Tiếp đối tác nước ngoài đến Việt Nam cho chu đáo xoay quanh ba việc: hỏi trước những gì không chắc (ăn uống, lịch trình, thứ bậc trong đoàn), giữ giờ và giữ lời chặt hơn bình thường, và hiểu vài khác biệt hay gặp: đối tác Nhật coi trọng sự chuẩn bị và đúng hẹn tuyệt đối, đối tác Hàn coi trọng thứ bậc và sự nhiệt tình, đối tác phương Tây coi trọng sự thẳng thắn và thời gian riêng. Những khái quát này chỉ là điểm xuất phát; mỗi công ty, mỗi người lại khác.
Bài này viết cho người được giao đón đoàn khách nước ngoài đến làm việc tại công ty mình, không phải cho người đi đàm phán ở nước ngoài. Phần lớn sự khó xử khi tiếp khách nước ngoài không đến từ những khác biệt văn hoá lớn, mà từ những chi tiết nhỏ không ai hỏi: khách có ăn được cay không, có muốn nghỉ ở khách sạn sau chuyến bay dài không, ai trong đoàn là người quyết. Hỏi đúng lúc giải quyết được hầu hết.
Trước khi đoàn đến: những câu nên hỏi người liên lạc
Mỗi đoàn khách thường có một người điều phối. Trao đổi với người này một đến hai tuần trước chuyến đi giúp tránh phần lớn trục trặc:
- Danh sách đoàn: họ tên viết đúng, chức danh, thứ tự cấp bậc trong đoàn. Thứ tự này dùng cho giới thiệu, chỗ ngồi, thẻ tên.
- Lịch bay và mong muốn sau khi hạ cánh: khách muốn về khách sạn nghỉ hay đi thẳng đến buổi họp. Sau chuyến bay dài, phần lớn khách muốn nghỉ.
- Ăn uống: dị ứng, ăn chay, kiêng thịt theo đức tin, có uống rượu bia không, có ăn được cay và món sống không.
- Ngôn ngữ làm việc và phiên dịch: đoàn có người phiên dịch riêng không, có cần bên mình chuẩn bị phiên dịch không, tài liệu in bằng tiếng nào.
- Mục tiêu chuyến đi và ai quyết: đoàn đến để tìm hiểu, đàm phán hay ký kết; người nào có thẩm quyền quyết định.
Gửi lại cho người điều phối một lịch trình chi tiết bằng tiếng làm việc chung, có giờ đón, giờ họp, giờ ăn, thời gian di chuyển. Đối tác nhận được lịch trình rõ ràng trước khi đến thường bắt đầu chuyến đi với tâm thế tin tưởng.
Một vài khác biệt hay gặp
Bảng dưới gom những điểm người đi trước hay chia sẻ khi tiếp ba nhóm đối tác. Đây là xu hướng chung, không phải khuôn để áp lên từng người; nhiều đối tác đã làm việc lâu ở Việt Nam và rất linh hoạt:
| Khía cạnh | Đối tác Nhật | Đối tác Hàn | Đối tác phương Tây |
|---|---|---|---|
| Giờ giấc | Rất chính xác, đến sớm vài phút; trễ cần báo trước và xin lỗi rõ | Coi trọng đúng giờ, lịch trình đôi khi thay đổi theo lãnh đạo | Đúng giờ, khó chịu khi buổi họp kéo dài quá dự kiến |
| Thứ bậc | Rõ ràng, quyết định thường qua nhiều cấp, ít khi chốt ngay tại chỗ | Rất rõ, người cao nhất được tôn trọng đặc biệt trong mọi nghi thức | Phẳng hơn, người trẻ trong đoàn vẫn nói thẳng, quyết nhanh |
| Cách nói "không" | Thường gián tiếp: "sẽ cân nhắc", "hơi khó" | Có thể thẳng hơn người Nhật, nhưng tránh làm mất mặt người khác trước đông người | Thường nói thẳng, mong đợi đối phương cũng nói thẳng |
| Bữa ăn | Có thể có tiệc sau giờ làm; chú ý trình tự rót mời | Bữa tối và tiệc sau đó khá phổ biến, người trẻ rót cho người lớn | Bữa trưa làm việc gọn, bữa tối thường tách riêng thời gian cá nhân |
| Quà | Quà nhỏ, gói đẹp, trao bằng hai tay, không mở ngay | Quà vừa phải, chú ý tặng người cao nhất trước | Quà tượng trưng, nhiều công ty có chính sách quà chặt |
Điểm chung của cả ba nhóm là trân trọng sự chuẩn bị chu đáo và việc giữ lời. Một bên tiếp khách làm đúng những gì đã hứa trong lịch trình, kể cả việc nhỏ như giờ đón, sẽ được tin hơn bên có nghi thức hoành tráng nhưng lịch hay thay đổi.
Đón ở sân bay và ngày đầu tiên
Người đón có mặt trước giờ hạ cánh. Theo dõi giờ hạ cánh thực tế, có mặt ở sảnh đến trước. Cầm bảng tên công ty hoặc tên trưởng đoàn để khách dễ nhận ra; nếu đã gặp trước, chỉ cần đứng ở vị trí dễ thấy.
Chào theo cách của khách, nhưng không gượng. Với đối tác Nhật, cúi nhẹ kèm lời chào là đủ; bắt tay nếu khách đưa tay trước. Với đối tác Hàn, bắt tay người cao nhất trước, tay trái có thể đỡ nhẹ cổ tay phải. Với đối tác phương Tây, bắt tay chắc, nhìn vào mắt. Không cần bắt chước cúi chào sâu nếu bạn không quen; một cái gật đầu chân thành tốt hơn động tác vụng.
Lo hành lý và di chuyển. Chuẩn bị xe đủ chỗ cho người và hành lý, nước uống trên xe, có người giới thiệu ngắn lịch trình trong lúc đi. Nhắc khách về đổi tiền, mua thẻ điện thoại nếu họ cần.
Để khách nghỉ nếu họ muốn. Sau chuyến bay dài, buổi tối đầu tiên nên nhẹ: một bữa tối đơn giản gần khách sạn hoặc để khách tự do. Tiệc chiêu đãi lớn nên để vào ngày thứ hai hoặc cuối chuyến.
Trong buổi làm việc: ngôn ngữ, phiên dịch và cách nghe
Khi làm việc qua phiên dịch, nói với khách chứ không nói với phiên dịch: nhìn vào người mình đang trao đổi, nói từng đoạn ngắn để phiên dịch kịp chuyển. Tránh thành ngữ, chơi chữ, câu đùa mang tính địa phương vì chúng hay mất nghĩa khi dịch. Số liệu quan trọng nên có sẵn trên giấy hoặc trên màn hình để hai bên cùng nhìn, tránh nhầm lẫn khi nghe.
Với đối tác quen cách nói gián tiếp, câu "chúng ta sẽ nghiên cứu thêm" có thể là lời từ chối nhẹ nhàng hơn là hứa hẹn. Đừng vội ghi nhận đó là đồng ý; nên hỏi lại cụ thể về bước tiếp theo và thời hạn. Ngược lại, với đối tác nói thẳng, một lời phản bác trực tiếp trong buổi họp không có nghĩa là họ phật ý; đó là cách họ làm việc.
Ghi chép và gửi biên bản tóm tắt bằng tiếng làm việc chung sau mỗi buổi họp là thói quen mọi nhóm đối tác đều đánh giá cao. Biên bản giúp hai bên xác nhận cùng hiểu một điều, nhất là khi buổi họp đi qua phiên dịch. Thư gửi biên bản nên đi từ địa chỉ thư công việc ký tên đầy đủ; với doanh nghiệp nhỏ lần đầu làm việc với đối tác nước ngoài, một địa chỉ thư theo tên miền riêng, ngắn và dễ đánh vần bằng tiếng Anh giúp ấn tượng chuyên nghiệp hơn, và tenmiendangcap.com là một nơi để tham khảo tên như vậy.
Bữa ăn với đối tác nước ngoài
Chọn món dựa trên thông tin đã hỏi trước, và cân bằng giữa món đặc trưng Việt Nam với món dễ ăn. Nhiều khách muốn thử ẩm thực địa phương, nhưng một bàn toàn món lạ, cay hoặc sống có thể khiến khách ăn không no. Giới thiệu ngắn từng món: làm từ gì, ăn kèm gì, ăn như thế nào. Hướng dẫn cách cuốn, chấm cho khách là cách bắt chuyện tự nhiên.
Rượu bia: với đối tác Nhật và Hàn, văn hoá uống trong tiếp khách vẫn còn phổ biến, có những phép như rót cho người khác chứ không tự rót cho mình, quay mặt nhẹ khi uống trước người lớn tuổi hơn ở phép Hàn. Bên chủ nhà nên biết những phép ấy để không làm khách khó xử, nhưng không có nghĩa phải uống nhiều. Người không uống vẫn tham gia rót mời và nâng ly bằng đồ uống khác. Với đối tác phương Tây, ép uống là điều nên tránh tuyệt đối. Ai đã uống thì không lái xe; chủ nhà lo xe đưa khách về khách sạn.
Thanh toán: bên mời trả, và việc này nên làm kín đáo. Một số đối tác phương Tây quen chia hoá đơn và có thể đề nghị trả phần mình; giải thích nhẹ nhàng rằng ở Việt Nam chủ nhà mời là thông lệ, và để dịp sau họ mời lại.
Khi khách đi thăm nhà máy, cửa hàng hoặc công trình
Nhiều đoàn khách nước ngoài đến để xem tận nơi: nhà xưởng, vùng nguyên liệu, cửa hàng, công trình đang thi công. Chuyến thăm này là lúc khách đánh giá năng lực thật, nên phần chuẩn bị quan trọng không kém buổi họp. Trước hết là an toàn: chuẩn bị đủ mũ, giày, áo bảo hộ đúng cỡ cho khách, có người hướng dẫn quy định an toàn ngắn gọn bằng tiếng khách hiểu trước khi bước vào khu sản xuất.
Thứ hai là chuyện chụp ảnh và bảo mật. Hỏi trước khách có định chụp ảnh không, và nói rõ khu vực nào được chụp, khu vực nào không. Nếu chính bên mình không muốn quy trình nào bị chụp, nói thẳng từ đầu thay vì nhắc khi khách đã giơ máy lên. Đối tác Nhật thường rất tôn trọng các giới hạn này khi được báo trước.
Thứ ba là lộ trình. Đi theo một vòng đã định, có điểm dừng để giải thích, có chỗ nghỉ có nước uống và nhà vệ sinh sạch. Người công nhân đang làm việc không cần dừng tay đứng chào; khách thích thấy dây chuyền chạy thật hơn là một màn trình diễn. Câu hỏi khó của khách trong lúc đi, nếu chưa trả lời chắc được, ghi lại và hẹn trả lời bằng thư.
Quà và những chuyện nhỏ dễ lỡ
Một số chi tiết hay bị bỏ qua khi tiếp khách nước ngoài:
- Quà lưu niệm: món đặc trưng Việt Nam nhỏ gọn, dễ mang lên máy bay, kèm một tấm thiệp giải thích ngắn về món quà. Tránh đồ dễ vỡ, đồ cồng kềnh, chất lỏng nhiều.
- Tôn trọng thời gian riêng: không lên lịch kín từ sáng đến tối mọi ngày. Để khách một buổi tự do, kèm gợi ý vài nơi đi dạo, ăn uống gần khách sạn.
- Ngày lễ của khách: nếu chuyến đi trùng ngày lễ lớn ở nước họ, một lời chúc hoặc một chiếc bánh nhỏ được nhớ rất lâu.
- Chuyện trò: tránh hỏi tuổi, thu nhập, tình trạng hôn nhân với đối tác phương Tây; tránh bình luận về lịch sử, chính trị giữa các nước. Chủ đề an toàn là ẩm thực, du lịch, thể thao, gia đình nếu khách chủ động nhắc.
- Tiễn ra sân bay: người đón ban đầu nên là người tiễn, đưa khách đến tận cửa làm thủ tục. Gửi thư cảm ơn kèm ảnh chung (nếu khách đồng ý) trong vòng hai ngày.
Đối tác nước ngoài thường nhớ chuyến đi qua những chi tiết nhỏ này nhiều hơn qua bài thuyết trình. Một bên tiếp khách hiểu chuyện, giữ lời và không gò ép là bên khiến người ta muốn quay lại làm việc.
Câu hỏi thường gặp
Có cần học vài câu tiếng của đối tác để chào không?
Một câu chào và một câu cảm ơn bằng tiếng của khách là cử chỉ được đánh giá cao, nhất là với đối tác Nhật và Hàn. Không cần nói nhiều hơn; phát âm chưa chuẩn cũng không sao. Quan trọng là sự cố gắng, không phải độ trôi chảy.
Đối tác Nhật nói "sẽ xem xét" thì có phải là từ chối không?
Không phải lúc nào cũng vậy, nhưng nhiều trường hợp đó là cách từ chối lịch sự hoặc là dấu hiệu họ cần thêm thời gian hội ý nội bộ. Cách tốt nhất là hỏi về bước tiếp theo cụ thể và thời gian dự kiến có phản hồi, thay vì tự suy diễn.
Tiếp khách phương Tây có cần tiệc tối hoành tráng không?
Thường không cần. Nhiều đối tác phương Tây thích một bữa tối vừa phải, nói chuyện được, kết thúc không quá muộn. Một bữa ăn ở nhà hàng có món Việt chất lượng, không gian yên tĩnh thường được đánh giá cao hơn tiệc lớn kéo dài.
Nên tặng quà gì cho đối tác Hàn Quốc?
Quà đặc trưng Việt Nam nhỏ gọn như trà, cà phê, đồ thủ công, gói đẹp. Tặng người cao nhất trước, trao bằng hai tay. Quà cho các thành viên có thể giống nhau nhưng nhỏ hơn quà cho trưởng đoàn. Kiểm tra chính sách quà tặng của công ty họ nếu không chắc.
Đối tác nước ngoài ăn chay theo đức tin thì cần chú ý gì?
Hỏi rõ mức độ kiêng: có ăn trứng, sữa, hải sản không, có kiêng dụng cụ nấu chung không. Chọn nhà hàng có thể đáp ứng và báo trước cho bếp. Đừng tự đoán theo quốc tịch; cùng một nước có rất nhiều cách ăn khác nhau.
Làm gì khi lỡ phạm một phép lịch sự của khách?
Xin lỗi ngắn gọn, nói rằng mình chưa biết và cảm ơn nếu khách giải thích. Phần lớn đối tác nước ngoài rất bao dung với lỗi văn hoá khi thấy bên kia thành tâm. Điều làm họ khó chịu là sự thờ ơ, không phải một sơ suất.