Lãnh đạo không chức danh là khi một người khiến người khác muốn đi theo một hướng, dù người đó không có quyền giao việc, thưởng phạt hay ký duyệt. Ảnh hưởng ấy đến từ ba nguồn không cần chức vụ: chuyên môn mà người khác tin, uy tín cá nhân tích luỹ qua việc giữ lời, và thông tin mà người đó nắm được. Ở hầu hết nơi làm việc đều có những người như vậy: cô kế toán lâu năm mà các phòng đều hỏi ý trước khi làm hồ sơ, anh kỹ thuật viên mà cả ca nghe theo khi máy hỏng.
Bài này giải thích các nguồn ảnh hưởng theo cách phân loại kinh điển của French và Raven, những tình huống người không chức danh hay phải dẫn dắt, cách làm để người khác theo mà không tạo cảm giác tranh vai với sếp, và các rủi ro cần biết. Phần làm việc nhóm từ phía một thành viên bình thường, như chia việc khi có người làm ít, có ở trang khác; ở đây là chuyện chủ động dẫn một việc chung.
Năm nguồn quyền lực và cái nào dùng được khi không có chức danh
Năm 1959, hai nhà tâm lý học xã hội John French và Bertram Raven đề xuất năm nguồn quyền lực trong quan hệ giữa người với người; Raven sau đó bổ sung nguồn thứ sáu là thông tin. Cách phân loại này đến nay vẫn được dùng rộng rãi trong giáo trình quản trị. Bảng dưới xếp chúng theo việc người không có chức danh có dùng được hay không:
| Nguồn | Nghĩa là gì | Không chức danh có dùng được? |
|---|---|---|
| Chính danh | Quyền đến từ vị trí được giao | Không, đây chính là thứ chức danh mang lại |
| Khen thưởng | Có thể cho người khác điều họ muốn | Rất hạn chế: lời cảm ơn công khai, giúp đỡ lại |
| Cưỡng ép | Có thể gây hậu quả xấu cho người khác | Không nên dùng; người không chức danh dùng là thành bắt nạt |
| Chuyên môn | Người khác tin mình biết cách làm | Có, là nguồn mạnh nhất |
| Cảm phục, uy tín cá nhân | Người khác quý, tôn trọng, muốn giống | Có, tích luỹ qua giữ lời và cách cư xử |
| Thông tin | Nắm thông tin người khác cần | Có, nhưng dễ trượt thành giữ tin để làm khó |
Ba nguồn dùng được đều có điểm chung: chúng không thể ra lệnh mà có, chỉ có thể tích luỹ. Đó cũng là lý do người có ảnh hưởng không chức danh thường là người có khí chất: nói được làm được, bình tĩnh, công bằng.
Những tình huống người không chức danh phải dẫn dắt
Dẫn một dự án liên phòng. Bạn được giao điều phối việc chuyển đổi phần mềm bán hàng, phải làm với kho, kế toán, kinh doanh, nhưng không ai trong số họ báo cáo cho bạn. Đây là tình huống phổ biến nhất, và là nơi người trẻ thường được thử sức.
Đề xuất cải tiến từ dưới lên. Bạn thấy quy trình duyệt chi đang làm chậm mọi đơn hàng và muốn đổi. Bạn không có quyền đổi, nhưng có thể làm cho người có quyền thấy rõ vấn đề và có sẵn phương án.
Giữ nhóm bình tĩnh khi sếp vắng. Sự cố xảy ra lúc trưởng ca đi họp, mọi người nhìn nhau. Người đứng ra nói "mình làm thế này trước, rồi báo anh ấy" là đang dẫn dắt, dù chỉ trong một giờ.
Kèm người mới. Không ai giao, nhưng bạn là người ngồi cạnh nhân viên mới và chỉ cho họ cách làm. Sau ba tháng, người đó coi bạn là người hướng dẫn thật sự.
Nhận việc không ai nhận. Việc dọn dữ liệu khách hàng cũ, việc viết lại hướng dẫn sử dụng máy, những việc mọi người đều thấy cần mà không ai làm. Người nhận và làm xong những việc này thường được nghe ý kiến nhiều hơn trong các việc sau.
Cách dẫn một việc chung khi không ai báo cáo cho bạn
Lấy ví dụ chị Trang, chuyên viên ở phòng kinh doanh của một công ty thiết bị y tế ở TP.HCM, được giao điều phối việc chuyển đổi phần mềm quản lý đơn hàng với ba phòng khác. Các bước chị làm áp dụng được cho phần lớn dự án liên phòng:
- Xin người giao việc nói rõ phạm vi và quyền: chị được quyết những gì, việc gì phải trình lên, và nhờ người đó thông báo cho các trưởng phòng liên quan. Một câu giới thiệu từ cấp trên mở cửa nhanh hơn mười cuộc gọi của chị.
- Gặp riêng từng trưởng phòng trước khi họp chung, hỏi phần mềm cũ đang làm khó họ ở đâu, họ lo gì khi đổi. Mục tiêu là hiểu lợi ích của từng bên, không phải thuyết phục ngay.
- Viết một trang tóm tắt: mục tiêu, mốc thời gian, mỗi phòng cần làm gì, ai là đầu mối. Gửi cho tất cả cùng lúc.
- Giữ lời ở những việc nhỏ: hẹn gửi biên bản họp trong ngày thì gửi trong ngày. Uy tín của người không chức danh được xây từ những việc nhỏ này.
- Khi có phòng chậm, nói chuyện riêng với đầu mối trước, hỏi vướng ở đâu. Chỉ báo lên cấp trên khi đã thử gỡ mà không được, và báo kèm phương án chứ không chỉ kể tội.
- Khi xong, ghi nhận công khai phần đóng góp của từng phòng. Người không có quyền khen thưởng vẫn có quyền nói cảm ơn đúng tên, đúng việc.
Điểm mấu chốt ở bước một: dẫn dắt không chức danh không có nghĩa là không cần sự ủy quyền. Nó có nghĩa là bạn làm phần lớn việc thuyết phục bằng chuyên môn và uy tín, còn sự ủy quyền chính thức chỉ là cái nền.
Uy tín không chức danh được xây từ đâu
Chuyên môn mở cửa, nhưng uy tín giữ cửa mở. Một kỹ sư giỏi mà hay hứa rồi quên, hay nói nửa chừng rồi bỏ, sẽ được hỏi ý về kỹ thuật nhưng không được tin để dẫn một việc chung. Uy tín cá nhân ở chỗ làm hình thành từ những hành vi nhỏ lặp lại mà ai cũng quan sát được: hẹn giờ thì đến đúng giờ, nói "để em kiểm lại" thì kiểm lại thật và báo kết quả, nhận phần sai của mình mà không đổ cho hoàn cảnh.
Thêm vào đó là cách người đó cư xử khi không có lợi gì cho mình: giúp một đồng nghiệp phòng khác gỡ lỗi dù không ai yêu cầu, nói đỡ cho người vắng mặt khi bị nhắc tên không công bằng, chia sẻ tài liệu mình làm ra thay vì giữ làm vốn riêng. Những hành vi ấy không tạo ra kết quả ngay, nhưng sau một hai năm, chúng là lý do người khác sẵn lòng làm theo đề xuất của bạn mà không cần ai ra lệnh.
Một nguồn uy tín hay bị bỏ qua là cách xử lý khi mình sai. Người không chức danh mà nhận lỗi nhanh, sửa gọn và không đổ cho ai thường được tin hơn người hiếm khi sai nhưng khi sai thì loay hoay biện minh. Đồng nghiệp sẵn lòng theo một người họ biết sẽ nói thật, kể cả khi sự thật bất lợi cho chính người đó.
Điều ngược lại cũng đúng: uy tín mất nhanh hơn nhiều so với lúc xây. Một lần nhận công của người khác, một lần nói sau lưng bị lộ, có thể xoá công sức nhiều tháng. Người muốn dẫn dắt mà không có chức danh vì thế cần giữ mình kỹ hơn cả người có chức, vì ngoài uy tín ra họ không có gì khác để dựa vào.
Ranh giới: dẫn dắt mà không tranh vai sếp
Người có ảnh hưởng không chức danh dễ rơi vào thế khó với sếp trực tiếp. Sếp có thể thấy bị đe doạ khi nhóm hay hỏi ý người khác; đồng nghiệp có thể thấy người đó đang "làm màu" để được đề bạt. Những lo ngại ấy không vô lý, và người dẫn không chức danh có khí chất là người hiểu điều đó.
Một vài nguyên tắc giữ ranh giới: báo trước với sếp những gì mình định làm, nhất là việc liên quan tới người khác trong nhóm; không bao giờ ra quyết định thay sếp ở những việc thuộc quyền sếp, kể cả khi sếp vắng, mà chỉ xử lý tạm và báo lại; khi được đồng nghiệp hỏi ý về việc của sếp, trả lời bằng chuyên môn và gợi ý họ hỏi lại sếp; và đặc biệt không nói xấu sếp để kéo người khác về phía mình.
Ở nhiều công sở Việt Nam, nơi thứ bậc được coi trọng, cách xưng hô và cách nói cũng quan trọng. Một chuyên viên trẻ điều phối dự án với các trưởng phòng lớn tuổi nên dùng giọng của người nhờ và người tổng hợp, không phải giọng giao việc: "Em tổng hợp lịch của các phòng, anh chị xem giúp em phần của phòng mình có kịp mốc này không" dễ nghe hơn nhiều so với "các phòng gửi số liệu trước thứ Sáu".
Rủi ro cần biết khi dẫn mà không có chức danh
Bị giao thêm việc mà không thêm quyền. Người nhận việc không ai nhận rất dễ bị biến thành người làm mọi việc lặt vặt. Sau vài tháng, nên nói chuyện với sếp về việc ghi nhận vai trò này, hoặc nói rõ những việc mình sẽ không nhận thêm.
Ôm trách nhiệm khi việc hỏng. Khi dự án liên phòng trễ, người điều phối không chức danh thường bị hỏi trước. Giữ biên bản, giữ các tin nhắn xác nhận mốc, và báo lên sớm khi có dấu hiệu trễ để trách nhiệm được chia đúng.
Kiệt sức vì muốn làm vừa lòng mọi người. Không có quyền quyết nên người dẫn không chức danh hay cố thoả hiệp với mọi bên. Có những lúc phải nói thẳng rằng hai yêu cầu không thể cùng đáp ứng, và đưa lên người có quyền chốt.
Ảnh hưởng ngầm thành phe nhóm. Người được nhiều người nghe theo mà không có trách nhiệm chính thức có thể vô tình tạo ra một nhóm riêng. Chia sẻ thông tin công khai, mời cả người không thân vào việc, là cách giữ ảnh hưởng của mình minh bạch.
Câu hỏi thường gặp
Lãnh đạo không chức danh có giúp được thăng tiến không?
Thường có, vì người ra quyết định đề bạt muốn thấy bằng chứng rằng bạn dẫn được người khác trước khi giao chức. Nhưng đừng làm chỉ vì mục đích đó; người khác nhận ra rất nhanh khi ai đó dẫn dắt để được nhìn thấy chứ không phải để việc chung chạy. Chuyện lộ trình thăng tiến có ở trang về sự nghiệp.
Người hướng nội có làm lãnh đạo không chức danh được không?
Được, và nhiều khi làm tốt, vì nguồn ảnh hưởng chính ở đây là chuyên môn và uy tín, không phải nói hay. Người hướng nội thường chuẩn bị kỹ, lắng nghe nhiều, và giữ lời, những thứ xây uy tín bền. Họ chỉ cần tập chủ động nói ra ý mình ở những lúc cần thiết.
Sếp không thích nhân viên chủ động dẫn dắt thì sao?
Hỏi thẳng sếp mong muốn mình chủ động tới đâu, và bắt đầu bằng những việc sếp không có thời gian làm. Báo trước, báo sau, và để công lao thuộc về nhóm của sếp. Nếu sau nhiều lần vẫn bị chặn mọi sáng kiến, đó là thông tin quan trọng về môi trường làm việc, không hẳn là lỗi của bạn.
Có nên nhận điều phối dự án liên phòng khi chưa có kinh nghiệm?
Nên, nếu được giao rõ phạm vi và có người cấp trên đứng sau. Đây là cách học dẫn dắt ít rủi ro nhất, vì bạn học được cách thuyết phục mà không có quyền ra lệnh. Hãy xin trước một người để hỏi ý khi vướng, và đặt mốc kiểm tra định kỳ với người giao việc.
Làm sao biết mình đang có ảnh hưởng thật hay chỉ được nể?
Để ý khi bạn vắng mặt: người khác có còn làm theo những gì đã thống nhất không, có tìm bạn để hỏi ý trước những việc quan trọng không. Ảnh hưởng thật thể hiện ở việc người khác chủ động tìm đến, chứ không ở việc họ đồng ý khi bạn có mặt.