Trước khi gặp bạn, đối tác, khách hàng hay đồng nghiệp mới thường đã thấy bạn qua ảnh đại diện trên ứng dụng nhắn tin, tên hiển thị, chữ ký cuối thư và một trang hồ sơ nào đó. Những thứ ấy là diện mạo đầu tiên của bạn. Chúng cần ba điều: ảnh gương mặt rõ ràng gần với bạn hiện tại, tên và chức danh nhất quán ở mọi nơi, và thông tin liên hệ ngắn gọn, dễ dùng.
Bài này không nói về xây dựng thương hiệu cá nhân hay tối ưu hồ sơ trên một mạng xã hội cụ thể. Bài nói về những chi tiết nhỏ mà người đi làm và người dẫn dắt nào cũng có: ảnh đại diện trên các ứng dụng dùng cho công việc, tên hiển thị, địa chỉ thư, chữ ký thư, và trang giới thiệu ngắn. Mục tiêu là để người khác nhận ra bạn dễ dàng, liên hệ được ngay, và có cảm giác bạn là người chỉn chu, không phô trương.
Diện mạo trực tuyến là diện mạo đầu tiên
Ngày nay, rất ít cuộc gặp công việc bắt đầu mà không có một tin nhắn, một cuộc gọi qua ứng dụng hay một lá thư trước đó. Người nhận nhìn thấy ảnh đại diện nhỏ bên cạnh tin nhắn, đọc tên hiển thị, đọc chữ ký cuối thư, có khi tra tên bạn trên mạng. Đến khi gặp mặt, họ đã có sẵn một hình dung.
Hình dung ấy hình thành rất nhanh và khá bền. Một ảnh đại diện mờ, chụp cách đây mười năm, hay một tên hiển thị là biệt danh thời đi học, không làm ai đánh giá thấp năng lực của bạn ngay, nhưng nó tạo một khoảng hụt nhỏ giữa người bạn muốn được nhìn nhận và người họ thấy trên màn hình. Khoảng hụt ấy phải được lấp lại bằng buổi gặp đầu tiên, thay vì buổi gặp được dùng để bàn việc.
Với người dẫn dắt, diện mạo trực tuyến còn là diện mạo của đơn vị. Khách hàng nhận thư từ trưởng phòng với chữ ký đầy đủ, ảnh đại diện chỉn chu, sẽ có cảm giác về doanh nghiệp khác hẳn khi nhận thư từ một hộp thư cá nhân không tên, không chữ ký.
Ảnh đại diện cho công việc
Gương mặt chiếm phần lớn khung ảnh. Ảnh đại diện thường hiện rất nhỏ, chỉ bằng đầu ngón tay. Ảnh chụp toàn thân hay ảnh xa thì gương mặt chỉ còn một chấm. Chọn ảnh từ vai trở lên, gương mặt rõ, nhìn về phía máy ảnh hoặc hơi chếch.
Gần với bạn hiện tại. Ảnh nên chụp trong khoảng một hai năm gần đây, để người gặp bạn lần đầu nhận ra ngay. Ảnh quá cũ hay chỉnh sửa quá nhiều tạo một khoảnh khắc ngỡ ngàng khi gặp mặt.
Nền đơn giản, ánh sáng tự nhiên. Không cần chụp ở studio. Đứng gần cửa sổ, ánh sáng chiếu vào mặt, nền là một bức tường trơn, nhờ đồng nghiệp chụp bằng điện thoại ở tầm ngực. Trang phục như khi bạn đi làm bình thường.
Một mình, không đồ vật che mặt. Tránh ảnh nhóm, ảnh có con cái, ảnh đeo kính râm, ảnh phong cảnh hay ảnh vật nuôi cho tài khoản dùng công việc. Những ảnh ấy hợp với tài khoản cá nhân hơn.
Dùng cùng một ảnh ở mọi nơi. Thư công việc, ứng dụng nhắn tin dùng cho khách, phần mềm họp trực tuyến, trang hồ sơ: dùng cùng một ảnh giúp người khác nhận ra bạn ngay giữa nhiều kênh.
Tên hiển thị và địa chỉ thư: dễ nhận ra, dễ gõ lại
Tên hiển thị và địa chỉ thư là những thứ người khác sẽ tìm, gõ lại và lưu vào danh bạ. Bảng dưới so sánh vài lựa chọn hay gặp:
| Thành phần | Nên dùng | Nên tránh |
|---|---|---|
| Tên hiển thị trên ứng dụng nhắn tin dùng cho công việc | Họ tên đầy đủ, có thể kèm đơn vị: "Trần Minh Khoa, kho vận" | Biệt danh, ký tự đặc biệt, biểu tượng cảm xúc |
| Tên hiển thị trên phần mềm họp | Họ tên đầy đủ | Tên thiết bị, tên người thân dùng chung máy |
| Địa chỉ thư công việc | Ngắn, theo họ tên, theo tên miền của đơn vị | Chuỗi số dài, từ lóng, tên khó đọc thành tiếng |
| Địa chỉ thư khi tự làm chủ, làm tự do | Hộp thư theo tên miền riêng mang tên mình hoặc tên dịch vụ | Dùng chung một hộp thư cá nhân cho mọi việc |
Phép thử đơn giản cho một địa chỉ thư: đọc nó qua điện thoại cho một người lạ và xem họ có gõ lại đúng ngay lần đầu không. Địa chỉ phải đánh vần nhiều lần thường sẽ bị gõ sai, và thư gửi đi sẽ thất lạc.
Với người làm chủ, làm tự do hay đứng tên một dự án, một địa chỉ thư theo tên miền riêng ngắn gọn là một phần của diện mạo chuyên nghiệp lâu dài, không phụ thuộc vào nơi bạn đang làm; nếu cần chọn một tên miền dễ đọc, có thể tham khảo ở tenmiendangcap.com.
Viết chữ ký thư gọn và đủ
Chữ ký cuối thư là danh thiếp của bạn trong mọi lá thư. Nó nên đủ để người nhận liên hệ lại mà không phải tìm, và gọn để không dài hơn chính lá thư. Một chữ ký đủ dùng gồm:
- Họ tên đầy đủ, viết như cách bạn muốn được gọi trong công việc.
- Chức danh và đơn vị, ngắn gọn, đúng với thực tế.
- Một số liên hệ chính, có thể thêm số văn phòng. Không cần liệt kê mọi số.
- Địa chỉ văn phòng nếu khách thường đến gặp trực tiếp, đã cập nhật theo đơn vị hành chính hiện hành.
- Không thêm quá nhiều: câu danh ngôn, hình ảnh lớn, biểu tượng mạng xã hội dày đặc, đoạn miễn trừ trách nhiệm dài làm chữ ký nặng nề và dễ bị bộ lọc thư coi là thư rác.
Với thư trả lời liên tục trong một chuỗi, nhiều người dùng chữ ký rút gọn chỉ có tên và số điện thoại để chuỗi thư bớt dài. Chữ ký đầy đủ dùng ở thư đầu tiên gửi người mới.
Doanh nghiệp nên thống nhất một mẫu chữ ký cho mọi nhân viên: cùng phông chữ, cùng thứ tự thông tin, cùng cách ghi chức danh. Sự đồng nhất ấy cho khách cảm giác về một đơn vị làm việc có tổ chức.
Trang giới thiệu ngắn và hồ sơ trực tuyến
Nhiều người đi làm có một trang hồ sơ ở đâu đó: trang nhân sự trên website công ty, hồ sơ trên mạng nghề nghiệp, trang giới thiệu cá nhân cho người làm tự do. Trang ấy không cần dài. Điều người đọc tìm là: bạn là ai, làm gì, đã làm được gì đáng kể, liên hệ thế nào.
Một đoạn giới thiệu ba bốn câu, viết ở ngôi thứ ba hoặc ngôi thứ nhất tuỳ nơi đăng, thường đủ. Nêu việc bạn làm bằng ngôn ngữ người ngoài ngành hiểu được, một hai kết quả cụ thể có thể kiểm chứng, và lĩnh vực bạn đang tập trung. Tránh những tính từ tự khen như "năng động", "nhiệt huyết", "tâm huyết"; người đọc đã thấy chúng ở mọi hồ sơ và bỏ qua.
Điều quan trọng nhất là nhất quán. Chức danh trên hồ sơ trực tuyến, trên danh thiếp, trong chữ ký thư và khi bạn tự giới thiệu nên khớp nhau. Khách hàng tra cứu thấy bạn là "trưởng phòng" ở nơi này, "chuyên viên" ở nơi khác, "giám đốc" ở nơi thứ ba sẽ không biết tin vào đâu. Mỗi khi đổi vị trí hay đổi việc, dành một buổi cập nhật tất cả những nơi ấy.
Người dẫn dắt và diện mạo trực tuyến của cả nhóm
Khi bạn dẫn một nhóm thường xuyên làm việc với khách, diện mạo trực tuyến của từng người cộng lại thành diện mạo của cả nhóm. Khách nhận thư từ năm nhân viên với năm kiểu chữ ký khác nhau, ảnh đại diện lúc có lúc không, tên hiển thị lúc là họ tên lúc là biệt danh, sẽ có cảm giác về một đơn vị làm việc rời rạc, dù từng người đều làm tốt.
Một việc nhỏ người dẫn dắt có thể làm là soạn sẵn một trang hướng dẫn ngắn cho nhóm: mẫu chữ ký thư, cách đặt tên hiển thị trên các ứng dụng dùng cho công việc, gợi ý chụp ảnh đại diện, và tổ chức một buổi chụp ảnh chung tại văn phòng với cùng một góc tường và ánh sáng. Việc này mất một buổi chiều nhưng giữ được nhiều năm.
Cần tôn trọng ranh giới: tài khoản cá nhân của nhân viên là của họ. Người dẫn dắt chỉ nên đặt quy ước cho những kênh dùng cho công việc, và nếu nhân viên không muốn dùng ảnh gương mặt vì lý do riêng tư, có thể thống nhất dùng ảnh nhận diện của đơn vị kèm tên đầy đủ.
Những điều nên kiểm tra định kỳ
Diện mạo trực tuyến dễ cũ đi mà không ai để ý. Mỗi năm một hai lần, hoặc mỗi khi đổi việc, kiểm tra những điều sau:
- Ảnh đại diện còn giống bạn hiện tại không, có thống nhất giữa các kênh công việc không.
- Tên hiển thị và chức danh đã cập nhật theo vị trí mới chưa.
- Chữ ký thư có số điện thoại, địa chỉ cũ nào không, có sau sáp nhập tỉnh, đổi tên đơn vị hành chính không.
- Tài khoản cá nhân công khai có nội dung nào bạn không muốn đối tác thấy khi tra tên mình không. Tách tài khoản cá nhân và tài khoản công việc nếu cần.
- Tra tên mình trên công cụ tìm kiếm như một người lạ, xem kết quả đầu tiên có đúng là bạn và có thông tin sai nào cần sửa không.
- Các hồ sơ cũ không còn dùng: đóng hoặc cập nhật, để khách không liên hệ vào một kênh bạn đã bỏ.
Không cần biến việc này thành một dự án lớn. Mục tiêu chỉ là để mọi nơi người khác tìm thấy bạn đều cho cùng một thông tin đúng, và để lần gặp mặt đầu tiên không phải bắt đầu bằng câu "à, ngoài đời khác ảnh quá".
Câu hỏi thường gặp
Ảnh đại diện cho công việc có cần chụp ở studio không?
Không cần. Một ảnh chụp bằng điện thoại gần cửa sổ, ánh sáng tự nhiên chiếu vào mặt, nền tường trơn, trang phục đi làm bình thường thường đủ tốt. Quan trọng là gương mặt rõ, gần với bạn hiện tại và không bị chỉnh sửa quá mức tới mức khó nhận ra khi gặp mặt.
Có nên dùng ảnh đại diện khác nhau cho tài khoản cá nhân và công việc không?
Nên, nếu bạn dùng tài khoản riêng cho công việc. Tài khoản công việc dùng ảnh gương mặt rõ, chỉn chu; tài khoản cá nhân có thể dùng ảnh gia đình, phong cảnh. Nếu chỉ có một tài khoản dùng chung, chọn ảnh hợp với công việc vì khách hàng sẽ nhìn thấy nó.
Chữ ký thư có nên kèm ảnh không?
Không bắt buộc. Một ảnh nhỏ có thể giúp khách nhận ra bạn, nhưng ảnh làm thư nặng hơn và có khi hiện thành tệp đính kèm hoặc bị chặn. Nhiều người chọn chữ ký chỉ có chữ, gọn và luôn hiển thị đúng trên mọi thiết bị.
Dùng hộp thư miễn phí cho công việc có sao không?
Với nhân viên, nên dùng hộp thư do đơn vị cấp. Với người làm chủ hay làm tự do, hộp thư miễn phí vẫn dùng được, nhưng hộp thư theo tên miền riêng thường tạo cảm giác ổn định và chuyên nghiệp hơn, và bạn giữ được địa chỉ ấy lâu dài kể cả khi đổi nhà cung cấp dịch vụ thư.
Hồ sơ trực tuyến nên viết ở ngôi thứ nhất hay thứ ba?
Tuỳ nơi đăng. Trang nhân sự trên website công ty thường viết ở ngôi thứ ba cho thống nhất. Trang hồ sơ cá nhân, mạng nghề nghiệp thường viết ở ngôi thứ nhất cho gần gũi. Điều quan trọng hơn là giữ đoạn giới thiệu ngắn, cụ thể và nhất quán với các kênh khác.
Đổi việc rồi thì cần cập nhật những gì trước tiên?
Ưu tiên những nơi khách hàng và đối tác hay liên hệ: chữ ký thư, tên hiển thị và chức danh trên ứng dụng nhắn tin công việc, hồ sơ trên mạng nghề nghiệp, danh thiếp. Đồng thời báo cho đối tác cũ biết kênh liên hệ mới hoặc người tiếp nhận công việc của bạn.