay giới thiệu làm quen để vào dịp khác.
Có nên đăng lời chia buồn lên mạng xã hội khi đồng nghiệp có tang?
Nên nhắn riêng hoặc nói trực tiếp hơn là bình luận công khai, trừ khi chính người đó đã đăng thông báo và mọi người cùng chia buồn ở đó. Không đăng ảnh tang lễ, không chia sẻ thông tin gia đình khi chưa được phép.
Nếu đồng nghiệp không mời mình dự đám cưới thì có nên gửi mừng không?
Không cần. Có nhiều lý do người ta giới hạn khách mời, và việc không được mời không phải là bị xem thường. Nếu thân, một lời chúc mừng khi họ đi làm lại là đủ. Gửi mừng khi không được mời đôi khi khiến người kia ngại vì phải đáp lễ.