Khi bị ép trên bàn thương lượng, bằng hạn chót gấp, giọng to tiếng, hay câu "chốt ngay hôm nay không thì thôi", cách giữ mình gồm bốn bước: nhận ra cơ thể đang căng và thở chậm lại, mua thời gian bằng một câu ngắn, gọi tên tình huống một cách bình thản, và không đưa ra quyết định quan trọng trong lúc đang bị áp lực. Người vững không phải người không thấy áp lực, mà là người không để áp lực quyết thay mình.
Bài này không liệt kê các chiến thuật cứng và cách hoá giải theo kiểu kỹ thuật; phần đó có nhiều tài liệu chuyên sâu. Ở đây tập trung vào phía bên trong của người đang bị ép: điều gì xảy ra trong đầu và trong cơ thể, và những hành vi cụ thể giúp bạn giữ được phong thái, giữ được lập trường, mà không phải đáp lại bằng sự gay gắt.
Các kiểu ép hay gặp và cảm giác chúng tạo ra
Nhận ra mình đang bị ép kiểu gì là bước đầu để không bị cuốn theo. Bảng dưới gom các kiểu thường gặp ở các buổi thương lượng công việc:
| Kiểu ép | Ví dụ câu nói | Cảm giác thường thấy |
|---|---|---|
| Hạn chót gấp | "Giá này chỉ giữ đến năm giờ chiều nay" | Sợ mất cơ hội, muốn quyết vội |
| To tiếng, tỏ ra giận | "Thế thì làm ăn gì nữa!" | Muốn xoa dịu bằng cách nhượng, hoặc muốn đáp trả |
| So sánh với người khác | "Bên kia chào thấp hơn nhiều" | Mất tự tin vào giá của mình |
| Im lặng kéo dài sau đề nghị của bạn | (không nói gì, nhìn chằm chằm) | Bứt rứt, muốn tự hạ đề nghị |
| Đưa thêm yêu cầu phút chót | "À, còn phần vận chuyển bên em lo luôn nhé" | Ngại phá thoả thuận gần xong |
| Ép bằng quan hệ | "Mình quen nhau lâu rồi, em giúp anh lần này" | Ngại mất lòng, thấy mình nhỏ nhen nếu từ chối |
Không phải mọi câu trong bảng đều là chiêu cố ý; có khi hạn chót là thật, có khi người kia giận thật. Nhưng dù cố ý hay không, cách bạn giữ mình là như nhau: không để cảm giác trong cột thứ ba quyết định thay cho bạn.
Điều gì xảy ra khi bị ép
Khi bị đặt vào thế gấp hoặc bị lên giọng, cơ thể phản ứng như trước một mối đe doạ: tim đập nhanh hơn, hơi thở ngắn lại, cơ vai và hàm căng lên. Trong trạng thái đó, người ta có xu hướng chọn phương án nhanh nhất để thoát khỏi sự khó chịu: hoặc đồng ý cho xong, hoặc đáp trả cho hả. Cả hai đều ít khi là lựa chọn tốt nhất cho thương vụ.
Theo mô hình thẩm định căng thẳng của Lazarus và Folkman, mức căng thẳng phụ thuộc nhiều vào cách người ta đánh giá tình huống: đây có phải mối đe doạ thật không, và mình có đủ nguồn lực để đối phó không. Người đã chuẩn bị phương án thay thế, đã biết giới hạn của mình, sẽ đánh giá câu "chốt ngay không thì thôi" khác hẳn người chưa chuẩn bị gì. Đó là lý do sự chuẩn bị trước buổi gặp quan trọng với cảm xúc trong buổi gặp.
Biết điều này giúp bạn bớt tự trách khi thấy mình căng. Căng là phản ứng bình thường. Điều bạn kiểm soát được là bước tiếp theo.
Bốn bước giữ mình ngay trên bàn
Khi nhận ra mình đang bị ép, bốn bước sau diễn ra trong vòng một phút:
- Nhận ra và thở: để ý vai, hàm, hơi thở. Thở ra chậm và dài hơn hít vào, hai ba lần. Đặt hai tay lên bàn hoặc lên đùi thay vì nắm chặt bút.
- Mua thời gian: một câu ngắn như "Em cần xem lại con số này" hoặc "Cho em vài phút để cân nhắc". Bạn không nợ bên kia câu trả lời ngay lập tức.
- Gọi tên tình huống, bình thản: "Em hiểu là anh cần câu trả lời trước năm giờ. Với quyết định cỡ này, bên em cần đến sáng mai." Gọi tên giúp đưa áp lực ra giữa bàn để hai bên cùng nhìn, thay vì để nó đè lên riêng bạn.
- Quay lại kế hoạch: nhìn lại ba mức mục tiêu và phương án thay thế đã chuẩn bị. Đề nghị đang có nằm ở đâu so với điểm dừng của bạn?
Bốn bước này không đòi hỏi bạn phải giỏi ăn nói. Chúng chỉ cần bạn biết trước mình sẽ làm gì khi bị ép, để lúc bị ép không phải nghĩ.
Ứng xử với từng kiểu ép
Với hạn chót gấp. Hỏi lý do của hạn chót: "Vì sao bên anh cần chốt trước năm giờ?" Nếu lý do thật, tìm cách đáp ứng trong phạm vi an toàn, ví dụ chốt phần đã rõ, để phần chưa rõ sang hôm sau. Nếu không có lý do rõ, nói bình thản rằng bạn cần thêm thời gian và chấp nhận rủi ro bỏ lỡ.
Với người to tiếng. Không lên giọng theo, không cười cho qua, không vội xin lỗi về điều bạn không làm sai. Chờ họ nói xong, nhắc lại điều họ đang lo bằng giọng bình thường, rồi đề nghị nghỉ vài phút nếu cần. Phần lớn người to tiếng dịu lại khi thấy bên kia không bị kích động.
Với so sánh giá. Đề nghị xem điều kiện cụ thể của báo giá kia: chất lượng, thời gian giao, bảo hành có giống không. Nếu giống thật và thấp hơn, đó là thông tin để bạn cân nhắc; nếu khác, chỉ ra chỗ khác một cách bình thản.
Với yêu cầu phút chót. Coi nó là một điều khoản mới, cần trao đổi như mọi điều khoản: "Phần vận chuyển chưa có trong những gì mình đã bàn. Nếu bên em lo phần này, mình cần tính lại đơn giá." Không để cảm giác "gần xong rồi" khiến bạn cho đi miễn phí.
Với ép bằng quan hệ. Ghi nhận quan hệ, tách nó khỏi điều khoản: "Em rất quý quan hệ với anh, và vì thế em muốn mức này bền cho cả hai bên." Giúp đỡ một người quen có thể là lựa chọn của bạn, nhưng nên là lựa chọn tỉnh táo, không phải do ngại.
Chuẩn bị trước để bớt bị ép
Phần lớn sức nặng của áp lực trên bàn đến từ việc bạn chưa nghĩ trước. Trước buổi thương lượng có khả năng căng, dành mười phút tự hỏi: bên kia có thể ép mình bằng cách nào? Họ có hay đưa hạn chót không, người dẫn của họ có nóng tính không, họ có quen dùng quan hệ cá nhân không? Hỏi người đã làm việc với họ nếu có thể.
Với mỗi kiểu ép dự đoán được, chuẩn bị sẵn một câu đáp. Viết ra, đọc thành tiếng vài lần. Câu đã tập trước sẽ bật ra tự nhiên khi bạn căng, còn câu chưa tập thì thường bị thay bằng phản xạ cũ: đồng ý cho xong hoặc cãi lại. Ví dụ: "Em cần đến sáng mai để trả lời phần này", "Em hiểu anh đang bực, mình nghỉ năm phút rồi nói tiếp nhé", "Phần này chưa có trong những gì mình đã bàn".
Thống nhất trước với cấp trên mức bạn được quyết. Khi biết rõ quyền hạn của mình, bạn có một câu trả lời thật và hợp lý cho mọi yêu cầu vượt mức: "Mức này vượt thẩm quyền của em, em cần báo lại." Đây không phải là né tránh, mà là cách làm việc bình thường của tổ chức, và nó lấy đi rất nhiều áp lực khỏi vai bạn.
Cuối cùng, ngủ đủ và ăn uống đàng hoàng trước buổi gặp quan trọng. Người mệt và đói chịu áp lực kém hơn rõ rệt, điều mà ai từng ngồi họp đến ba giờ chiều chưa ăn trưa đều biết.
Đừng quyết dưới áp lực
Nguyên tắc quan trọng nhất của bài này: không đưa ra quyết định quan trọng khi đang bị ép, trừ khi quyết định đó đã nằm trong kế hoạch chuẩn bị từ trước. Nếu đề nghị đang có nằm trong vùng chấp nhận được mà bạn đã tính, bạn có thể đồng ý ngay mà không lo. Nếu nó nằm ngoài, hoặc là điều chưa tính tới, xin thời gian.
Sợ mất cơ hội là cảm giác mạnh nhất khi bị ép bằng hạn chót. Nhưng hãy tự hỏi: nếu mất thương vụ này, phương án thay thế của mình là gì, và nó tệ đến đâu? Nếu câu trả lời là "cũng không tệ lắm", áp lực mất đi phần lớn sức nặng. Nếu câu trả lời là "rất tệ", đó là tín hiệu bạn cần chuẩn bị phương án thay thế tốt hơn cho những lần sau, chứ không phải lý do để ký một điều khoản bất lợi.
Một số quyết định có hạn chót thật và bạn buộc phải chọn ngay. Khi đó, chọn dựa trên những gì đã chuẩn bị, chấp nhận rằng mình không có thông tin hoàn hảo, và ghi lại lý do chọn để sau này nhìn lại.
Sau buổi gặp căng thẳng
Áp lực không biến mất ngay khi bước ra khỏi phòng. Vài việc nên làm sau một buổi thương lượng căng:
- Đi bộ vài phút hoặc uống nước trước khi trả lời bất kỳ tin nhắn nào liên quan. Tin nhắn gửi trong lúc còn bực thường phải xin lỗi sau.
- Ghi lại sự việc: ai nói gì, lúc nào bạn thấy bị ép, bạn đã phản ứng thế nào. Ghi lại khi còn nhớ rõ.
- Nói chuyện với người tin cậy: đồng nghiệp, cấp trên. Kể lại giúp bạn nhìn sự việc khách quan hơn, và đôi khi họ thấy một cách gỡ bạn chưa nghĩ ra.
- Không mang cơn bực về cho người khác: nhân viên, gia đình. Nhận ra khi mình đang trút cảm xúc lên người không liên quan.
Nếu những buổi làm việc căng thẳng xảy ra thường xuyên và bạn thấy mất ngủ, hồi hộp kéo dài, hay khó tập trung nhiều ngày sau đó, nên nói chuyện với một chuyên gia sức khoẻ tâm thần. Đó là một cách chăm sóc năng lực làm việc của chính mình, không phải dấu hiệu yếu đuối.
Câu hỏi thường gặp
Nếu mình thật sự cần thương vụ này thì có nên chấp nhận bị ép không?
Cần thương vụ không có nghĩa là phải nhận mọi điều kiện. Hãy xác định trước mức thấp nhất có thể chấp nhận để vẫn có lợi, và giữ mức đó. Một thương vụ bất lợi có thể gây hại lâu dài hơn việc mất nó, nhất là khi nó trở thành tiền lệ cho các lần sau.
Làm sao biết bên kia đang ép thật hay chỉ là chiến thuật?
Thường không biết chắc được, và cũng không cần. Cách ứng xử là như nhau: hỏi lý do, kiểm tra bằng thông tin, không quyết dưới áp lực. Nếu là thật, bạn sẽ tìm được cách đáp ứng; nếu là chiến thuật, nó sẽ mất tác dụng khi bạn không phản ứng như họ mong.
Có nên đáp lại bằng cách ép ngược lại không?
Thường là không. Ép ngược đẩy cuộc thương lượng thành cuộc so sức, và làm hỏng quan hệ. Giữ bình tĩnh, nói rõ giới hạn và lý do của mình có sức nặng hơn. Bên kia sẽ nhận ra cách ép không có tác dụng với bạn.
Người hay lo lắng có phù hợp làm việc thương lượng không?
Có. Người hay lo thường chuẩn bị kỹ, đoán trước rủi ro và nghe kỹ, những điểm mạnh thật sự trong thương lượng. Điều cần rèn là cách giữ mình khi bị ép, bằng chuẩn bị, bằng những câu mua thời gian đã tập trước, và bằng việc tập trải nghiệm những buổi thương lượng nhỏ.
Có nên báo cáo với cấp trên khi bị đối tác ép quá mức không?
Nên, đặc biệt khi bị ép có dấu hiệu thiếu tôn trọng, đe doạ, hoặc yêu cầu những điều trái quy định. Báo cáo kèm sự việc cụ thể, không chỉ cảm nhận. Cấp trên cần biết để quyết định có tiếp tục làm việc với đối tác đó hay cần đổi cách tiếp cận.