Bài phát biểu tất niên của người đứng đầu nên ngắn, từ ba đến năm phút, và làm đúng ba việc: cảm ơn những người cụ thể vì những việc cụ thể, nói thật một câu về những gì năm qua chưa làm được, và nêu một hai điều cả tập thể sẽ cùng làm trong năm tới. Phần còn lại của buổi tối thuộc về nhân viên, bữa ăn và các tiết mục, không thuộc về người cầm micro.
Tất niên là dịp hiếm hoi trong năm mà toàn bộ nhân viên, có khi cả gia đình họ, cùng nghe người đứng đầu nói. Cái người ta nhớ sau buổi tối ấy không phải con số doanh thu, mà là cảm giác mình được nhìn thấy hay không. Bài này bàn cách dựng bài phát biểu, những lỗi làm buổi tối nặng nề, cách nói khi năm vừa qua khó khăn, và kèm một bài mẫu để bạn tự viết lại theo doanh nghiệp của mình.
Người nghe ở tiệc tất niên khác người nghe ở phòng họp
Trong phòng họp, người nghe ngồi yên, có tài liệu, có lý do công việc để chú ý. Ở tiệc tất niên, người nghe đang đói, đang ngồi cùng bàn với đồng nghiệp thân, có khi đã nâng ly vài lần, và tiếng ồn trong sảnh thường lớn. Sức chú ý của họ dành cho một người nói trên sân khấu chỉ kéo dài vài phút.
Hệ quả trực tiếp là bài phát biểu tất niên không phải chỗ để đọc báo cáo kinh doanh. Một hai con số cho thấy công sức của mọi người là đủ: số khách hàng mới, số cửa hàng mở thêm, số đơn hàng giao đúng hạn. Mọi bảng biểu, biểu đồ, tỷ lệ tăng trưởng từng quý thuộc về buổi tổng kết riêng.
Người nghe ở tiệc cũng không đồng đều: có nhân viên mới vào ba tháng, có người đã gắn bó mười năm, có vợ chồng con cái của nhân viên lần đầu gặp người lãnh đạo của gia đình mình. Nói bằng ngôn ngữ mà người không làm trong nghề vẫn hiểu là phép lịch sự với tất cả họ. Tránh viết tắt nội bộ, tránh tên dự án mà chỉ phòng ban biết.
Ba phần của một bài phát biểu tất niên năm phút
Phần một, cảm ơn cụ thể (khoảng hai phút). Gọi tên người hoặc nhóm kèm việc họ làm: đội giao hàng chạy thêm ca trong đợt mưa lớn, bộ phận kế toán xử lý xong đợt thay đổi hoá đơn, chị tạp vụ giữ văn phòng sạch suốt năm. Cảm ơn cụ thể làm người được nhắc thấy mình được nhìn thấy, và làm người không được nhắc tên tin rằng sếp thật sự biết ai làm gì.
Phần hai, nói thật về năm qua (khoảng một phút). Một hai câu về điều chưa làm được hoặc giai đoạn khó, nói bằng giọng bình thản: mất một khách lớn, phải dời kế hoạch mở chi nhánh. Nhân viên đã biết những chuyện này. Người đứng đầu nhắc tới nó một cách thẳng thắn cho thấy mình không sống trong một bức tranh tô hồng.
Phần ba, hẹn năm mới (khoảng một phút). Một hai điều cả tập thể sẽ cùng làm, nói cụ thể vừa đủ: mở thêm một điểm bán ở tỉnh bên, rút thời gian giao hàng xuống, có chế độ nghỉ phép thêm. Tránh hứa thưởng hay tăng lương khi chưa chắc chắn; một lời hứa không giữ được ở tiệc tất niên sẽ được nhắc lại suốt năm sau.
Câu khép và nâng ly. Một câu cảm ơn gia đình nhân viên đã có mặt hoặc đã ủng hộ người thân đi làm, rồi mời mọi người nâng ly. Nâng ly bằng nước ngọt, trà hay bia đều được; người đứng đầu không nên ép ai uống, và nên nhắc trước chuyện bố trí xe về cho người đã uống rượu bia.
Những lỗi làm bài phát biểu tất niên nặng nề
Phần lớn các lỗi dưới đây đến từ ý tốt: muốn nói đầy đủ, muốn công bằng với mọi phòng ban, muốn truyền cảm hứng. Nhưng trên sân khấu tiệc, chúng làm bài nói dài và xa người nghe:
| Lỗi | Vì sao không ổn | Sửa thế nào |
|---|---|---|
| Đọc doanh thu, lợi nhuận từng quý | Người nghe không nhớ, và người làm bộ phận hỗ trợ thấy mình đứng ngoài | Chọn một con số gắn với công sức chung, các số khác để buổi tổng kết |
| Cảm ơn lần lượt từng phòng ban như đọc danh sách | Lời cảm ơn thành thủ tục, không ai thấy được nhìn thấy | Chọn vài việc cụ thể đáng nhắc, mỗi năm nhắc những người khác nhau |
| Nhắc lỗi của một bộ phận trước toàn công ty | Bộ phận đó mất mặt trong dịp lẽ ra để cùng vui | Để chuyện lỗi cho buổi họp riêng |
| Nói hơn mười phút | Thức ăn nguội, người nghe mất kiên nhẫn, nhân viên trẻ bắt đầu dùng điện thoại | Viết ra, đọc thử, cắt tới khi còn năm phút |
| Đùa về ngoại hình, tuổi tác hay chuyện riêng của nhân viên | Có thể làm người bị nhắc khó xử trước gia đình họ | Đùa về chính mình, hoặc về những tình huống cả công ty cùng trải qua |
| Hứa hẹn thưởng lớn khi chưa có kế hoạch | Dễ thành nỗi thất vọng của năm sau | Chỉ công bố điều đã quyết và chắc chắn làm được |
Một mẹo nhỏ trước khi lên sân khấu: hỏi một nhân viên mà bạn tin rằng họ sẽ nói thật xem bài phát biểu có chỗ nào nghe như "sếp đang khoe" không. Người đứng đầu thường không tự nhận ra giọng ấy trong chữ của mình.
Khi năm vừa qua là một năm khó
Có những năm doanh nghiệp phải cắt giảm người, đóng một điểm bán, hoặc chậm lương vài tuần. Tiệc tất niên năm ấy có thể nhỏ hơn, có khi chỉ là một bữa cơm chung ở văn phòng. Người đứng đầu dễ rơi vào một trong hai cách nói lệch: hoặc vờ như mọi thứ ổn, hoặc biến bài phát biểu thành lời than.
Cách nói giữ được phong thái nằm ở giữa: thừa nhận điều đã xảy ra, nhận phần trách nhiệm của người đứng đầu, cảm ơn những người đã ở lại, và nói rõ điều đang được làm để năm tới khá hơn. Ví dụ: "Năm nay công ty phải đóng điểm bán ở Cần Thơ, một số anh chị em đã phải rời đi. Đó là quyết định của ban giám đốc, và phần trách nhiệm là của người đứng đầu. Những anh chị em còn ở lại đã gánh thêm việc suốt nửa năm. Năm tới, việc đầu tiên là trả hết các khoản còn nợ anh chị em trước Tết dương lịch sau."
Có một điều nên tránh trong năm khó: so sánh nhân viên ở lại với nhân viên đã rời đi, kiểu "những người thật sự gắn bó mới ở lại". Người rời đi thường không có lựa chọn, và những người ở lại vẫn còn là bạn bè của họ. Câu so sánh ấy làm người nghe khó chịu, dù người nói có ý khen.
Lời hẹn trong năm khó cần nhỏ và chắc chắn hơn bình thường. Nhân viên sau một năm khó sẽ nghe rất kỹ, và nhớ rất lâu, lời hứa nào không được giữ. Một cam kết nhỏ được thực hiện đúng hạn tạo nhiều niềm tin hơn một kế hoạch tăng trưởng lớn.
Bài phát biểu mẫu khoảng bốn phút cho một công ty nhỏ
Dưới đây là một bài mẫu cho công ty phân phối khoảng bốn mươi người, chủ doanh nghiệp đứng lên nói. Tên và chi tiết là giả định; bạn thay bằng chuyện thật của doanh nghiệp mình, vì chính chi tiết thật mới làm bài nói có sức nặng.
"Xin chào các anh chị em và các gia đình. Cảm ơn mọi người đã tới tối nay, đặc biệt là các bạn nhỏ đã cho bố mẹ đi làm muộn suốt cả năm. Năm nay có ba chuyện mà anh muốn nhắc lại. Tháng Bảy mưa lớn ngập kho, đội của anh Hùng đã ở lại tới hai giờ sáng chuyển hàng lên kệ cao, không mất một thùng nào. Tháng Chín, chị Ngọc và phòng kế toán chuyển xong toàn bộ hoá đơn sang hệ thống mới mà khách không phải chờ một ngày nào. Và cả năm, bạn Tâm ở quầy lễ tân nhớ tên gần như mọi khách quen, nhiều khách gọi điện chỉ để hỏi thăm bạn ấy.
Năm nay cũng có điều mình chưa làm được: kế hoạch mở điểm giao hàng ở Bắc Ninh phải dời. Đó là quyết định của anh vì chưa đủ người giỏi để cử đi, và anh nghĩ dời là đúng. Năm tới, việc đầu tiên mình làm là tuyển và đào tạo đủ đội trước, rồi mới mở. Việc thứ hai là rút thời gian giao hàng nội thành xuống trong ngày, việc mà nhiều anh chị em đã đề xuất từ lâu.
Anh không nói dài để thức ăn còn nóng. Mời các anh chị em và gia đình cùng nâng ly. Ai lái xe về thì mình nâng ly nước, xe đưa về đã có anh Phúc lo. Chúc cả nhà một năm mới bình an, đủ đầy. Một, hai, ba, dô!"
Chuẩn bị và đứng trên sân khấu
Phần nói chỉ vài phút nhưng nên được chuẩn bị như một việc nghiêm túc. Những điều dưới đây giúp bạn đứng trước toàn công ty mà không lúng túng:
- Viết ra và đọc thành tiếng một lần để đo thời gian thật. Bài viết năm trăm chữ đọc chậm vừa phải mất khoảng bốn phút.
- Kiểm tra tên người được nhắc: sai tên hay nhầm bộ phận của người được cảm ơn trước toàn công ty làm hỏng cả ý tốt.
- Đứng yên một chỗ khi nói, không đi qua đi lại trên sân khấu. Cầm micro cách miệng khoảng một gang tay, không đưa ra xa khi quay đầu.
- Đợi sảnh yên rồi mới nói câu đầu. Người dẫn chương trình thường giúp được việc này. Nói khi người nghe còn đang ồn thì câu mở bị mất.
- Nhìn khắp sảnh, cả những bàn ở xa sân khấu, nơi thường là nhân viên mới hoặc nhân viên các bộ phận ít được chú ý.
- Giữ chừng mực với rượu bia trước khi lên nói. Người đứng đầu cầm micro sau vài ly thường nói dài hơn dự định và dễ hứa những điều không nên hứa.
Phần chọn tiết mục, dẫn trò chơi, bốc thăm trúng thưởng là việc của người dẫn chương trình và ban tổ chức. Người đứng đầu chỉ cần xuất hiện đúng lúc, nói gọn, rồi trả lại sân khấu.
Câu hỏi thường gặp
Bài phát biểu tất niên nên dài bao nhiêu chữ?
Với tiệc có ăn uống, khoảng bốn trăm đến sáu trăm chữ, tương ứng ba đến năm phút đọc ở nhịp vừa phải, là đủ. Nếu còn phần trao thưởng hay khen tặng, tách nó ra một phần riêng để người dẫn chương trình điều phối, không nhồi vào bài phát biểu chính của người đứng đầu.
Có nên đọc bài phát biểu từ giấy không?
Có thể cầm giấy để nhắc ý, đặc biệt là tên người được cảm ơn, nhưng không nên cúi đọc từng chữ. Nhiều người viết các ý chính bằng chữ to trên một tấm thẻ cỡ bàn tay, liếc xuống khi chuyển phần, còn lại nhìn người nghe và nói bằng giọng tự nhiên.
Nên nhắc tên những ai trong phần cảm ơn?
Chọn những việc cụ thể mà nhiều người trong công ty biết hoặc nên biết, ưu tiên những người ít khi được nhìn thấy như tạp vụ, bảo vệ, kho, kế toán. Mỗi năm đổi người được nhắc. Không cần nhắc đủ mọi phòng ban; công bằng nằm ở chỗ ai làm việc đáng nhắc thì được nhắc, không ở chỗ chia đều.
Công ty làm ăn thua lỗ thì có nên tổ chức tất niên không?
Vẫn có thể làm một buổi nhỏ, ví dụ bữa cơm chung tại văn phòng, vì nhân viên cần một dịp khép năm. Điều quan trọng là quy mô buổi tiệc không đi ngược với những gì nhân viên đang trải qua, như chậm lương mà tiệc lại linh đình, và người đứng đầu nói thật về tình hình.
Người đứng đầu không quen nói trước đám đông thì làm sao?
Giữ bài thật ngắn, khoảng hai phút, chỉ một phần cảm ơn cụ thể và một lời chúc. Tập thành tiếng vài lần trước gia đình hoặc một đồng nghiệp tin cậy. Người nghe ở tiệc tất niên không chấm điểm khả năng diễn thuyết, họ nhớ sự chân thành và việc mình có được nhắc tới hay không.
Có nên phát biểu bằng tiếng Anh khi công ty có nhân viên nước ngoài?
Nếu phần lớn nhân viên là người Việt, nói tiếng Việt và nhờ người dịch ngắn sang tiếng Anh sau từng phần, hoặc chuẩn bị sẵn bản dịch phát cho nhân viên nước ngoài. Nói song ngữ xen kẽ từng câu thường làm bài dài gấp đôi và cả hai nhóm đều khó theo dõi.