Trình bày trong họp trực tuyến khó hơn trình bày trực tiếp ở một điểm: bạn mất gần hết tín hiệu phản hồi từ người nghe, nên phải tự tạo ra những điểm dừng để biết họ còn theo kịp hay không. Cách làm là chia nội dung thành những đoạn ngắn vài phút, sau mỗi đoạn hỏi đích danh một người, nhìn vào ống kính khi nói câu quan trọng, và nói chậm hơn bình thường một chút vì âm thanh qua mạng hay bị nuốt chữ.
Thiết bị, đường truyền, quy tắc chung của một buổi họp video đã có nhiều hướng dẫn. Bài này chỉ bàn phần người đứng ra nói: khi bạn phải trình bày một kế hoạch, một báo cáo hay một đề xuất trước mười, hai mươi người mà phần lớn tắt camera. Bạn sẽ thấy vì sao cảm giác nói vào khoảng trống làm người trình bày mất tự tin, cách dựng nhịp, cách hỏi đáp, và cách xử lý sự cố mà vẫn giữ phong thái.
Vì sao nói trước màn hình làm người trình bày chao đảo
Khi nói trực tiếp, người trình bày liên tục nhận tín hiệu nhỏ: một cái gật đầu, ánh mắt chú ý, tiếng ghế dịch, một người cau mày. Những tín hiệu ấy giúp bạn điều chỉnh tốc độ, giải thích thêm chỗ khó, rút ngắn chỗ người nghe đã hiểu. Trong họp trực tuyến, phần lớn tín hiệu ấy biến mất. Còn lại là những ô đen có tên, hoặc những gương mặt nhỏ bị nén hình, trễ nửa giây.
Không có phản hồi, người nói có hai phản ứng thường gặp. Một là nói nhanh dần, như muốn xong sớm, vì sự im lặng tạo cảm giác người nghe đang chán. Hai là nói dài dần, thêm giải thích, nhắc lại, vì không biết người nghe đã hiểu chưa. Cả hai đều làm bài trình bày kém đi, và cả hai đều đến từ việc thiếu tín hiệu, không phải từ việc bạn nói kém.
Hiểu điều này giúp bạn bớt tự trách. Sự im lặng trong họp trực tuyến phần lớn là im lặng kỹ thuật: micro tắt theo quy ước, người nghe đang ghi chép, camera tắt vì mạng yếu. Nó không có nghĩa là bài nói đang thất bại. Việc của bạn là chủ động tạo lại phản hồi thay vì đoán.
Chia nội dung thành những đoạn ngắn có điểm dừng
Đoạn không quá năm phút. Sức chú ý trước màn hình ngắn hơn trong phòng họp, vì người nghe có cả máy tính trước mặt với thư, tin nhắn, cửa sổ khác. Mỗi đoạn trình bày nên kết thúc trong khoảng ba đến năm phút, rồi có một điểm dừng.
Mỗi đoạn mở bằng một câu định hướng. "Phần thứ hai, em nói về chi phí, khoảng bốn phút." Câu ấy giúp người vừa lơ đãng quay lại đúng chỗ, và cho cả nhóm biết bài nói đang ở đâu.
Điểm dừng là một câu hỏi đích danh. Thay vì "Mọi người có câu hỏi gì không?", câu thường chỉ nhận về im lặng, hãy hỏi "Anh Khoa, phần chi phí vận chuyển có khớp với số bên anh không?". Câu hỏi đích danh cho bạn một phản hồi thật và đánh thức cả nhóm.
Báo trước sẽ hỏi. Ở đầu buổi, nói rõ "sau mỗi phần em sẽ hỏi vài anh chị một câu ngắn". Người nghe biết mình có thể được gọi nên chú ý hơn, và không bị bất ngờ khi được hỏi.
Tóm một câu khi chuyển phần. Trước khi sang đoạn mới, gói lại phần vừa nói trong một câu. Người nghe trực tuyến hay bỏ lỡ vài chục giây vì mạng hoặc vì ai đó gọi; câu gói ý giúp họ không mất mạch.
Nhìn vào ống kính, không nhìn vào gương mặt trên màn hình
Khi nói, người ta tự nhiên nhìn vào gương mặt người nghe trên màn hình. Nhưng camera thường nằm ở mép trên máy, nên với người nghe, bạn đang nhìn xuống, như đang đọc gì đó hoặc tránh ánh mắt. Muốn người nghe có cảm giác bạn đang nói với họ, bạn phải nhìn vào ống kính, nơi không có gương mặt nào.
Không ai nhìn ống kính suốt buổi được, và cũng không cần. Một cách làm thực tế là nhìn vào ống kính ở những câu quan trọng nhất: câu mở, câu kết luận của mỗi phần, câu đề nghị cần người nghe quyết. Phần còn lại có thể nhìn tài liệu hoặc màn hình. Đặt cửa sổ có gương mặt người nghe sát ngay dưới camera cũng giúp ánh mắt bạn lệch ít hơn.
Tư thế cũng quan trọng hơn bạn nghĩ. Ngồi thẳng, hơi nghiêng về phía trước, khoảng cách từ mắt tới camera chừng một cánh tay. Ngồi quá gần thì gương mặt chiếm hết khung hình và mọi cử động đều to; ngồi ngả ra sau thì trông thiếu tập trung. Nếu bài trình bày quan trọng, nhiều người chọn đứng, máy tính kê cao ngang mắt; đứng giúp giọng nói khoẻ và tự nhiên hơn.
Những điều chỉnh khi chuyển từ trình bày trực tiếp sang trực tuyến
Phần lớn kỹ năng trình bày trực tiếp vẫn dùng được, nhưng cần điều chỉnh liều lượng. Bảng dưới gom những thay đổi chính:
| Yếu tố | Khi trình bày trực tiếp | Khi trình bày trực tuyến |
|---|---|---|
| Tốc độ nói | Nhịp tự nhiên | Chậm hơn khoảng một phần năm, ngắt rõ giữa các câu |
| Độ dài một đoạn | Tám đến mười phút vẫn giữ được người nghe | Ba đến năm phút rồi dừng |
| Hỏi người nghe | Hỏi chung, nhìn phòng để chọn người | Hỏi đích danh, báo trước sẽ hỏi |
| Ánh mắt | Nhìn lần lượt từng người | Nhìn ống kính ở câu quan trọng |
| Cử chỉ tay | Rộng, theo nhịp nói | Gọn, trong khung hình, không che mặt |
| Tài liệu | Chiếu tại chỗ | Gửi trước buổi họp, chia sẻ màn hình đúng phần đang nói |
| Khoảng lặng | Dùng để nhấn ý | Dùng ít, vì dễ bị hiểu là mất kết nối |
Một chi tiết hay bị quên: khi chia sẻ màn hình, người nghe thường chỉ còn thấy gương mặt bạn ở một ô rất nhỏ hoặc không thấy. Lúc đó giọng nói gánh gần hết phần truyền đạt. Hãy nói rõ bạn đang chỉ vào đâu: "ở cột thứ ba, dòng chi phí kho".
Xử lý im lặng, mạng chập chờn và người chen ngang
Sau câu hỏi đích danh mà vẫn im lặng, có thể người được hỏi đang tắt micro hoặc đang lỡ phần trước. Chờ năm giây, rồi nói nhẹ: "Anh Khoa có thể đang tắt micro, em hỏi chị Thảo trước nhé." Không trêu người không trả lời trước cả nhóm; lý do thường là kỹ thuật.
Khi mạng của bạn chập chờn, người nghe thường thấy hình đứng và tiếng bị cắt. Nếu có người báo, đừng xin lỗi dài dòng. Tắt camera để dành đường truyền cho tiếng, nói lại câu cuối cùng trước khi bị mất, rồi tiếp tục. Nếu mạng mất hẳn, đã có sẵn phương án: một đồng nghiệp nắm nội dung tiếp lời, hoặc bạn gọi điện vào buổi họp bằng điện thoại. Chuẩn bị phương án này trước khi bắt đầu là dấu hiệu của người làm việc chỉn chu.
Trong họp trực tuyến, chen ngang thường không cố ý mà do trễ tiếng: hai người cùng mở lời một lúc. Khi bị chen ngang, dừng lại, nói "mời anh", nghe hết, rồi quay về đúng câu đang dở. Nếu người chen ngang hỏi điều bạn sẽ nói ở phần sau, cảm ơn họ và nói rõ phần nào sẽ trả lời câu ấy.
Với những buổi có nhiều người lạ hoặc khách hàng, bật sẵn tính năng chỉ người chủ trì mới cho phép bật micro, và giao một người theo dõi khung trò chuyện. Người trình bày không thể vừa nói vừa đọc khung trò chuyện mà không mất mạch.
Phút đầu và phút cuối khi trình bày cho khách qua video
Với khách hàng hay đối tác chưa gặp mặt, buổi trình bày trực tuyến có khi là lần đầu họ nhìn thấy bạn. Phút đầu tiên vì thế nên dành cho con người trước khi dành cho tài liệu: bật camera, chào bằng tên từng người nếu nhóm nhỏ, giới thiệu ngắn mình là ai và buổi trao đổi hôm nay nhằm điều gì, kéo dài bao lâu. Chỉ sau đó mới chia sẻ màn hình.
Nhiều người mở buổi bằng việc chia sẻ ngay slide, và khách chỉ còn thấy một ô nhỏ ở góc. Họ nghe giọng nói mà không gắn được với ai, và cảm giác buổi trao đổi giống xem một đoạn phim hơn là nói chuyện với một đối tác. Một hai phút mặt đối mặt ban đầu giúp phần sau trôi hơn hẳn.
Phút cuối cũng vậy: dừng chia sẻ màn hình, để mọi người thấy nhau, nhắc lại điều đã thống nhất và bước tiếp theo, hỏi khách còn băn khoăn gì, rồi cảm ơn. Người rời phòng họp cuối cùng nên là người chủ trì; rời trước khi khách rời trông như vội vã.
Chuẩn bị trước buổi trình bày trực tuyến quan trọng
Phần lớn sự cố trong buổi trình bày trực tuyến xảy ra trong năm phút đầu, và phần lớn tránh được bằng mười lăm phút chuẩn bị:
- Vào phòng họp sớm mười phút để kiểm tra micro, camera, chia sẻ màn hình đúng cửa sổ. Đóng mọi cửa sổ khác, tắt thông báo, tránh để tin nhắn riêng hiện lên khi chia sẻ.
- Gửi tài liệu trước cho người dự, kèm một dòng nói buổi họp cần họ quyết điều gì. Người đã đọc trước sẽ hỏi đúng chỗ.
- Viết ra câu mở và câu kết của mỗi phần. Phần giữa nói tự nhiên được, nhưng câu mở và câu kết nên chắc chắn.
- Chọn chỗ ngồi có ánh sáng từ phía trước, không ngồi quay lưng ra cửa sổ. Gương mặt tối làm người nghe khó đọc biểu cảm của bạn.
- Nhờ một người làm "mắt" trong buổi họp: theo dõi khung trò chuyện, nhắn riêng cho bạn nếu tiếng bị rè hay có người giơ tay.
- Kiểm tra tên hiển thị và địa chỉ thư gửi lời mời. Với khách bên ngoài, lời mời họp và tài liệu gửi từ địa chỉ thư theo tên miền riêng của doanh nghiệp, tên hiển thị đầy đủ họ tên và đơn vị, cho cảm giác nghiêm túc ngay từ trước khi bạn mở lời; nếu doanh nghiệp chưa có tên miền riêng, có thể tham khảo các tên ngắn, dễ đọc ở tenmiendangcap.com.
Sau buổi họp, gửi một thư ngắn nhắc lại điều đã thống nhất và việc tiếp theo. Với họp trực tuyến, người nghe dễ lỡ một phần, nên văn bản sau họp càng cần thiết.
Câu hỏi thường gặp
Có nên yêu cầu mọi người bật camera khi mình trình bày không?
Có thể đề nghị, nhất là với nhóm nhỏ hoặc khi cần thảo luận, nhưng không nên ép. Có người mạng yếu, có người đang ở nơi không tiện. Thay vì đòi camera, hãy tạo phản hồi bằng câu hỏi đích danh và các điểm dừng, như vậy vẫn biết người nghe còn theo kịp.
Trình bày trực tuyến nên dùng slide hay chỉ nói?
Tuỳ nội dung. Nội dung có số liệu, sơ đồ, so sánh phương án thì cần hình ảnh. Nội dung là cập nhật ngắn hay một đề xuất đơn giản thì chỉ nói, bật camera, thường giữ người nghe tốt hơn vì họ nhìn thấy người nói. Nếu dùng slide, tắt chia sẻ màn hình ở phần hỏi đáp để mọi người thấy nhau.
Làm sao biết người nghe còn chú ý khi ai cũng tắt camera?
Không đoán được, nên hãy hỏi. Sau mỗi phần, hỏi một hai người một câu ngắn liên quan tới phần việc của họ, hoặc đề nghị cả nhóm thả một biểu tượng trong khung trò chuyện nếu đồng ý với phương án. Những phản hồi nhỏ ấy cho bạn biết cần đi nhanh hơn hay giải thích thêm.
Có nên đọc từ kịch bản khi trình bày trực tuyến không?
Người nghe nhận ra rất nhanh khi mắt bạn chạy theo dòng chữ. Đặt vài ý chính ngay dưới camera thì tốt hơn đọc nguyên văn. Riêng câu mở, câu kết và những con số quan trọng, đọc từ ghi chú cũng không sao vì cần chính xác.
Họp kết hợp, một số người ở phòng họp và một số trực tuyến, thì nói thế nào?
Nhóm trực tuyến dễ bị bỏ quên. Khi hỏi, hãy hỏi người trực tuyến trước, nhắc lại câu hỏi của người trong phòng vào micro, và giao một người trong phòng theo dõi khung trò chuyện. Nhìn vào camera ở những câu quan trọng để người ở xa không có cảm giác mình chỉ đang nghe lén.
Ghi hình buổi trình bày có cần xin phép không?
Nên báo trước cho mọi người biết buổi họp sẽ được ghi hình, dùng vào việc gì và ai được xem. Với khách hàng hoặc đối tác bên ngoài, hỏi ý họ trước khi bấm ghi. Đó vừa là phép lịch sự, vừa phù hợp với các quy định về dữ liệu cá nhân hiện hành mà doanh nghiệp cần tự kiểm tra.