Đi công tác cùng sếp cho chuyên nghiệp gồm bốn việc: chuẩn bị đủ hồ sơ và lịch trình chi tiết từ trước, giữ giờ chặt hơn cả lúc ở văn phòng, biết vai của mình trong mỗi buổi gặp, và tách rõ thời gian làm việc với thời gian riêng của sếp. Sếp không cần một người đi theo hầu hạ; sếp cần một người khiến chuyến đi trơn tru và có thể giao việc mà không phải nhắc.
Chuyến công tác là dịp hiếm hoi người đi làm được quan sát cấp trên làm việc ngoài văn phòng, và cấp trên cũng thấy rõ cách bạn xoay xở khi có trục trặc. Nhiều người được giao việc lớn hơn sau một chuyến đi mà mọi thứ đều chạy đúng; cũng có người mất điểm chỉ vì đến sân bay muộn hay quên một tập hồ sơ. Phần dưới đây đi theo trình tự trước, trong và sau chuyến đi.
Trước chuyến đi: một bộ hồ sơ và một trang lịch trình
Hầu hết sự cố trong chuyến công tác đến từ khâu chuẩn bị. Nếu bạn là người được giao lo hậu cần hoặc chỉ là thành viên đi cùng, vẫn nên tự làm:
- Hỏi rõ mục tiêu chuyến đi: gặp ai, cần đạt được gì, sếp muốn bạn làm gì trong từng buổi. Hai câu hỏi này giúp bạn chuẩn bị đúng thứ cần.
- Lập lịch trình trên một trang: giờ bay hoặc giờ xe, khách sạn, từng buổi gặp kèm địa chỉ, tên người liên lạc và cách liên lạc, thời gian di chuyển giữa các điểm. Gửi cho sếp trước một ngày.
- Chuẩn bị hồ sơ hai bản: bản giấy cho buổi gặp và bản điện tử lưu trên điện thoại hoặc máy tính, phòng khi thất lạc. Kiểm tra bản in đủ số người cộng một bản dự phòng.
- Kiểm giấy tờ cá nhân: căn cước, hộ chiếu nếu đi nước ngoài, giấy giới thiệu hoặc giấy công tác nếu đơn vị yêu cầu.
- Mang danh thiếp đủ dùng, sạc dự phòng, ổ cắm chuyển đổi nếu đi nước ngoài, một bộ trang phục dự phòng cho buổi gặp quan trọng.
Đừng hỏi sếp những chi tiết bạn tự tìm được, như giờ bay hay địa chỉ khách sạn. Nhưng nên hỏi những điều chỉ sếp biết: sếp có muốn đến sớm để chuẩn bị, sếp thích ngồi hàng ghế nào, sếp có cần bạn ghi biên bản buổi gặp không. Một lần hỏi kỹ trước chuyến đi đỡ được mười lần hỏi giữa chừng.
Trên đường đi: giờ giấc, chỗ ngồi và nói chuyện
Có mặt sớm hơn sếp. Ở sân bay, nhà ga, hay điểm hẹn xe, người đi cùng có mặt trước sếp ít nhất mười lăm phút. Nếu sếp đến sớm hơn bạn, đó là lỗi của bạn dù bạn vẫn đến đúng giờ đã hẹn.
Chỗ ngồi theo thông lệ. Trên xe có tài xế, sếp ngồi ghế sau bên phải, bạn ngồi ghế trước cạnh tài xế để lo chỉ đường và thanh toán. Trên máy bay, nếu được đặt chỗ cạnh nhau, hỏi sếp thích ghế cửa sổ hay lối đi.
Đọc tâm trạng trước khi nói chuyện. Có người thích trò chuyện trên đường, có người muốn ngủ hoặc đọc tài liệu. Nếu sếp đeo tai nghe hoặc mở máy làm việc, đừng bắt chuyện. Những gì cần báo cáo, gom lại nói một lần lúc thuận tiện.
Không biến chuyến đi thành buổi phàn nàn. Ngồi cạnh sếp nhiều giờ dễ khiến người ta nói nhiều hơn mức nên nói, nhất là về đồng nghiệp hoặc về công ty. Giữ câu chuyện ở mức công việc và chuyện nhẹ nhàng; những gì bạn nói trên chuyến xe sẽ còn ở lại khi về văn phòng.
Mang đồ của mình gọn gàng. Hành lý nên vừa đủ để tự mang. Mang hộ sếp cặp tài liệu khi sếp cần là phép lịch sự, nhưng không cần giành xách va li của sếp nếu sếp không nhờ.
Vai của bạn trong buổi gặp đối tác
Khi đi cùng cấp trên, bạn là người hỗ trợ, không phải người dẫn. Vai cụ thể tuỳ vị trí, nhưng có vài khuôn chung:
| Thời điểm | Việc nên làm | Việc nên tránh |
|---|---|---|
| Trước khi vào | Gọi điện báo đối tác khi còn mười phút, nhắc sếp tên người sẽ gặp | Để sếp tự tìm đường hay tự hỏi tên |
| Giới thiệu | Chờ sếp giới thiệu mình, trao danh thiếp sau sếp | Tự giới thiệu trước hoặc nói dài về mình |
| Trong buổi gặp | Ghi chép, đưa tài liệu khi sếp cần, trả lời khi được hỏi | Chen ngang, sửa lời sếp trước mặt đối tác |
| Khi sếp nói sai số liệu | Viết nhanh vào giấy chuyển cho sếp, hoặc chờ lúc nghỉ để báo | Đính chính to ngay trước mặt đối tác |
| Cuối buổi | Ghi lại các việc hai bên đã đồng ý, xác nhận với sếp sau buổi gặp | Hứa với đối tác những việc ngoài phạm vi của mình |
Có những lúc sếp chủ động mời bạn trình bày phần mình phụ trách. Khi đó nói ngắn, rõ, đúng phần được giao; xong thì trả lời lại cho sếp. Người đi cùng biết lúc nào nên nói và lúc nào nên lùi lại thường được tin để đi tiếp những chuyến quan trọng hơn.
Bữa ăn và tiếp khách ở nơi đến
Chuyến công tác thường có bữa ăn với đối tác địa phương. Ở bàn ăn, bạn giữ vai hỗ trợ: rót nước, gắp mời khách, để ý ly của sếp và khách, lo gọi món nếu sếp giao. Trình tự chỗ ngồi theo thông lệ: sếp và khách chính ngồi chỗ trang trọng, bạn ngồi gần cửa hoặc cạnh người có vai tương đương bên đối tác.
Nếu có rượu bia, bạn không có nghĩa vụ uống thay sếp. Nhiều người trẻ nghĩ rằng "đỡ rượu" cho sếp là cách thể hiện; thực tế sếp cần người đi cùng tỉnh táo để nhớ những gì đã bàn và lo việc đi lại an toàn. Nếu không uống, nói ngắn gọn và nâng ly bằng đồ uống khác. Nếu có uống, giữ mức rất ít, và người đã uống không lái xe.
Sau bữa ăn, đối tác địa phương đôi khi mời đi tiếp chỗ khác. Nên để sếp quyết định nhận lời hay không; nếu sếp đi mà bạn không muốn đi, xin phép về khách sạn chuẩn bị tài liệu cho ngày mai là lý do hợp lý và thật.
Khi bị đối tác hỏi riêng, hoặc khi sếp và đối tác căng thẳng
Trong giờ giải lao hay lúc đi bộ ra xe, người bên đối tác đôi khi hỏi riêng bạn những câu như "giá đó bên anh còn bớt được không", "sếp em có thật sự gấp không". Đây là lúc giữ khí chất của người đi cùng: trả lời lịch sự nhưng không nói thay sếp, không tiết lộ thông tin nội bộ, không đưa ra ý kiến riêng về điều đang thương lượng. Một câu như "Dạ phần này anh trao đổi trực tiếp với chị Hạnh giúp em ạ" là đủ, và nên báo lại với sếp sau đó.
Khi buổi gặp căng thẳng, sếp và đối tác bất đồng gay gắt, người đi cùng không xen vào để "giải vây" bằng một câu đùa hay một nhượng bộ tự đưa ra. Giữ nét mặt bình thản, tiếp tục ghi chép, sẵn sàng đưa tài liệu khi được nhờ. Nếu sếp ra hiệu nghỉ giải lao, lo phần nước nôi, chỗ ngồi để không khí dịu lại.
Sau buổi gặp, nếu sếp hỏi ý kiến, nói thật những gì bạn quan sát được: đối tác phản ứng với điểm nào, ai bên họ có vẻ là người quyết. Người đi cùng có giá trị nhất là người nhìn thấy những điều sếp không kịp nhìn vì đang bận nói, và chỉ nói những điều ấy với sếp, đúng lúc, ở chỗ riêng.
Giờ rảnh, khách sạn và chuyện riêng tư
Ngoài giờ làm việc, sếp cũng cần thời gian riêng. Không gõ cửa phòng sếp trừ khi có việc gấp; nhắn tin trước thay vì gọi. Không tự ý rủ sếp đi ăn tối hay đi chơi nếu không có kế hoạch từ trước; nếu sếp rủ, có thể nhận lời hoặc xin phép một cách tự nhiên.
Giữ khoảng cách chuyên nghiệp ở khách sạn: gặp ở sảnh hoặc nhà hàng thay vì trong phòng riêng, kể cả khi cần trao đổi tài liệu. Nguyên tắc này bảo vệ cả hai người khỏi những hiểu lầm không đáng có, bất kể giới tính và mức độ thân thiết.
Thời gian rảnh của bạn cũng là của bạn. Có thể nghỉ ngơi, đi dạo, liên lạc với gia đình. Nhưng giữ điện thoại có chuông trong giờ hợp lý, vì lịch công tác hay thay đổi. Nếu bạn ra ngoài xa, nhắn sếp một câu để sếp biết khi cần tìm.
Đăng ảnh chuyến công tác lên mạng xã hội nên cân nhắc: không đăng ảnh có mặt đối tác khi chưa hỏi ý họ, không đăng địa điểm gặp gỡ trong thời gian đàm phán. Chuyến đi là việc của công ty, không phải chuyến du lịch cá nhân.
Chi phí và sau chuyến đi
Chuyến công tác kết thúc khi mọi việc giấy tờ xong xuôi, không phải lúc máy bay hạ cánh. Những việc cần làm cho gọn:
- Giữ hoá đơn, chứng từ theo đúng quy định công tác phí của công ty, ghi rõ khoản nào của ai. Không gộp chi tiêu cá nhân vào chi phí công tác.
- Khi sếp trả tiền chung, nhớ ghi lại để hỗ trợ sếp làm thủ tục thanh toán; nếu bạn ứng tiền trước, báo rõ ràng và làm đề nghị hoàn ứng sớm.
- Viết báo cáo chuyến đi trong vòng hai ngày: đã gặp ai, kết quả từng buổi, việc tiếp theo, người phụ trách. Một trang là đủ; gửi sếp duyệt trước khi chia sẻ rộng.
- Gửi thư cảm ơn đối tác thay mặt nhóm hoặc theo uỷ quyền của sếp, kèm tài liệu đã hứa.
- Rút kinh nghiệm hậu cần: điều gì nên làm khác ở chuyến sau, ghi lại cho chính mình hoặc cho người lo chuyến tiếp theo.
Sếp thường nhớ chuyến công tác qua hai thứ: buổi gặp có kết quả hay không, và có phải bận tâm đến việc vặt nào không. Phần thứ hai hoàn toàn nằm trong tay người đi cùng.
Câu hỏi thường gặp
Đi công tác với sếp khác giới có cần lưu ý gì thêm không?
Nguyên tắc chuyên nghiệp áp dụng như nhau với mọi người: gặp ở nơi công cộng, không vào phòng riêng của nhau, giữ câu chuyện ở mức công việc. Nếu có điều gì khiến bạn không thoải mái, nói với bộ phận nhân sự là quyền của bạn và không ảnh hưởng đến việc đánh giá công việc.
Sếp nhờ làm việc riêng trong chuyến công tác thì sao?
Việc nhỏ như mua hộ chai nước hay gọi xe thì giúp được. Việc riêng lớn hoặc không liên quan công việc, như đi mua sắm cho gia đình sếp, có thể từ chối khéo nếu ảnh hưởng đến việc chính. Nói rõ bạn đang ưu tiên chuẩn bị cho buổi gặp ngày mai.
Có nên đặt phòng khách sạn cùng hạng với sếp không?
Theo quy định công tác phí của công ty. Nhiều nơi có mức phòng khác nhau theo cấp bậc. Nếu được sắp xếp ở cùng khách sạn, nên ở phòng riêng; ở chung phòng với cấp trên chỉ khi cả hai đồng ý và cùng giới.
Làm gì nếu trễ chuyến bay hoặc trục trặc lịch trình?
Báo sếp ngay khi biết, kèm phương án thay thế bạn đã tìm, ví dụ chuyến bay kế tiếp hoặc dời buổi gặp. Liên lạc với đối tác để báo tình hình nếu sếp đồng ý. Người đi cùng đưa phương án thay vì chỉ báo tin xấu sẽ được tin hơn.
Có nên mua quà cho đồng nghiệp ở văn phòng sau chuyến đi?
Không bắt buộc. Một ít đặc sản địa phương để chia cho cả nhóm là cử chỉ thân thiện, nhất là khi đồng nghiệp đã gánh việc thay bạn mấy hôm vắng. Chọn món chia được, không cần đắt tiền.