Sách lược cho một buổi thương lượng nhỏ gói được trong một trang giấy: mục tiêu chia ba mức (mong muốn, chấp nhận được, điểm dừng), danh sách những điều mình có thể đổi và muốn đổi lấy, câu mở đầu, phân vai nếu đi hai người, những dấu hiệu cần tạm dừng, và cách rời bàn nếu không đạt. Một trang như vậy giúp bạn giữ bình tĩnh vì những quyết định khó đã được nghĩ trước.
Phần lớn các cuộc thương lượng người đi làm gặp hằng tuần không phải hợp đồng triệu đô, mà là chốt giá với nhà cung cấp, gia hạn thuê mặt bằng, bàn phạm vi một dự án nhỏ, thống nhất lịch giao hàng. Những buổi này không cần bảng kế hoạch nhiều trang, nhưng vẫn cần một sách lược. Bài này đưa ra khung một trang và cách dùng nó trong buổi gặp.
Khung kế hoạch một trang
Bảng dưới là khung gợi ý. Điền bằng ngôn ngữ của chính bạn, càng cụ thể càng tốt; con số trong ví dụ là giả định:
| Mục | Nội dung cần điền | Ví dụ giả định: gia hạn thuê kho |
|---|---|---|
| Mục tiêu mong muốn | Kết quả tốt nhất có thể đạt một cách hợp lý | Giữ giá thuê cũ thêm hai năm |
| Mức chấp nhận được | Kết quả bạn vui vẻ ký | Tăng không quá năm phần trăm, cố định hai năm |
| Điểm dừng | Mức mà vượt qua thì không ký | Tăng trên mười phần trăm hoặc chỉ ký một năm |
| Phương án nếu không đạt | Bạn sẽ làm gì nếu rời bàn | Hai kho khác đã khảo sát, chuyển mất khoảng một tháng |
| Thứ mình đổi được | Những điều không tốn nhiều với mình nhưng có giá trị với bên kia | Trả trước sáu tháng, tự sửa mái, ký ba năm |
| Thứ muốn đổi lấy | Những điều có giá trị với mình | Giá cố định, quyền đặt biển hiệu, thêm chỗ đỗ xe tải |
| Câu mở đầu | Một hai câu nêu bối cảnh và mong muốn | Bên em muốn thuê tiếp lâu dài và muốn bàn để hai bên cùng yên tâm |
| Tín hiệu tạm dừng | Khi nào xin nghỉ hoặc hẹn lại | Khi chủ kho đưa điều khoản mới chưa từng nói |
Ba mức mục tiêu là trục chính của trang. Nhiều người chỉ có một con số trong đầu, nên hoặc đạt được, hoặc thấy mình thua. Có ba mức giúp bạn nhìn thấy khoảng mình có thể di chuyển, và nhận ra khi nào một đề nghị đã chạm điểm dừng thật sự.
Những điều đổi được: chìa khoá của buổi thương lượng nhỏ
Trong thương lượng nhỏ, người ta hay chỉ nghĩ đến giá. Nhưng giá chỉ là một trong nhiều thứ có thể trao đổi. Thời hạn thanh toán, số lượng, thời gian giao, độ dài hợp đồng, ai chịu chi phí vận chuyển, bảo hành, quyền ưu tiên, sự linh hoạt khi thay đổi đơn hàng: mỗi thứ có giá trị khác nhau với mỗi bên. Một điều rẻ với bạn có thể rất quý với bên kia, và ngược lại.
Liệt kê trước những thứ ấy giúp bạn có nhiều cách để tiến tới thoả thuận mà không phải nhượng về giá. Khi bị đề nghị giảm giá, thay vì nói "không" hay "được", bạn trả lời: "Mức giá này bên em khó giảm, nhưng nếu bên anh nhận hàng theo lô lớn hơn, bên em tính được phí vận chuyển." Câu ấy chuyển cuộc nói chuyện từ giằng co sang trao đổi.
Nguyên tắc ứng xử đi kèm: mỗi nhượng bộ của mình nên gắn với một điều nhận lại, và nói rõ sự gắn kết ấy. Nhượng bộ không điều kiện làm bên kia tin rằng còn có thể đòi thêm, và làm bạn trông như người không có giới hạn.
Phân vai khi đi hai người
Một người nói chính, một người nghe và ghi. Người nói chính dẫn câu chuyện, đưa đề nghị, trả lời câu hỏi. Người thứ hai ghi chép, quan sát phản ứng của bên kia, nhắc số liệu khi cần. Hai người cùng nói chính dễ mâu thuẫn trước mặt đối tác.
Thống nhất ai được quyết. Trước buổi gặp, nói rõ người nào được đồng ý đến mức nào. Nếu người nói chính cần hỏi ý người kia trước khi chốt, có một tín hiệu nhỏ đã thống nhất, ví dụ xin nghỉ năm phút.
Không đóng vai "người tốt, người xấu". Kiểu một người tỏ ra khó tính để người kia tỏ ra dễ chịu là chiêu cũ, bên kia nhận ra nhanh và thấy mình bị diễn trước mặt. Cả hai người nên nhất quán về thái độ: lịch sự, rõ ràng, có giới hạn.
Không tranh luận nội bộ trước mặt đối tác. Nếu không đồng ý với đồng nghiệp, ghi ra giấy hoặc xin nghỉ để bàn riêng. Bất đồng lộ ra trên bàn là thông tin quý cho bên kia và làm cả hai bạn mất thế.
Trình tự trong buổi gặp
Một buổi thương lượng nhỏ thường đi qua các bước sau. Bạn không cần đi đúng từng bước, nhưng biết mình đang ở bước nào giúp giữ nhịp:
- Mở đầu: chào hỏi, cảm ơn, nêu bối cảnh và mong muốn chung trong một hai câu. Không vào con số ngay.
- Hỏi và nghe: để bên kia nói về nhu cầu, khó khăn, mong muốn. Ghi lại những điều họ nhấn mạnh.
- Nêu đề nghị: đưa ra đề nghị của mình kèm lý do ngắn gọn. Nói rõ con số, không vòng vo.
- Trao đổi: lắng nghe phản hồi, dùng danh sách "thứ đổi được" để tìm phương án. Mỗi nhượng bộ gắn với một điều nhận lại.
- Chốt hoặc hẹn: nhắc lại những gì đã thống nhất bằng lời, xác nhận ai làm gì tiếp theo. Nếu chưa xong, hẹn thời điểm cụ thể để tiếp tục.
- Ghi lại: trong ngày, gửi văn bản tóm tắt các điểm đã thống nhất cho bên kia xác nhận.
Văn bản tóm tắt sau buổi gặp thường quyết định việc thoả thuận có được thực hiện đúng hay không. Nó nên ngắn, rõ, gửi từ địa chỉ thư công việc có tên người và đơn vị. Người tự kinh doanh nhỏ muốn văn bản ấy trông chỉn chu có thể dùng hộp thư theo tên miền riêng; tenmiendangcap.com là một chỗ để tìm tên gọn cho việc này.
Ví dụ giả định: một buổi gặp nhà cung cấp bao bì
Một xưởng nhỏ làm bánh đặc sản cần đặt hộp giấy cho mùa Tết. Chủ xưởng đi một mình, trang kế hoạch ghi: mong muốn giữ giá năm ngoái, chấp nhận tăng không quá bảy phần trăm, điểm dừng là tăng trên mười hai phần trăm hoặc giao sau ngày hai mươi tháng Chạp. Phương án thay thế là một xưởng in khác đã báo giá cao hơn khoảng mười phần trăm. Thứ đổi được: đặt cọc nhiều hơn, chốt mẫu sớm hai tuần, nhận hàng tại xưởng. Thứ muốn đổi lấy: giao đúng hạn, in thử miễn phí một mẫu. Tất cả các con số này là ví dụ giả định.
Nhà cung cấp mở đầu bằng mức tăng mười lăm phần trăm vì giá giấy lên. Chủ xưởng không phản bác ngay mà hỏi: giá giấy lên khoảng bao nhiêu, phần nào của hộp chịu ảnh hưởng nhiều nhất. Câu trả lời cho thấy phần tăng chủ yếu nằm ở lớp giấy phủ bóng. Từ đó, chủ xưởng đề nghị đổi sang phủ mờ, đặt cọc năm mươi phần trăm và chốt mẫu sớm, đổi lấy mức tăng sáu phần trăm và cam kết giao trước ngày mười lăm tháng Chạp.
Hai bên chốt ở mức tăng tám phần trăm, cao hơn mức "chấp nhận được" một chút, nhưng kèm in thử miễn phí và giao sớm. Chủ xưởng đồng ý vì tổng chi phí vẫn thấp hơn phương án thay thế, và rủi ro giao trễ, thứ quan trọng nhất mùa Tết, được giảm. Điều đáng chú ý là không ai phải lớn tiếng: cuộc nói chuyện chuyển từ "bao nhiêu phần trăm" sang "đổi gì lấy gì" nhờ một câu hỏi và một danh sách đã chuẩn bị.
Khi nào tạm dừng, khi nào rời bàn
Tạm dừng là công cụ của người bình tĩnh, không phải dấu hiệu yếu. Nên xin tạm dừng khi bên kia đưa ra điều khoản mới chưa từng nói, khi con số vượt ra ngoài những gì bạn đã tính, khi bạn cảm thấy mình bắt đầu nóng, hoặc khi cần hỏi ý người khác. Câu xin tạm dừng nên ngắn và không giải thích nhiều: "Em xin mười phút để tính lại phần này."
Rời bàn là khi đề nghị cuối cùng của bên kia đã vượt điểm dừng trên trang giấy của bạn, và bạn có phương án thay thế. Rời bàn cũng cần phong thái: cảm ơn, nói rõ mức hiện tại chưa phù hợp với bên mình vì lý do gì, và để ngỏ khả năng nếu tình hình thay đổi. "Ở mức này bên em chưa ký được. Nếu sau này bên anh có điều chỉnh, em rất sẵn lòng nói chuyện tiếp."
Điều quan trọng là quyết định rời bàn đã được đưa ra trước buổi gặp, khi bạn tỉnh táo, chứ không phải trong lúc tự ái. Người rời bàn vì giận thường hối hận; người rời bàn vì đã tính trước thì không.
Sau buổi gặp: mười phút nhìn lại
Ngay sau buổi thương lượng, khi trí nhớ còn rõ, dành mười phút ghi lại vài điều cho chính mình: kết quả nằm ở mức nào trong ba mức mục tiêu, nhượng bộ nào mình đưa ra mà không nhận lại gì, lúc nào mình bị cuốn theo nhịp bên kia, câu hỏi nào mở ra được thông tin quan trọng. Những ghi chép này không để đánh giá đúng sai, mà để buổi sau tốt hơn.
Nếu đi hai người, hai người cùng nhìn lại. Người ghi chép thường thấy những điều người nói chính bỏ lỡ: bên kia gật đầu ở điểm nào, ngập ngừng ở điểm nào, ai trong đoàn của họ có vẻ không đồng ý với người dẫn. Góc nhìn này đặc biệt có ích nếu sẽ còn những vòng thương lượng tiếp theo.
Lưu trang kế hoạch kèm ghi chép vào hồ sơ đối tác. Lần gia hạn hợp đồng năm sau, bạn hoặc người thay bạn sẽ biết năm nay đã chốt ở đâu, đổi những gì, và bên kia quan tâm điều gì nhất. Người đàm phán có phong thái vững thường không phải người giỏi ứng biến nhất, mà là người tích luỹ được nhiều buổi gặp đã được ghi lại tử tế.
Câu hỏi thường gặp
Thương lượng nhỏ có cần chuẩn bị kỹ như vậy không?
Không cần nhiều thời gian, nhưng cần đủ các mục chính. Mười lăm phút điền một trang giấy trước buổi gặp gia hạn hợp đồng thuê kho có thể tiết kiệm hàng chục triệu mỗi năm, hoặc ít nhất giúp bạn không ký một điều khoản mình chưa nghĩ đến.
Có nên cho bên kia xem kế hoạch của mình không?
Không. Trang kế hoạch là công cụ riêng của bạn, có điểm dừng và phương án thay thế, những thứ không nên tiết lộ. Mang theo trong sổ để nhìn khi cần là đủ; nếu đi hai người, cả hai cùng nắm nội dung trước khi vào phòng.
Nếu bên kia đề nghị đúng mức mong muốn của mình ngay từ đầu thì sao?
Đừng vội nhận ngay mà cũng đừng đòi thêm vô lý. Hỏi lại các điều kiện đi kèm để chắc không có điều khoản ẩn, rồi đồng ý. Nhận một đề nghị tốt mà không cần mặc cả không có gì sai, miễn là bạn đã hiểu rõ nội dung.
Đi thương lượng một mình thì phân vai thế nào?
Bạn vừa nói vừa ghi, nên cần chậm lại hơn. Có thể xin phép ghi chép ngay đầu buổi, và trước khi chốt, đọc lại những gì mình ghi để bên kia xác nhận. Nếu cần quyết định ngoài thẩm quyền, nói rõ bạn sẽ báo lại sau khi hỏi ý cấp trên.
Làm thế nào để không bị lệch khỏi kế hoạch khi bên kia rất khéo nói?
Nhìn lại trang kế hoạch mỗi khi có một đề nghị mới, kiểm tra nó nằm ở đâu trong ba mức mục tiêu. Nếu thấy mình bị cuốn, xin tạm dừng vài phút. Người khéo nói chỉ có lợi thế khi bạn quyết định ngay tại chỗ dưới áp lực.