Một bữa ăn công việc với đối tác đúng phép gồm: người mời là người trả tiền, hỏi trước khách có kiêng gì, gọi món vừa đủ để không thừa quá nhiều, nói chuyện nhẹ trong nửa đầu bữa và chỉ chuyển sang công việc khi món chính đã xong hoặc khi khách gợi chuyện trước, kết thúc đúng giờ khách cần về. Rượu bia không phải phần bắt buộc, và người lịch sự không ép ai uống.
Bữa ăn khác buổi họp ở chỗ người ta được nhìn nhau ở trạng thái thoải mái hơn: cách bạn đối xử với người phục vụ, cách gắp thức ăn, cách nghe chuyện ngoài lề. Nhiều quyết định hợp tác không được đưa ra trên bàn ăn, nhưng ấn tượng về việc "người này làm việc cùng có dễ chịu không" thì được hình thành ở đó. Bài này không bàn chuyện chọn nhà hàng hay xuất hoá đơn, mà nói về cách cư xử từ lúc mời đến lúc chia tay.
Lời mời: ai mời, mời thế nào
Người mời là người trả. Đây là quy ước gần như phổ biến trong làm ăn. Khi bạn nói "em mời anh chị dùng bữa", bạn đã nhận phần trả tiền. Nếu muốn chia đôi, phải nói rõ từ lúc hẹn; giành trả khi hoá đơn đã mang ra khiến người mời mất mặt.
Mời sớm và cụ thể. Lời mời nên có ngày giờ, địa điểm dự kiến, số người, và mục đích nếu có. "Hôm nào rảnh mình đi ăn nhé" là câu xã giao, không phải lời mời. Với bữa trưa, mời trước vài ngày; với bữa tối trang trọng, mời trước một tuần.
Hỏi kiêng khem ngay khi mời. Một câu hỏi đơn giản như "Anh chị có kiêng món gì hay đang ăn chay không ạ?" tránh được rất nhiều tình huống khó xử. Có người ăn chay theo ngày rằm, có người dị ứng hải sản, có người kiêng thịt bò; đối tác nước ngoài có thể có quy định ăn uống theo đức tin.
Hỏi khách về thời gian. Bữa trưa công việc thường gói trong khoảng một giờ đến một giờ rưỡi. Hỏi khách có lịch gì buổi chiều để chủ động giữ nhịp. Bữa tối không cần gấp, nhưng cũng không nên kéo dài quá khuya khi hôm sau là ngày làm việc.
Gọi món: vai của chủ và của khách
Gọi món là lúc chủ thể hiện sự chu đáo, và cũng là lúc khách thể hiện sự tế nhị. Bảng dưới là cách chia vai phổ biến:
| Việc | Chủ tiệc nên | Khách nên |
|---|---|---|
| Chọn món | Gọi trước vài món chính dựa trên thông tin kiêng khem, rồi mời khách chọn thêm | Chọn một món ở mức giá trung bình, không gọi món đắt nhất |
| Số lượng | Đủ cho mọi người no và có thể dư một ít, không gọi quá nhiều để phô trương | Không gọi thêm món khi bàn đã đủ, trừ khi chủ mời |
| Đồ uống | Mời khách chọn, có sẵn nước lọc, trà, nước ngọt bên cạnh rượu bia | Chọn đồ uống mình quen, không cần theo chủ |
| Đặc sản địa phương | Giới thiệu ngắn gọn món đặc trưng nếu khách từ nơi khác đến | Thử ít nhất một miếng nếu không bị kiêng, khen cụ thể |
| Món ăn nhiều xương, khó ăn | Tránh khi tiếp khách lần đầu hoặc khách mặc trang phục trang trọng | Không ngại từ chối nếu thấy khó ăn |
Với bàn tròn, chủ tiệc nên gắp mời khách miếng đầu tiên của món chính, dùng đũa chung hoặc muỗng chung. Sau lần mời đầu, để khách tự nhiên. Gắp liên tục vào bát khách là thói quen thân tình trong gia đình nhưng trong bữa ăn công việc có thể khiến khách ngại vì không ăn hết.
Nói chuyện gì trong nửa đầu bữa ăn
Nửa đầu bữa ăn là thời gian để hai bên biết nhau như những con người, không chỉ như đối tác. Các chủ đề an toàn gồm chuyến đi của khách, món ăn trên bàn, thành phố nơi đang ngồi, sở thích chung như thể thao, du lịch, sách, chuyện con cái học hành nếu đối phương chủ động nhắc. Chủ đề nên tránh gồm chính trị, thu nhập, chuyện tình cảm riêng tư, ngoại hình của người khác, và những lời phàn nàn về đối tác hoặc đối thủ khác.
Người chủ tiệc có trách nhiệm giữ cho cả bàn cùng tham gia. Nếu một người im lặng lâu, hỏi họ một câu mở về chuyện họ quan tâm. Nếu một người trong đoàn mình nói quá nhiều, nhẹ nhàng chuyển lượt bằng một câu hỏi cho khách. Người có khí chất trên bàn ăn thường không phải người kể chuyện hay nhất, mà là người khiến người khác thấy chuyện của họ được lắng nghe.
Cách đối xử với người phục vụ được nhiều người quan sát hơn bạn nghĩ. Nói cảm ơn khi được dọn món, gọi bằng giọng bình thường, không búng tay hay vẫy gọi lớn. Nếu món ra chậm hoặc sai, chủ tiệc xử lý nhỏ nhẹ, không biến sự cố thành màn trình diễn quyền lực trước mặt khách.
Lúc nào chuyển sang công việc
Chờ món chính qua. Ở Việt Nam, thông lệ là ăn uống và trò chuyện trước, việc sau. Bàn việc ngay khi vừa ngồi xuống khiến bữa ăn giống một cuộc họp có kèm thức ăn, và khách khó ăn uống thoải mái.
Để khách mở lời nếu có thể. Nếu bạn là chủ và cần nói chuyện công việc, có thể mở bằng một câu nhẹ như "Nhân tiện hôm nay gặp anh chị, em muốn hỏi thêm về kế hoạch quý tới". Nếu khách đã gợi chuyện trước, bạn chỉ việc theo.
Không trải tài liệu trên bàn ăn. Bàn ăn không phải bàn làm việc. Ý chính nên nói gọn, chi tiết hẹn gửi qua thư sau bữa ăn. Nếu cần xem số liệu, mở trên điện thoại một phút rồi cất đi.
Không chốt điều khoản lớn khi đã có men. Nếu bàn có rượu bia, tránh thoả thuận về giá, thời hạn hay cam kết lớn. Một lời hứa trên bàn nhậu dễ trở thành điều khó giữ khi tỉnh táo, và người có kinh nghiệm thường không tin những lời hứa ấy.
Rượu bia trên bàn ăn công việc
Rượu bia có mặt trong nhiều bữa tiếp khách, nhưng không bữa ăn công việc nào bắt buộc phải có. Chủ tiệc nên chuẩn bị sẵn các lựa chọn không cồn và mời chúng một cách bình đẳng, không coi người không uống là khách hạng hai. Trong bữa ăn, không ép uống, không thách uống, không đếm ly của người khác.
Người không uống có thể từ chối bằng câu ngắn gọn, không cần lý do dài: "Dạ hôm nay em xin phép dùng trà ạ". Khi mọi người nâng ly, vẫn nâng ly trà hoặc nước của mình cùng mọi người. Nếu bị mời nhiều lần, giữ đúng một câu từ chối, giọng vui vẻ và nhất quán. Người nài ép thường dừng lại sau lần thứ ba khi thấy câu trả lời không đổi.
Ai đã uống rượu bia, dù chỉ một ly, không tự lái xe về. Chủ tiệc chu đáo sẽ hỏi trước khách đi bằng gì và chuẩn bị phương án gọi xe. Đây là việc của người mời, không phải việc riêng của khách.
Phép ăn uống nhỏ mà người ngồi cùng để ý
Bữa ăn công việc không đòi hỏi nghi thức cầu kỳ, nhưng có vài thói quen nhỏ người ngồi cùng bàn nhận ra ngay. Chờ chủ tiệc hoặc người lớn tuổi nhất cầm đũa trước rồi mới ăn; trong bữa ăn kiểu Việt, câu mời "con mời bác, em mời anh chị" trước khi ăn vẫn được nhiều người coi trọng, nhất là khi trong bàn có người lớn tuổi. Dùng đũa chung, muỗng chung khi lấy thức ăn từ đĩa giữa; không lật tìm miếng ngon trong đĩa chung.
Ăn chậm vừa phải theo nhịp của cả bàn. Người ăn xong quá sớm sẽ ngồi không, người ăn quá chậm làm cả bàn phải chờ dọn món. Nói chuyện khi miệng không có thức ăn, đặt đũa xuống khi đang kể chuyện dài. Điện thoại úp xuống hoặc để trong túi; nếu buộc phải nghe máy, xin phép rồi ra ngoài, nói ngắn gọn.
Với món khó ăn như cua, ghẹ, cá nhiều xương, chủ tiệc nên chuẩn bị khăn, dụng cụ, hoặc nhờ nhà hàng làm sẵn. Khách mặc áo sáng màu, áo vest thì gần như không muốn phải bóc cua trước mặt đối tác. Ăn uống ngon miệng là tốt, nhưng mục tiêu của bữa ăn là để người ta thoải mái nói chuyện, không phải để thử thách khéo tay.
Nếu bạn là khách và có món không ăn được, chỉ cần không gắp, không cần giải thích. Nếu chủ gắp vào bát, có thể ăn một ít hoặc để lại một bên mà không bình luận; nhắc thẳng "em không ăn món này" khi chủ vừa gắp dễ làm chủ ngượng.
Kết thúc bữa ăn và sau đó
Kết thúc gọn gàng giúp bữa ăn để lại cảm giác tốt. Những việc cần làm:
- Thanh toán kín đáo. Chủ tiệc có thể ra quầy thanh toán trong lúc dùng tráng miệng, hoặc dặn trước nhà hàng để hoá đơn không được đưa ra giữa bàn.
- Để ý giờ của khách. Khi khách có dấu hiệu cần đi, người chủ chủ động kết thúc bằng một lời cảm ơn, không để khách phải tự xin phép.
- Tiễn khách ra xe. Như khi tiếp ở văn phòng, đưa khách ra tận cửa hoặc chỗ gửi xe, chờ khách đi rồi mới quay lại.
- Nhắn cảm ơn trong ngày. Cả chủ và khách đều nên nhắn một câu cảm ơn ngắn vào buổi tối hoặc sáng hôm sau. Nếu trên bàn đã hứa gửi tài liệu hay giới thiệu ai, làm ngay trong ngày hôm sau.
- Đáp lễ đúng lúc. Khách được mời một lần thường nên tìm dịp mời lại trong vài tháng, không cần ngay tuần sau. Mời lại ngay lập tức đôi khi bị hiểu là muốn "trả nợ" cho xong.
Một bữa ăn công việc tốt hiếm khi được nhớ vì món ăn. Người ta nhớ cảm giác được chăm sóc mà không bị gò bó, được nói chuyện mà không bị ép, và được về đúng giờ mình cần về.
Câu hỏi thường gặp
Khách có nên giành trả tiền khi được mời không?
Không nên. Ngỏ ý một lần cho phải phép là đủ, chủ tiệc từ chối thì cảm ơn và để chủ trả. Giành trả quyết liệt khiến người mời thấy lời mời của họ không được đón nhận. Muốn đáp lễ, hãy mời lại vào dịp khác.
Ăn chay thì đi bữa công việc thế nào cho đỡ phiền chủ?
Báo trước khi chủ hỏi kiêng khem, nói ngắn gọn mức độ ăn chay của mình. Đến bàn, ăn những món phù hợp, không bình luận về món của người khác. Nếu chủ chưa kịp chuẩn bị, một hai món rau và cơm là đủ, không cần chủ đổi cả thực đơn.
Mời đối tác ăn trưa hay ăn tối thì tốt hơn?
Bữa trưa hợp với buổi gặp làm quen hoặc bàn việc cụ thể, gọn trong một giờ. Bữa tối hợp với dịp cảm ơn, kỷ niệm, tiếp đoàn từ xa đến. Với người có gia đình, mời bữa tối nhiều lần có thể làm phiền thời gian riêng của họ.
Có nên mời cả vợ hoặc chồng của đối tác không?
Chỉ khi bữa ăn mang tính giao lưu, không bàn việc, và hai bên đã có quan hệ đủ lâu. Nếu mời, mời rõ ràng từ đầu và chủ tiệc cũng đi cùng người nhà để cân bằng. Bữa ăn có bàn việc thì nên giữ trong phạm vi công việc.
Làm gì nếu đối tác say và nói những điều không nên nói?
Không nối tiếp câu chuyện, chuyển sang chủ đề khác nhẹ nhàng, mời thêm nước lọc và đồ ăn. Không ghi nhận những gì người say hứa hẹn như một cam kết. Sắp xếp xe đưa họ về an toàn và không nhắc lại chuyện đó sau này.
Bữa ăn công việc có nên chụp ảnh đăng mạng xã hội không?
Nên hỏi ý mọi người trước khi chụp và trước khi đăng. Nhiều đối tác không muốn việc gặp gỡ của họ bị công khai vì lý do kinh doanh. Ảnh món ăn không có người thì ít rủi ro hơn ảnh có mặt đối tác.