Cách người dẫn dắt dùng điện thoại trước mặt người khác nói rất rõ họ đặt sự chú ý ở đâu: liếc màn hình khi nhân viên đang nói, gõ tin nhắn trong lúc họp, nghe máy giữa buổi gặp khách, mỗi lần như thế người đối diện hiểu rằng mình đang đứng sau một thứ khác. Sửa thói quen này không khó và không cần bỏ điện thoại: úp máy xuống hoặc cất đi khi nói chuyện, báo trước nếu đang chờ cuộc gọi gấp, và xin phép trước khi nghe.
Trong tiếng Anh có một từ ghép riêng cho chuyện mải nhìn điện thoại khi đang ở cạnh người khác là "phubbing", và khi người làm vậy là cấp trên thì có người gọi là "boss phubbing". Bài này không bàn chuyện nghiện điện thoại hay quản lý thời gian dùng máy; bài chỉ nói về điều người khác đọc được từ thói quen của người dẫn dắt, vì sao ảnh hưởng của nó lớn hơn ta nghĩ, và những quy ước đơn giản giúp một nhóm làm việc với nhau tử tế hơn.
Người khác đọc được gì khi bạn nhìn điện thoại
Khi một người đang nói với bạn và bạn liếc xuống màn hình, dù chỉ hai giây, người ấy nhận được một thông điệp không lời: điều trên màn hình có thể quan trọng hơn điều họ đang nói. Bạn có thể đang xem một tin nhắn gấp thật, hoặc chỉ là phản xạ khi máy rung. Người đối diện không biết, và họ thường đoán theo hướng kém thuận lợi cho bạn.
Với người dẫn dắt, thông điệp ấy nặng hơn. Nhân viên đang báo cáo mà thấy sếp nhìn điện thoại sẽ rút ngắn phần trình bày, bỏ qua những điều họ định xin ý kiến, hoặc cho rằng việc của mình không được coi trọng. Lần sau, họ chuẩn bị ít hơn. Khách hàng thấy người chủ doanh nghiệp vừa nghe vừa nhắn tin sẽ nghĩ đơn hàng của họ không phải ưu tiên.
Roberts và David (2017) khảo sát nhân viên văn phòng về việc cấp trên dùng điện thoại khi đang nói chuyện với họ, và ghi nhận mối liên hệ giữa thói quen ấy với mức độ tin tưởng và gắn bó của nhân viên. Đây là nghiên cứu dạng khảo sát, cho thấy tương quan chứ chưa chứng minh nhân quả, nhưng nó khớp với điều nhiều người tự cảm nhận ở chỗ làm: bị sếp "nghe mà không nghe" là trải nghiệm làm người ta dần khép lại.
Những thói quen hay gặp và cách người khác hiểu
Bảng dưới gom những thói quen phổ biến nhất của người có vị trí khi dùng điện thoại trước mặt người khác. Cột giữa là cách người đối diện thường hiểu, dù có thể không đúng ý bạn:
| Thói quen | Người đối diện thường hiểu | Cách sửa đơn giản |
|---|---|---|
| Đặt điện thoại ngửa trên bàn họp | Sếp đang chờ một thứ quan trọng hơn cuộc họp | Úp xuống hoặc cất vào túi, chỉ để ngửa khi đang chờ cuộc gọi gấp và đã báo trước |
| Liếc màn hình khi người khác đang nói | Điều mình nói không đáng nghe trọn | Đợi người kia nói xong rồi mới xem; nếu thật gấp, xin phép |
| Gõ tin nhắn trong lúc họp | Sếp không ở trong cuộc họp này | Ghi chú bằng sổ giấy, hoặc nói rõ đang ghi chú trên máy |
| Nghe máy giữa buổi gặp khách mà không xin phép | Khách đứng sau người gọi | Báo trước, xin phép, ra ngoài nghe, quay lại xin lỗi ngắn |
| Cầm điện thoại khi đi vòng quanh văn phòng | Sếp không thật sự ở đây | Để máy lại bàn khi đi gặp nhân viên |
| Đưa điện thoại cho nhân viên xem tin nhắn khác giữa chừng | Cuộc nói chuyện bị cắt ngang | Hoàn thành chuyện đang nói rồi mới chuyển |
Không có quy tắc tuyệt đối. Có những ngành, những ngày, điện thoại là công cụ chính: điều phối xe, trực sự cố, người chủ một quán đông khách. Điều quan trọng là người đối diện được biết lý do, thay vì phải tự đoán.
Vì sao chuyện của người dẫn dắt nặng hơn chuyện của nhân viên
Trong một nhóm, hành vi của người dẫn dắt thường trở thành chuẩn mực ngầm. Nếu sếp cầm điện thoại suốt buổi họp, nhân viên sẽ hiểu rằng ở nhóm này dùng điện thoại khi họp là bình thường. Vài tháng sau, cả phòng họp cúi đầu xuống màn hình, và người dẫn dắt lại thắc mắc vì sao không ai chú ý.
Thứ hai, vị trí làm cho mọi cử chỉ nhỏ được phóng đại. Một đồng nghiệp ngang hàng liếc điện thoại thì người đang nói có thể bỏ qua. Cùng cử chỉ ấy từ người quyết định việc tăng lương, giao dự án, đánh giá cuối năm thì được đọc kỹ hơn nhiều. Người có vị trí ít khi nhận được phản hồi thẳng về chuyện này, vì không ai dám nói "anh đang không nghe em".
Thứ ba, người dẫn dắt thường thật sự bận và thật sự nhận nhiều tin nhắn hơn. Chính vì thế, họ cần một quy ước rõ ràng cho mình hơn là trông vào ý chí. Ý chí "lần này sẽ không nhìn" thường thua một tiếng rung. Quy ước như "máy úp khi họp, có việc gấp thì trợ lý vào gọi" dễ giữ hơn nhiều.
Quy ước đơn giản cho người dẫn dắt
Úp hoặc cất máy khi nói chuyện trực tiếp. Một hành động nhỏ, làm một lần ở đầu buổi, có tác dụng như một lời nói: lúc này dành trọn cho bạn. Người đối diện nhận ra ngay. Nhiều người còn tắt rung để tiếng rung không kéo ánh mắt.
Báo trước khi đang chờ việc gấp. "Em đang chờ một cuộc gọi từ bệnh viện, nếu có thì anh xin phép nghe" là câu đủ để người kia không phật ý khi bạn cầm máy lên. Không báo trước thì cùng một cuộc gọi trông như sự thiếu tôn trọng.
Xin phép rồi mới nghe, ra khỏi phòng để nói. Nghe máy ngay tại bàn, nói chuyện riêng trước mặt khách hay nhân viên, bắt họ ngồi chờ, là điều nên tránh. Ra ngoài, nói ngắn, quay lại xin lỗi một câu và hỏi "mình đang tới đâu rồi".
Ghi chú bằng giấy trong cuộc nói chuyện quan trọng. Ghi chú trên điện thoại hợp lý, nhưng người đối diện không phân biệt được bạn đang ghi chú hay đang nhắn tin. Sổ giấy tránh được sự nhập nhằng ấy. Nếu dùng máy, nói rõ "em ghi lại trên máy nhé".
Có giờ dành riêng để trả lời tin nhắn. Người dẫn dắt hay lo sẽ lỡ việc nếu không xem ngay. Đặt hai ba khung giờ trong ngày để xử lý tin nhắn, báo cho nhóm biết việc thật gấp thì gọi điện, giúp bạn yên tâm cất máy trong các cuộc gặp.
Khi gặp khách, đối tác và trong bữa ăn công việc
Với khách và đối tác, cách bạn dùng điện thoại là một phần của ấn tượng chuyên nghiệp, đôi khi được nhớ lâu hơn nội dung trao đổi. Trong buổi gặp đầu tiên, nhiều người không đặt điện thoại lên bàn chút nào. Nếu cần tra thông tin, nói rõ: "Để em mở bảng giá trên máy cho chính xác" rồi mở, xem, cất lại.
Bữa ăn công việc là nơi điện thoại hay "lẻn" lên bàn nhất. Một người lấy máy ra chụp món ăn, xem tin nhắn khi người khác đang kể chuyện, hoặc để máy ngửa cạnh đĩa, đều làm bữa ăn kém tập trung. Nếu bạn là người mời, làm gương bằng cách để máy trong túi suốt bữa; khách thường làm theo.
Có một ngoại lệ đáng lưu ý: ở nhiều nơi, việc trao đổi số điện thoại hay kết nối tài khoản nhắn tin ngay tại buổi gặp là chuyện bình thường, có khi được mong đợi. Khi đó lấy máy ra để lưu số không có gì sai. Điều cần tránh chỉ là để việc lưu số kéo sang xem tin nhắn khác, lướt mạng xã hội, trả lời nhóm chat.
Khi điện thoại trên tay là hợp lý
Không nên biến chuyện này thành một quy tắc cứng nhắc kiểu "điện thoại xuất hiện là thiếu tôn trọng". Có những nghề mà điện thoại là công cụ làm việc chính: người điều độ xe, người trực kỹ thuật, quản lý ca ở nhà hàng đông khách, chủ một cửa hàng nhỏ tự nhận đơn. Có những hoàn cảnh gia đình mà một cuộc gọi không thể bỏ lỡ: con nhỏ đang ốm, cha mẹ già nằm viện, người thân sắp sinh.
Trong những trường hợp ấy, phong thái không nằm ở chỗ cất máy, mà ở chỗ minh bạch. Nói trước với người đối diện, nghe ngắn, quay lại đúng chỗ đang dở, và cảm ơn họ đã chờ. Người đối diện hầu như luôn thông cảm khi hiểu lý do. Điều làm họ phật lòng là cảm giác bị xếp sau một thứ không tên.
Người dẫn dắt cũng nên áp cách nhìn này cho nhân viên. Một nhân viên liếc điện thoại trong họp có thể đang chờ tin con ở trường. Thay vì nhắc nhở trước cả phòng, hỏi riêng sau buổi họp, hoặc đặt sẵn quy ước "ai đang có việc gia đình thì báo trước" để không ai phải khó xử.
Nhóm làm việc tự đặt quy ước chung
Thay vì người dẫn dắt nhắc nhở từng người, một nhóm có thể cùng thống nhất vài quy ước nhỏ. Quy ước do cả nhóm đặt dễ giữ hơn quy định từ trên xuống:
- Họp ngắn dưới ba mươi phút: máy úp hoặc để ngoài phòng, trừ người được giao trực sự cố trong ngày.
- Họp có trình chiếu: chỉ người trình bày dùng máy, người khác ghi chú bằng giấy hoặc máy tính đã tắt thông báo.
- Gặp riêng một đối một: không ai đặt máy lên bàn. Đây là lúc nhân viên dễ nói điều quan trọng nhất.
- Có ký hiệu cho "đang chờ việc gấp", ví dụ đặt máy ngửa ở mép bàn, để mọi người hiểu mà không cần giải thích.
- Người dẫn dắt làm đúng quy ước trước, kể cả khi bận. Một lần sếp phá lệ không giải thích sẽ xoá nhiều tuần nhóm cùng giữ.
Những quy ước này nên được nhìn lại sau một hai tháng. Có quy ước không hợp với nhịp việc của nhóm thì bỏ, có chỗ cần thêm thì thêm. Mục tiêu không phải là cấm điện thoại, mà là để mỗi cuộc nói chuyện trực tiếp được trọn vẹn.
Nếu chính bạn thấy khó rời điện thoại ngay cả khi muốn, đến mức ảnh hưởng tới giấc ngủ, công việc hay các mối quan hệ, đó là chuyện riêng đáng được nhìn kỹ hơn, có thể với sự hỗ trợ của người có chuyên môn.
Câu hỏi thường gặp
Phubbing là gì?
Phubbing là từ ghép tiếng Anh từ "phone" và "snubbing", chỉ hành vi mải nhìn điện thoại khi đang ở cạnh người khác, khiến họ cảm thấy bị lơ đi. Khi người làm vậy là cấp trên với nhân viên, một số nghiên cứu gọi là boss phubbing. Đây là từ mô tả hành vi, không phải một chẩn đoán.
Ghi chú trên điện thoại trong cuộc họp có bị coi là thiếu tôn trọng không?
Không hẳn, nhưng người khác khó phân biệt bạn đang ghi chú hay nhắn tin. Nói một câu ngắn ở đầu buổi rằng mình ghi chú trên máy là đủ để tránh hiểu lầm. Với những cuộc nói chuyện nhạy cảm như góp ý riêng, sổ giấy vẫn là lựa chọn an toàn hơn.
Sếp mình hay nhìn điện thoại khi mình báo cáo thì nên làm gì?
Có thể dừng lại một nhịp và hỏi nhẹ "anh có cần xử lý việc đó trước không, em chờ". Câu này lịch sự, cho sếp lựa chọn, và thường khiến họ nhận ra. Nếu chuyện lặp lại, chọn lúc riêng để đề nghị những buổi báo cáo ngắn mà cả hai cùng cất máy.
Có nên yêu cầu nhân viên để điện thoại ngoài phòng họp không?
Có thể với những buổi họp ngắn cần tập trung, nhưng nên thống nhất cùng nhóm thay vì áp đặt, và chừa ngoại lệ cho người trực sự cố hay có việc gia đình. Người dẫn dắt phải làm đúng quy ước trước, nếu không quy ước sẽ mất tác dụng rất nhanh.
Trong bữa ăn với đối tác có được xem điện thoại không?
Nên hạn chế tối đa. Nếu có việc gấp, xin phép rồi ra ngoài xử lý. Lưu số hay kết nối tài khoản nhắn tin với đối tác ngay tại bàn là chuyện bình thường; điều nên tránh là lướt tin nhắn khác hay để máy ngửa cạnh đĩa suốt bữa.
Người làm nghề phải trực máy liên tục thì giữ phép lịch sự thế nào?
Báo trước ở đầu mỗi cuộc gặp rằng mình đang trực và có thể phải nghe máy, xin phép mỗi khi nghe, giữ cuộc gọi ngắn và quay lại xin lỗi một câu. Người đối diện thường thông cảm khi được biết lý do; điều họ khó chịu là sự im lặng khó hiểu.