Người dẫn dắt trẻ tuổi có sáu lợi thế thật: gần với công cụ và cách làm mới, sẵn lòng thử, dám hỏi vì chưa phải giữ hình ảnh người biết hết, ít thói quen cũ phải bỏ, gần với nhân viên trẻ, và có thời gian dài phía trước để đầu tư xây người. Những chỗ thường phải bù là kinh nghiệm xử lý xung đột, mạng lưới quan hệ, và sự nghi ngờ ban đầu về uy tín.
Ở nhiều doanh nghiệp Việt Nam, nhất là doanh nghiệp gia đình chuyển thế hệ, công ty công nghệ và chuỗi bán lẻ mở nhanh, ngày càng nhiều người dưới ba mươi tuổi được giao dẫn dắt một nhóm. Họ thường được khuyên "phải tỏ ra già dặn". Lời khuyên đó dễ đẩy người ta vào phong thái gượng ép. Cách tốt hơn là biết rõ mình có gì để dùng và thiếu gì để bù, rồi xây phong thái từ đó. Bài này không bàn những việc tác nghiệp của tuần đầu làm quản lý, mà bàn phong thái lâu dài của người dẫn dắt trẻ.
Sáu lợi thế, cách dùng và cái bẫy đi kèm
Mỗi lợi thế đều có mặt trái nếu dùng quá tay. Bảng dưới đặt hai mặt cạnh nhau:
| Lợi thế | Dùng đúng | Bẫy đi kèm |
|---|---|---|
| Gần công cụ, cách làm mới | Đề xuất cải tiến có thử nghiệm nhỏ, có số đo | Đổi mọi thứ cùng lúc, coi cách cũ là lạc hậu |
| Sẵn lòng thử | Thử ở quy mô nhỏ, chấp nhận sai và rút kinh nghiệm | Thử những việc khó đảo mà không hỏi ai |
| Dám hỏi | Hỏi người làm lâu năm để hiểu vì sao việc đang được làm như vậy | Hỏi rồi không dùng câu trả lời |
| Ít thói quen cũ | Nhìn quy trình bằng con mắt mới, thấy chỗ thừa | Bỏ qua lý do lịch sử của quy trình |
| Gần nhân viên trẻ | Hiểu kỳ vọng của họ về phản hồi, linh hoạt, phát triển | Thân quá thành khó nhắc, chia phe trẻ già |
| Thời gian dài phía trước | Đầu tư kèm cặp người, xây quy trình bền | Vội thăng tiến tiếp, bỏ dở việc xây người |
Cột giữa cho thấy điểm chung của việc dùng lợi thế đúng: kết hợp cái mới của mình với sự tôn trọng cái đã có. Cột phải cho thấy phần lớn bẫy đến từ việc muốn chứng tỏ nhanh.
Dám hỏi: lợi thế bị đánh giá thấp nhất
Người dẫn dắt lâu năm đôi khi ngại hỏi những câu cơ bản, vì sợ mất hình ảnh người biết hết. Người trẻ thì không có gánh nặng đó, hoặc gánh nhẹ hơn: ai cũng biết họ mới, nên câu hỏi "vì sao mình làm thế này" được chấp nhận tự nhiên. Đây là lợi thế lớn nếu dùng đúng lúc, nhất là trong vài tháng đầu.
Một quản lý cửa hàng hai mươi sáu tuổi ở một chuỗi bán lẻ điện máy (ví dụ giả định) mới về chi nhánh, dành hai tuần đầu đứng quầy cùng nhân viên, hỏi từng người: việc nào mất thời gian nhất, khách hay phàn nàn gì, quy định nào thấy vô lý. Từ những câu trả lời đó, cô chọn hai việc nhỏ để sửa ngay. Nhân viên lâu năm, vốn nghi ngại một sếp trẻ, đổi thái độ không phải vì cô giỏi hơn họ, mà vì cô nghe và dùng điều họ nói.
Điều quan trọng là hỏi để dùng. Hỏi nhiều mà không thay đổi gì, hoặc hỏi xong lại làm theo ý mình, sẽ biến lợi thế thành điểm trừ: người được hỏi thấy mình bị lấy ý kiến cho có.
Những chỗ thường phải bù
Kinh nghiệm xử lý xung đột. Người trẻ thường chưa từng phải hoà giải hai nhân viên lớn tuổi cãi nhau, hay nói chuyện kỷ luật với người bằng tuổi bố mẹ mình. Cách bù là học từ người dẫn dắt có kinh nghiệm trong công ty, chuẩn bị kỹ trước những cuộc nói chuyện khó, và không ngại xin ý kiến.
Mạng lưới quan hệ. Nhiều việc trong tổ chức chạy nhờ quan hệ: biết gọi ai bên kế toán để duyệt nhanh, biết ai bên kho có thể giúp lúc gấp. Người trẻ chưa có những mối này, nên cần chủ động làm quen với các bộ phận liên quan và giữ lời với họ ngay từ những việc nhỏ.
Sự nghi ngờ ban đầu. Nhóm, đối tác, đôi khi cả cấp trên sẽ âm thầm thử xem người trẻ có trụ được không. Không cần chứng minh bằng lời; cần vài lần giữ lời, vài quyết định hợp lý, và một lần đứng ra bảo vệ nhóm trước áp lực.
Kinh nghiệm đọc người. Biết ai đang nói thật, ai đang nói cho qua, ai im lặng vì đồng ý hay vì không dám nói, thường cần thời gian. Trong lúc chưa đủ kinh nghiệm, hỏi trực tiếp và hỏi riêng thường cho thông tin tốt hơn đoán.
Cái bẫy lớn nhất: muốn chứng tỏ
Phần lớn sai lầm của người dẫn dắt trẻ không đến từ thiếu năng lực mà từ nhu cầu chứng tỏ. Nó hiện ra dưới nhiều dạng: đổi quy trình ngay tuần đầu để cho thấy mình có ý tưởng; nói nhiều trong họp để không bị coi là non; nghiêm khắc quá mức với lỗi nhỏ để giữ uy; tự làm phần việc khó nhất để cho thấy mình giỏi chuyên môn. Mỗi hành vi có lý do dễ hiểu, nhưng nhóm đọc chúng là sự bất an.
Phong thái vững với người trẻ thường ngược lại: đổi ít mà chắc, nói ít mà đúng, nghiêm với nguyên tắc nhưng mềm với con người, giao việc khó cho người có năng lực thay vì tự ôm. Một câu dễ nhớ: người trẻ không cần chứng tỏ mình xứng đáng với chức danh, chỉ cần cho thấy nhóm làm việc tốt hơn khi có mình.
Cũng cần tránh thái cực ngược lại là quá khiêm nhường, kiểu "em còn non, các anh chị cứ làm như cũ". Câu này lặp lại mãi sẽ làm nhóm nghĩ người dẫn dắt không định dẫn dắt. Cân bằng là thừa nhận mình mới, đồng thời nói rõ những điều mình sẽ chịu trách nhiệm.
Một câu mở đầu trong buổi họp đầu tiên với nhóm có thể như sau: "Em mới nhận phòng, nhiều việc anh chị làm lâu hơn em nên em sẽ hỏi nhiều trong tháng này. Hai việc em chịu trách nhiệm ngay từ hôm nay là lịch giao hàng cho khách lớn và việc duyệt nghỉ phép; mọi thay đổi khác em sẽ bàn với anh chị trước." Câu này vừa khiêm tốn vừa rõ vai, không cần chứng tỏ gì thêm.
Xưng hô và phong thái với người lớn tuổi hơn trong nhóm
Trong tiếng Việt, xưng hô là chỗ người trẻ làm sếp lúng túng đầu tiên. Gọi nhân viên lớn tuổi là "anh, chị, cô, chú" và xưng "em" hay "cháu" vẫn là cách tự nhiên nhất ở đa số nơi làm việc; nó không làm mất uy, vì uy không nằm ở đại từ. Điều làm mất uy là xưng hô một kiểu mà đối xử một kiểu: gọi "chú" mà giao việc bằng giọng ra lệnh, hay ngược lại, xưng "em" rồi không dám nhắc khi chú làm sai.
Phong thái hợp lý là tôn trọng tuổi tác trong cách nói và giữ nguyên tắc trong nội dung: "Chú ơi, lô hàng hôm qua bị giao thiếu ba thùng, cháu cần chú kiểm lại quy trình đếm ở khâu xuất." Chuyện quản lý người lớn tuổi hơn có nhiều khía cạnh hơn, nhưng nguyên tắc chung là kính trong lời, rõ trong việc.
Một chi tiết nữa: trong họp, người dẫn dắt trẻ nên mời ý kiến người lớn tuổi có kinh nghiệm ở những điểm họ thật sự giỏi, và ghi nhận công khai khi ý kiến đó được dùng. Việc này không phải lấy lòng, mà là dùng đúng nguồn lực của nhóm; nó cũng cho cả nhóm thấy sếp trẻ không coi kinh nghiệm là mối đe doạ.
Hình ảnh trước đối tác: để sự chuẩn bị nói thay tuổi tác
Khi gặp đối tác hay khách hàng lớn tuổi hơn, người dẫn dắt trẻ thường lo bị xem nhẹ. Thứ giúp nhiều nhất là sự chuẩn bị nhìn thấy được: nắm số liệu không cần tra, trả lời rõ phần mình biết, hẹn lại cụ thể phần chưa biết, gửi biên bản ngay trong ngày. Sau vài lần như vậy, đối tác nhớ đến sự chắc chắn hơn là tuổi.
Những chi tiết nhỏ cũng góp phần: trang phục hợp dịp, danh thiếp và chữ ký thư rõ ràng, địa chỉ thư công việc nghiêm túc, và với người trẻ đứng tên công ty khởi nghiệp hay dự án riêng, một tên miền ngắn, đúng tên thương hiệu để làm thư và trang giới thiệu, có thể chọn trên sàn tenmiendangcap.com, giúp bớt đi ấn tượng "làm cho vui". Không chi tiết nào trong số đó thay được nội dung, nhưng chúng giúp đối tác tập trung vào nội dung.
Ngược lại, có vài thứ làm ấn tượng tuổi trẻ nặng thêm: trả lời tin nhắn công việc bằng biểu tượng cảm xúc, hẹn rồi đổi giờ nhiều lần, dùng tiếng lóng trong thư. Những thói quen này bình thường trong nhóm bạn bè nhưng nên để ở ngoài cuộc gặp với đối tác.
Một lộ trình tự bù trong năm đầu
Thay vì cố bù mọi thứ cùng lúc, có thể đi theo thứ tự:
- Ba tháng đầu: nghe và hỏi nhiều, sửa ít; chọn một hai việc nhỏ cải thiện rõ ràng cho nhóm.
- Tìm một người cố vấn trong hoặc ngoài công ty đã dẫn dắt lâu năm; hẹn nói chuyện định kỳ mỗi tháng.
- Chủ động làm quen với đầu mối các bộ phận liên quan; giữ lời với họ từ những việc nhỏ.
- Sau sáu tháng, xin phản hồi từ nhóm bằng vài câu hỏi cụ thể, như "điều gì anh chị muốn em làm khác đi".
- Cuối năm, nhìn lại những quyết định lớn đã đưa ra, ghi lại điều đã học, chọn một chỗ yếu để tập trung năm sau.
Lộ trình này không nhanh, nhưng nó xây uy tín trên nền vững. Người dẫn dắt trẻ có lợi thế lớn nhất là thời gian; dùng thời gian đó để xây chậm mà chắc thường đi xa hơn cố chứng tỏ nhanh.
Câu hỏi thường gặp
Làm sếp trẻ có nên giấu tuổi không?
Không cần giấu, cũng không cần nhấn mạnh. Tuổi không phải điều cần xấu hổ, và giấu thường bị phát hiện, làm mất lòng tin hơn. Điều nhóm và đối tác quan tâm là bạn có làm được việc và giữ lời không. Khi được hỏi, trả lời bình thường rồi quay lại nội dung công việc.
Nhân viên lớn tuổi không nghe lời thì làm sao?
Trước tiên tìm hiểu vì sao: họ không đồng ý với cách làm, thấy mình không được tôn trọng, hay đang thử bạn. Nói chuyện riêng, hỏi ý kiến của họ về việc đó, và nói rõ kỳ vọng. Nếu vẫn không thay đổi sau khi đã rõ ràng, xử lý như với bất kỳ nhân viên nào theo quy định, kèm sự tôn trọng trong cách nói.
Sếp trẻ có nên đi nhậu với nhóm để gần gũi?
Tham gia các dịp chung như liên hoan là tốt, nhưng không cần dùng rượu bia để tạo quan hệ. Gần gũi đến từ việc nghe, giữ lời và công bằng. Nếu tham gia, giữ chừng mực, không ép ai uống, không để mình say, và không lái xe sau khi uống.
Có nên kết bạn mạng xã hội với nhân viên không?
Tuỳ văn hoá nơi làm. Nếu kết bạn, hãy nhớ rằng những gì bạn đăng sẽ được nhóm đọc như lời của người dẫn dắt. Tránh bình luận về công việc, khách hàng hay đồng nghiệp trên mạng, và không theo dõi hay bình luận về đời tư của nhân viên.
Thiếu kinh nghiệm chuyên môn hơn nhân viên thì dẫn dắt thế nào?
Không cần giỏi chuyên môn hơn mọi người trong nhóm. Vai trò của người dẫn dắt là đặt hướng, gỡ vướng, phân việc và bảo vệ nhóm. Hãy thừa nhận chuyên môn của người giỏi, giao cho họ việc xứng tầm, và tập trung vào những việc chỉ người dẫn dắt mới làm được.