Thương lượng hằng ngày, như gia hạn thuê nhà, thuê thợ sửa, đặt hàng với nhà cung cấp quen, chia việc với đồng nghiệp, khác thương lượng hợp đồng lớn ở chỗ bạn sẽ gặp lại người đó nhiều lần. Vì thế cách làm tốt nhất là: nói rõ nhu cầu ngay từ đầu, hỏi lý do của bên kia trước khi phản bác, đổi điều này lấy điều kia thay vì chỉ ép giá, chốt bằng một tin nhắn hay văn bản ngắn, và giữ lời trong từng việc nhỏ.
Những cuộc thương lượng nhỏ này chiếm phần lớn thời gian và năng lượng của người đi làm và chủ cơ sở kinh doanh nhỏ, nhưng ít ai chuẩn bị cho chúng. Phần dưới đây đi qua từng tình huống thường gặp, với cách nói cụ thể và những điều nên chốt lại để tránh hiểu lầm về sau.
Điều chung cho mọi cuộc thương lượng nhỏ
Dù là với chủ nhà hay đồng nghiệp, những cuộc thương lượng hằng ngày có chung một đặc điểm: quan hệ quan trọng hơn kết quả của một lần. Một chủ nhà bị ép giá thuê quá mức sẽ không vội sửa ống nước khi bị rò. Một người thợ bị mặc cả đến sát đáy sẽ làm vội để bù công. Một đồng nghiệp bị đẩy việc bất công sẽ không giúp bạn khi bạn cần.
Điều đó không có nghĩa là luôn nhường. Nó có nghĩa là tìm thoả thuận mà cả hai bên thấy hợp lý, và đối xử với bên kia như người bạn sẽ còn gặp lại. Phong thái phù hợp là thân thiện mà rõ ràng: nói thẳng nhu cầu, nghe lý do của họ, đề nghị cụ thể, và giữ lời.
Một thói quen nhỏ khác biệt rất nhiều: chốt mọi thoả thuận bằng một tin nhắn ngắn. "Em xác nhận lại: anh làm lại phần sơn tường phòng khách, bắt đầu thứ Hai, xong trong bốn ngày, tổng tiền công như đã báo, em ứng trước ba mươi phần trăm." Tin nhắn này tránh được phần lớn tranh cãi về sau, và không ai thấy phiền khi nhận được nó.
Với chủ nhà: gia hạn, tăng giá và sửa chữa
Mở lời sớm. Nói chuyện gia hạn hai ba tháng trước khi hợp đồng hết hạn. Mở lời sớm cho cả hai bên thời gian, và cho thấy bạn là người thuê có kế hoạch.
Nhắc giá trị bạn mang lại. Người thuê trả tiền đúng hạn, giữ nhà sạch, không gây phiền hàng xóm là người thuê mà chủ nhà không muốn mất. Nhắc nhẹ điều đó khi bàn giá: "Hai năm nay em luôn trả đúng ngày, em mong được thuê tiếp lâu dài."
Hỏi lý do khi bị tăng giá. Thay vì phản đối ngay, hỏi chủ nhà vì sao tăng: thuế, chi phí sửa chữa, giá khu vực. Biết lý do giúp bạn đề nghị phương án phù hợp, như ký dài hơn để giữ giá, hoặc tự lo một phần sửa chữa nhỏ.
Chốt việc sửa chữa bằng văn bản. Ai lo sửa hỏng hóc gì, trong bao lâu, nên ghi vào hợp đồng hoặc phụ lục. Nhiều tranh chấp thuê nhà bắt đầu từ một câu hứa miệng "hỏng gì cứ báo anh".
Với thợ sửa chữa, thợ xây, thợ làm đồ
Thuê thợ là cuộc thương lượng mà người thuê thường thiếu thông tin về kỹ thuật và giá. Bảng dưới là những điều nên bàn rõ trước khi thợ bắt đầu:
| Điều cần bàn | Câu hỏi nên hỏi | Vì sao quan trọng |
|---|---|---|
| Phạm vi việc | "Giá này gồm những việc gì, không gồm những việc gì?" | Tránh phát sinh "cái này ngoài giá" giữa chừng |
| Vật tư | "Vật tư bên anh mua hay em mua, loại nào, ai chịu hao hụt?" | Chất lượng vật tư quyết định độ bền, và hay là chỗ đội giá |
| Thời gian | "Bắt đầu ngày nào, xong ngày nào, nếu trễ thì sao?" | Có mốc rõ để theo dõi và nhắc |
| Thanh toán | "Ứng bao nhiêu, trả theo mốc nào?" | Không trả hết trước khi xong việc |
| Bảo hành | "Nếu hỏng trong vài tháng đầu thì anh xử lý thế nào?" | Thợ dám nói rõ bảo hành thường tự tin vào tay nghề |
Khi mặc cả với thợ, mặc cả về phạm vi và cách làm hơn là chỉ ép giá công. Ví dụ, đề nghị tự dọn dẹp, tự mua một phần vật tư, linh hoạt về thời gian để thợ xếp lịch. Ép giá công xuống quá thấp thường dẫn đến việc làm vội, và bạn trả giá bằng chất lượng.
Với nhà cung cấp nhỏ quen
Nhà cung cấp quen, như tiệm rau giao hàng cho quán ăn, xưởng in làm tờ rơi cho cửa hàng, người giao nước cho văn phòng, là những quan hệ dựa nhiều vào lòng tin. Thương lượng với họ nên giữ nhịp đều: báo trước khi thay đổi số lượng, thanh toán đúng hẹn, phản hồi thẳng khi có vấn đề chất lượng thay vì im lặng rồi đổi nhà cung cấp.
Khi muốn đề nghị giảm giá, đặt nó trong bối cảnh cụ thể: tăng số lượng, cam kết lâu dài, thanh toán nhanh hơn. "Tháng tới quán em mở thêm chi nhánh, lượng rau tăng gấp đôi. Anh xem giá cho đơn lớn hơn thế nào." Câu này cho nhà cung cấp lý do để giảm mà vẫn có lợi.
Khi có vấn đề, như giao trễ hay hàng kém, nói ngay và cụ thể: "Ba lần trong tháng này rau đến sau bảy giờ, quán em phải đổi thực đơn sáng." Nhà cung cấp nhỏ thường muốn giữ khách và sẽ cố sửa. Nếu không sửa được, bạn có lý do rõ ràng để tìm nhà cung cấp khác, và kết thúc quan hệ một cách tử tế.
Với đồng nghiệp: chia việc, đổi ca và mượn người
Nói rõ việc gì, đến khi nào. Khi nhờ đồng nghiệp làm phần việc, nói cụ thể việc gì, cần xong lúc nào, và vì sao bạn cần. "Chị giúp em kiểm lại bảng số liệu này trước ba giờ chiều nay được không, em cần gửi khách trước bốn giờ." Lời nhờ mơ hồ dễ bị hứa cho qua rồi quên.
Đề nghị đổi lại. Nhờ việc nên đi kèm đề nghị giúp lại: "Tuần sau chị cần người đổi ca, em làm thay." Có qua có lại giữ cho quan hệ cân bằng và không ai cảm thấy bị lợi dụng.
Khi bị đẩy việc không hợp lý. Nói rõ khối lượng việc hiện tại của mình và đề nghị cách khác, thay vì từ chối thẳng hay nhận rồi làm không xong: "Tuần này em đang có hai báo cáo, nếu nhận thêm phần này thì em cần lùi một báo cáo sang thứ Hai. Anh thấy ưu tiên cái nào?"
Mượn người từ nhóm khác. Nói chuyện với trưởng nhóm bên kia trước, không nhờ thẳng thành viên của họ. Nói rõ cần bao lâu, việc gì, và ghi nhận đóng góp của người được mượn khi xong việc.
Những câu nên tránh trong thương lượng nhỏ
Một vài câu quen miệng làm hỏng những cuộc thương lượng nhỏ, dù người nói không có ý xấu:
- "Thôi anh lấy rẻ cho em đi": không nói rẻ bao nhiêu, vì sao, đổi lại gì. Câu này đặt bên kia vào thế phải tự đoán và tự nhường.
- "Chỗ khác người ta làm có..." khi bạn không có báo giá thật. Người làm nghề biết giá thị trường và nhận ra ngay.
- "Làm cho nhanh nhé, rồi tính sau": không thống nhất giá trước là mầm của tranh cãi.
- "Việc này dễ mà" khi nhờ đồng nghiệp hay khi mặc cả với thợ. Coi nhẹ công sức người khác là cách nhanh nhất làm họ mất thiện chí.
- "Để em xem đã" rồi im lặng mãi. Nếu không muốn tiếp tục, nói rõ để bên kia không chờ.
Những câu thay thế đều có chung đặc điểm: cụ thể, có lý do, và tôn trọng công sức của bên kia. Cách nói ấy không làm bạn mất lợi thế, mà giúp bạn có được thoả thuận rõ ràng hơn.
Khi một cuộc thương lượng nhỏ đi sai
Thương lượng hằng ngày đôi khi đi sai: thợ làm không như mô tả, chủ nhà không sửa như đã hứa, đồng nghiệp nhận việc rồi bỏ dở. Phản ứng đầu tiên thường là bực và muốn nói thẳng cho hả. Nhưng vì đây là quan hệ còn tiếp diễn, cách xử lý tốt hơn là tách việc khỏi cảm xúc: nêu sự việc cụ thể, đối chiếu với điều đã thống nhất, và hỏi bên kia sẽ sửa thế nào.
Tin nhắn xác nhận ban đầu lúc này phát huy tác dụng: "Hôm trước mình thống nhất anh sơn hai lớp, em thấy góc phòng mới có một lớp. Anh xem lại giúp em và cho em biết khi nào làm tiếp được." Câu nói có căn cứ, không buộc tội, cho bên kia cơ hội sửa mà không mất mặt.
Nếu bên kia không chịu sửa, quyết định có tiếp tục hay không dựa trên mức thiệt hại và những lựa chọn khác. Chấm dứt quan hệ cũng nên làm rõ ràng và bình tĩnh: thanh toán phần đã làm đúng, nói lý do, không bêu riếu trên mạng. Cách kết thúc tử tế giúp bạn giữ được tiếng là người làm việc sòng phẳng.
Giữ lời trong việc nhỏ
Uy tín trong những cuộc thương lượng hằng ngày được xây từ những việc rất nhỏ: trả tiền đúng ngày hẹn, báo trước khi huỷ lịch, làm đúng phần việc đã nhận đổi lại. Người giữ lời trong việc nhỏ thường được ưu tiên khi cần: chủ nhà giữ giá, thợ xếp lịch sớm, nhà cung cấp giao gấp, đồng nghiệp giúp không cần nhắc.
Khi không giữ được lời, báo sớm và nói thẳng: "Em hứa trả anh thứ Sáu nhưng khách chưa thanh toán cho em, em xin lùi đến thứ Ba và sẽ trả đủ." Một lần trễ được báo trước ít hại hơn nhiều so với một lần trễ im lặng.
Với người quản lý hay chủ cơ sở, giữ lời trong việc nhỏ với thợ, với nhà cung cấp, với nhân viên còn là tấm gương cho cả nhóm. Nhân viên thấy chủ trả tiền thợ đúng hẹn sẽ tự hiểu cách cơ sở mình làm ăn, không cần ai giảng giải.
Câu hỏi thường gặp
Mặc cả với người bán hàng nhỏ, thợ thủ công có bị coi là keo kiệt không?
Mặc cả có lý do, lịch sự và không ép xuống dưới mức công sức bỏ ra thì không. Hỏi về phạm vi việc, vật tư, đề nghị đổi điều kiện là bình thường. Ép giá quá đáy, chê bai công việc để có giá thấp thì vừa thiếu tôn trọng vừa dễ nhận lại chất lượng kém.
Có nên làm hợp đồng giấy với thợ sửa nhỏ không?
Với việc nhỏ, một tin nhắn xác nhận phạm vi, giá, thời gian, thanh toán là đủ. Với việc lớn như sửa nhà, làm nội thất, nên có hợp đồng hoặc biên bản thoả thuận có chữ ký, kèm bản vẽ hoặc mô tả vật tư. Văn bản rõ giúp cả hai bên yên tâm.
Chủ nhà tăng giá đột ngột giữa hợp đồng thì sao?
Đọc lại hợp đồng: nếu đã ghi giá cố định trong thời hạn, chủ nhà không được tự ý tăng. Trao đổi bình tĩnh, nhắc điều khoản đã ký. Nếu hợp đồng không rõ, thương lượng dựa trên lý do của chủ nhà và giá khu vực. Với tranh chấp lớn, nên tìm hiểu quy định pháp luật hiện hành hoặc hỏi người có chuyên môn.
Đồng nghiệp hay nhờ việc rồi không giúp lại thì xử lý thế nào?
Nói thẳng nhưng nhẹ nhàng khi họ nhờ lần tới: "Tuần này em cũng đang kẹt việc, lần trước em cần người đổi ca mà chưa ai giúp được." Sau đó cân nhắc nhận hay không dựa trên khối lượng việc của mình. Bạn không có nghĩa vụ giúp mọi lần.
Thương lượng với người thân làm ăn chung có khác không?
Có, vì quan hệ gia đình nặng hơn và khó tách khỏi công việc. Càng thân càng nên nói rõ và ghi lại các thoả thuận về tiền bạc, phần việc, quyền quyết định. Nhiều mâu thuẫn gia đình bắt đầu từ những thoả thuận miệng mà mỗi người nhớ một kiểu.