Nhắc nhở người lớn tuổi hơn mình ở chỗ làm cần ba thứ: xưng hô giữ đúng vai vế ngoài đời, nói riêng chứ không nói trước người khác, và mở lời bằng việc chung thay vì bằng lỗi của người đó. Nội dung nhắc không cần mềm đi; cách đặt vấn đề thì cần tính kỹ hơn so với khi nói với người cùng tuổi.
Ở Việt Nam, tuổi tác và thứ bậc trong gia đình đi theo người ta vào công ty. Một trưởng nhóm 28 tuổi nhắc một kỹ thuật viên 50 tuổi đi trễ, hay một cô con gái tiếp quản cửa hàng nhắc người cô ruột làm sai quy trình nhập kho, đều chạm vào chuyện thể diện. Bài này đưa cách xưng hô, chọn thời điểm, câu mở mẫu cho từng tình huống và những điều nên tránh.
Vì sao khó, và vì sao không thể né
Cái khó không nằm ở chỗ người lớn tuổi khó nghe góp ý, mà ở chỗ cả hai bên cùng ngượng. Người trẻ sợ bị cho là "trứng khôn hơn vịt"; người lớn tuổi sợ mất mặt trước đồng nghiệp trẻ. Nhiều trưởng nhóm trẻ chọn cách im lặng, hoặc nhắc bóng gió trong cuộc họp chung, hoặc nhờ cấp trên nói giùm. Cả ba cách đều làm vấn đề kéo dài và làm mờ vai trò của chính họ.
Né cũng có giá. Người lớn tuổi trong nhóm thường là người có kinh nghiệm, được người khác nhìn vào. Nếu họ đi trễ, làm tắt quy trình mà không ai nhắc, cả nhóm sẽ hiểu quy định chỉ áp cho người trẻ. Người trẻ trong nhóm nhìn thấy điều đó rất nhanh, và lời nhắc sau này của bạn với họ sẽ mất sức nặng.
Điều cần nhớ là nhắc nhở không phải chuyện ai giỏi hơn ai, mà là chuyện vai trò. Bạn nhắc vì bạn chịu trách nhiệm về kết quả của nhóm, không phải vì bạn tự cho mình hơn người kia. Khi bản thân bạn hiểu rõ điều này, giọng nói sẽ tự nhiên bớt gượng.
Xưng hô: giữ vai vế ngoài đời, giữ vai trò trong việc
Xưng hô là chỗ dễ vướng nhất. Không có công thức duy nhất, nhưng có một nguyên tắc chung: xưng hô theo tuổi như ngoài đời, còn nội dung thì theo vai trò công việc. Một số cách hay dùng:
| Quan hệ | Xưng hô thường hợp | Lưu ý |
|---|---|---|
| Trưởng nhóm trẻ, nhân viên lớn hơn vài tuổi | Anh/chị – em | Tự nhiên, ít khi có vấn đề; giữ giọng tôn trọng nhưng không khúm núm |
| Trưởng nhóm trẻ, nhân viên hơn mười mấy hai chục tuổi | Chú/cô – con, hoặc anh/chị – em nếu người đó muốn | Hỏi người kia muốn được gọi thế nào ngay buổi đầu; đừng tự đổi sang gọi trống không vì "đây là công ty" |
| Con cái tiếp quản cơ sở gia đình, người làm là họ hàng | Theo vai trong họ: cô, chú, bác – con/cháu | Ở chỗ làm vẫn giữ vai họ hàng; nhắc việc theo vai người quản lý cửa hàng |
| Nhân viên mới, đồng nghiệp đàn anh lâu năm | Anh/chị – em | Góp ý với đàn anh thường nên ở dạng hỏi hoặc đề xuất, vì bạn không có quyền giao việc |
Có những công ty quy định xưng "anh chị – em" cho mọi người hoặc xưng hô theo tên. Nếu nơi làm có quy định, theo quy định; nếu không, tôn trọng thói quen người lớn tuổi quen dùng. Đổi cách xưng hô đột ngột ngay lúc nhắc nhở, ví dụ đang "chú – con" chuyển sang "anh – em" cho có vẻ ngang hàng, dễ bị nghe là lạnh lùng.
Chọn lúc và chọn chỗ
Nói riêng. Đây gần như là điều kiện bắt buộc. Nhắc người lớn tuổi trước mặt nhân viên trẻ, kể cả nhắc nhẹ, là làm họ mất mặt, và họ sẽ nhớ chuyện mất mặt lâu hơn nội dung bạn nhắc. Một góc riêng, một ly cà phê, hay đi bộ cùng ra bãi xe là đủ.
Nói sớm, khi chuyện còn nhỏ. Lần đi trễ thứ hai dễ nhắc hơn lần thứ mười. Càng để lâu, bạn càng phải nhắc cả một quá trình, và người kia sẽ hỏi lại "sao giờ mới nói".
Tránh lúc người kia đang bực hoặc vừa có chuyện. Ngay sau khi họ vừa bị khách phàn nàn, vừa nhận tin nhà có việc, không phải lúc để nhắc chuyện quy trình. Chờ một hai ngày không làm mất gì.
Tránh lúc mình đang bực. Người trẻ đang bực rất dễ để lộ giọng "dạy", và với người lớn tuổi, giọng dạy là điều khó chấp nhận nhất. Nếu bạn vừa phát hiện sai sót và đang nóng, ghi lại, hẹn nói vào sáng hôm sau.
Câu mở lời theo từng tình huống
Mở lời bằng việc chung, mục tiêu chung, hoặc bằng một câu hỏi, giúp người lớn tuổi nghe được mà không thấy bị chỉ mặt. Một số câu mẫu:
- Cấp dưới lớn tuổi đi trễ nhiều lần: "Chú ơi, con muốn hỏi chú chuyện giờ giấc. Tháng này mình có bốn buổi chú vào sau 8 giờ, ca sáng bị thiếu người mở máy. Có chuyện gì ở nhà làm chú kẹt giờ không ạ?" — nêu sự việc có số, hỏi lý do trước khi kết luận.
- Kỹ thuật viên lâu năm làm tắt quy trình an toàn: "Anh Hùng, em biết anh làm việc này hai chục năm, tay nghề không ai bằng. Nhưng từ khi có đợt kiểm tra, công ty bắt buộc ghi phiếu trước mỗi lần bảo trì máy ép, kể cả người giỏi nhất. Em cần anh làm mẫu cho mấy đứa mới." — công nhận kinh nghiệm thật, đặt quy định ngoài cá nhân, giao vai làm gương.
- Cô ruột làm thu ngân, hay quên xuất hoá đơn: "Cô ơi, con nhờ cô một việc. Tháng sau bên thuế kiểm sổ, con đang rà lại các đơn chưa có hoá đơn. Con thấy có mấy đơn buổi tối, cô xem giúp con mình đặt lại cách làm sao cho cô đỡ phải nhớ không ạ?" — dùng việc chung làm lý do, mời cùng tìm cách.
- Đồng nghiệp đàn anh (không phải cấp dưới) gửi báo cáo sai số liệu: "Anh ơi, em đối chiếu thấy số tháng 8 trong bảng anh gửi lệch với bên kế toán chừng 40 triệu, anh xem giúp em chỗ này có phải em hiểu nhầm không ạ?" — để chỗ cho khả năng mình sai.
Điểm chung: có sự việc cụ thể, không có từ phán xét như "chú lúc nào cũng", "anh cẩu thả", và mời người kia tham gia vào cách sửa.
Những điều nên tránh
Nhắc bằng tuổi. "Chú lớn rồi mà còn…" hay "Anh làm lâu vậy mà còn sai". Cả hai đều biến chuyện công việc thành chuyện tuổi tác, và tuổi tác là thứ người kia không sửa được.
Nhắc qua người khác. Nhờ cấp trên hay một nhân viên khác "nói khéo giùm" làm người lớn tuổi thấy bạn né mặt họ. Nếu bạn là người quản lý trực tiếp, bạn nói.
Nói vòng vo đến mức người kia không hiểu đang bị nhắc. Sợ mất lòng nên nói quá nhẹ, kiểu "dạo này mình cũng nên để ý giờ giấc hơn chút", rồi thấy không có gì thay đổi thì bực. Lời nhắc phải nói rõ việc gì, cần thay đổi thế nào.
Dùng từ chuyên môn mới để tỏ ra hiểu biết. Với người lớn tuổi đã quen cách làm cũ, nói "mình cần tối ưu quy trình theo chuẩn mới" thay vì "mình ghi phiếu trước khi bảo trì" chỉ làm tăng khoảng cách.
Chuẩn bị năm phút trước khi nói
Người trẻ nhắc người lớn tuổi thường hỏng không phải vì nội dung mà vì vào cuộc nói khi chưa nghĩ rõ. Năm phút chuẩn bị theo các bước dưới đây giúp lời nhắc ngắn, đúng và ít gượng:
- Viết ra một câu sự việc có ngày giờ, số liệu: "bốn buổi vào sau 8 giờ trong tháng 10", không phải "hay đi trễ".
- Viết ra một câu tác động lên việc chung: "ca sáng thiếu người mở máy, chuyền chạy trễ hai mươi phút".
- Viết ra điều bạn cần thay đổi, cụ thể tới mức kiểm được: "vào trước 7 giờ 50" thay vì "chú ý giờ giấc hơn".
- Nghĩ trước một hai lý do người kia có thể đưa ra, và điều gì trong đó bạn có thể linh động, điều gì không.
- Chọn câu mở đầu và cách xưng hô, đọc thầm một lần để nghe giọng mình có giống giọng dạy hay không.
Tờ giấy này không mang vào cuộc nói; nó chỉ giúp đầu óc bạn rõ. Khi đã rõ, bạn sẽ nói ít hơn, và với người lớn tuổi, nói ít mà đúng việc là cách thể hiện sự tôn trọng tốt nhất.
Sau lời nhắc: giữ quan hệ và giữ quy định
Người lớn tuổi có thể không đồng ý ngay, có thể kể lại cách làm hồi trước "vẫn ổn mà". Nghe hết, ghi nhận phần đúng trong kinh nghiệm của họ, rồi nhắc lại điều không thay đổi được. Không cần thắng trong cuộc tranh luận; chỉ cần quy định được giữ. "Con hiểu hồi trước làm vậy không sao. Giờ thì mình vẫn phải ghi phiếu chú ạ" là đủ.
Vài ngày sau, nếu người kia đã thay đổi, nói một câu ghi nhận riêng: "Tuần này chú vào đúng giờ hết, ca sáng chạy ngon lắm." Với người lớn tuổi, được người trẻ ghi nhận đúng lúc, không xu nịnh, là điều làm quan hệ tốt lên rõ rệt. Nếu vẫn không thay đổi, lần nhắc thứ hai rõ hơn, và có thể ghi lại theo quy trình nhân sự của nơi làm; các mô hình góp ý có cấu trúc như SBI (tình huống, hành vi, tác động) giúp lời nhắc lần hai cụ thể và công bằng hơn.
Cũng nên lường trước rằng người lớn tuổi có thể kể chuyện này với người khác trong nhóm, đôi khi theo hướng bất lợi cho bạn. Đừng vội thanh minh với cả nhóm. Nếu bạn đã nhắc riêng, đúng sự việc, giữ lễ, thì cách bạn cư xử trong những tuần sau sẽ tự nói thay bạn.
Cuối cùng, hãy hỏi ý kiến người lớn tuổi về những việc họ giỏi. Trưởng nhóm trẻ hay chỉ tìm đến họ khi cần nhắc nhở, nên cuộc nói chuyện nào cũng căng. Khi bạn thường xuyên hỏi "anh nghĩ sao về cách xử lý lô hàng này", thì một lần nhắc nhở sẽ chỉ là một cuộc nói chuyện trong nhiều cuộc, không còn là sự kiện nặng nề.
Câu hỏi thường gặp
Cấp dưới lớn tuổi không nghe, nói "con còn non lắm" thì sao?
Đừng tranh luận về tuổi hay kinh nghiệm. Nhắc lại sự việc và yêu cầu một cách bình thản: "Dạ con còn ít kinh nghiệm thật, nhưng việc ghi phiếu là quy định chung, con phải giữ cho cả nhóm." Nếu vẫn không hợp tác, đưa lên kênh chính thức theo quy trình của nơi làm.
Có nên nhờ sếp cấp trên nói thay không?
Chỉ khi bạn đã nói trực tiếp mà không có kết quả, hoặc vấn đề vượt quyền bạn. Nhờ nói thay ngay từ đầu làm yếu vai trò của bạn với cả người lớn tuổi lẫn phần còn lại của nhóm.
Góp ý người lớn tuổi qua tin nhắn được không?
Không nên với chuyện nhắc nhở hành vi. Tin nhắn mất giọng nói, dễ bị đọc là cộc hay ra lệnh, và người lớn tuổi nhiều khi không quen đọc tin dài. Nói trực tiếp hoặc gọi điện, sau đó nhắn lại nội dung đã thống nhất nếu cần.
Người lớn tuổi là họ hàng trong cửa hàng gia đình thì có nên nói với cha mẹ trước?
Nếu cha mẹ là người có tiếng nói với người họ hàng đó, nói trước để cha mẹ hiểu và không bị bất ngờ là hợp lý. Nhưng lời nhắc vẫn nên do bạn nói, với vai người quản lý cửa hàng, để rõ ràng ai là người điều hành.
Làm sao để không bị coi là hỗn khi góp ý đàn anh?
Giữ xưng hô và tiểu từ lễ phép, nêu sự việc thay vì nhận xét con người, và để chỗ cho khả năng mình hiểu sai bằng câu hỏi. Góp ý riêng, không góp trước người khác. Nội dung rõ ràng không làm bạn hỗn; giọng điệu dạy đời mới làm.