Khí chất ít khi mất vì một sai lầm lớn; nó bị bào mòn bởi những thói quen nhỏ lặp lại hằng ngày: than phiền, kể về mình, trễ hẹn, ngắt lời, đọc tin nhắn rồi không trả lời, đổ lỗi cho hoàn cảnh, bình luận mọi chuyện. Từng lần thì không đáng kể, nhưng cộng lại qua vài tháng, chúng vẽ nên hình ảnh một người thiếu vững vàng trong mắt người khác.
Cái khó là những thói quen này thường không bị ai góp ý thẳng, vì chúng quá nhỏ để đem ra nói. Người khác chỉ lặng lẽ điều chỉnh: ít giao việc quan trọng hơn, ít chia sẻ hơn, hẹn sớm hơn giờ thật mười lăm phút. Bài này đi qua bảy thói quen phổ biến nhất, giải thích vì sao chúng khó bỏ, và đề xuất thói quen thay thế cụ thể cho từng cái.
Bảy thói quen và điều người khác suy ra
Mỗi thói quen gửi đi một thông điệp ngầm, thường khác xa ý người làm:
| Thói quen | Người làm nghĩ | Người khác suy ra |
|---|---|---|
| Than phiền | Chỉ đang xả một chút | Người này thấy mình là nạn nhân, sẽ than về mình với người khác |
| Kể nhiều về mình | Đang chia sẻ cho gần gũi | Người này không quan tâm đến mình |
| Trễ hẹn | Trễ có mười phút | Thời gian của mình không quan trọng với họ |
| Ngắt lời | Đã hiểu ý, nói tiếp cho nhanh | Họ không nghe, chỉ chờ đến lượt nói |
| Đọc rồi không trả lời | Sẽ trả lời khi có thông tin | Bị lờ đi, không biết việc đến đâu |
| Đổ lỗi hoàn cảnh | Đang giải thích sự thật | Họ không nhận phần của mình |
| Bình luận mọi chuyện | Đang góp ý | Họ thích nghe chính mình nói |
Khoảng cách giữa cột giữa và cột cuối là lý do những thói quen này tồn tại lâu: người làm không thấy mình làm gì sai, còn người nhận thì không thấy cần nói ra.
Vì sao hiếm ai góp ý thẳng về những thói quen này
Ở chỗ làm, góp ý về một bản báo cáo sai số liệu thì dễ, vì nó có lỗi rõ ràng. Góp ý rằng ai đó hay than phiền hay hay ngắt lời thì khó hơn nhiều, vì nó chạm vào con người chứ không chạm vào việc, và người góp ý sợ bị coi là bắt bẻ chuyện vặt. Văn hoá giữ hoà khí ở nhiều công sở Việt Nam càng khiến những góp ý kiểu này hiếm hoi.
Thay vì góp ý, người xung quanh điều chỉnh hành vi của họ. Một trưởng nhóm biết nhân viên hay trễ sẽ hẹn sớm hơn mười lăm phút. Đồng nghiệp biết người kia hay kể chuyện mình sẽ trả lời ngắn để kết thúc nhanh. Khách hàng biết người bán hay đổ lỗi sẽ ghi lại mọi trao đổi bằng văn bản. Những điều chỉnh này lặng lẽ, nhưng chúng là bằng chứng khí chất của mình đang bị trừ điểm.
Vì thế, nếu muốn biết mình có mắc những thói quen này không, phải chủ động hỏi, và hỏi hẹp: không hỏi "anh thấy em thế nào" mà hỏi "em có hay ngắt lời không". Câu hỏi hẹp cho người kia một lối ra dễ chịu để nói thật.
Than phiền: dễ lây và dễ bị nhớ
Than phiền một lần về chuyện kẹt xe, về máy in hỏng là bình thường. Vấn đề là khi than phiền thành giọng nền: sáng than công việc, trưa than khách, chiều than sếp. Người nghe dần coi người đó là nguồn năng lượng tiêu cực và tránh ngồi cạnh. Cảm xúc lây trong nhóm, nên một người than phiền thường xuyên có thể kéo tâm trạng cả tổ xuống.
Cần phân biệt than phiền với nêu vấn đề. Nêu vấn đề có địa chỉ và có đề xuất: "Máy in tầng ba hỏng ba lần tuần này, em đề xuất gọi bên bảo trì kiểm tra cả bộ sấy." Than phiền thì không có địa chỉ: "Cái máy in này lúc nào cũng hỏng." Câu thứ nhất cho thấy người có trách nhiệm; câu thứ hai chỉ thêm tiếng ồn. Ở một quầy thuốc chẳng hạn, "Hàng về trễ hoài" là than; "Ba lần liền nhà phân phối giao trễ thứ Hai, em đề xuất đặt hàng sớm hơn một ngày" là nêu vấn đề.
Thói quen thay thế: trước khi than một điều, tự hỏi "mình có làm được gì với chuyện này không?". Nếu có, biến lời than thành đề xuất. Nếu không, nói một lần với người thân cận rồi thôi, đừng lặp lại với mỗi người gặp trong ngày.
Kể về mình: dễ chịu cho người kể, mệt cho người nghe
Có lý do để thói quen này khó bỏ. Nghiên cứu của Diana Tamir và Jason Mitchell (2012), đăng trên tạp chí PNAS, ghi nhận rằng việc nói về bản thân kích hoạt các vùng não liên quan đến cảm giác được thưởng, và người tham gia thậm chí sẵn sàng nhận ít tiền hơn để được trả lời câu hỏi về chính mình. Nói về mình, nói cách khác, là một niềm vui tự nhiên.
Nhưng người nghe không nhận được niềm vui đó. Một cuộc trò chuyện mà một bên kể chuyện của mình tám phần thời gian để lại ấn tượng người này tự cho mình là trung tâm. Dấu hiệu dễ nhận ra là cụm "mình cũng vậy, hồi đó mình…": người kia vừa kể chuyện mất xe, mình liền kể chuyện mình mất xe dài hơn.
Thói quen thay thế: khi người khác kể chuyện, hỏi thêm một câu về chuyện của họ trước khi kể chuyện của mình. Sau một cuộc gặp, tự kiểm: mình biết thêm được điều gì về người kia? Nếu không trả lời được, lần sau đổi tỷ lệ.
Trễ hẹn: "giờ cao su" không còn là chuyện nhỏ
Ở Việt Nam, câu đùa về "giờ cao su" quen đến mức nhiều người không coi trễ mười, mười lăm phút là trễ. Nhưng trong công việc, nhất là với đối tác nước ngoài, khách hàng mới, hay người lớn tuổi coi trọng phép tắc, trễ hẹn được đọc rất rõ: người này không tôn trọng thời gian của mình, hoặc không tổ chức được việc của mình. Cả hai cách đọc đều làm mất điểm khí chất.
Trễ hẹn lặp lại thường không do lười mà do ước lượng thời gian di chuyển theo trường hợp thuận lợi nhất: nghĩ từ nhà đến chỗ hẹn hai mươi phút, quên rằng giờ tan tầm ở Hà Nội hay TP Hồ Chí Minh có thể gấp đôi, cộng thêm thời gian tìm chỗ gửi xe.
Thói quen thay thế: đặt giờ xuất phát thay vì giờ đến, tính theo lần đi chậm nhất gần đây. Đến sớm thì ngồi gần đó đọc lại tài liệu. Nếu chắc chắn trễ, nhắn báo trước giờ hẹn, nói rõ trễ bao nhiêu phút, không đợi người kia gọi hỏi. Mẫu tin nhắn: "Chị ơi, em kẹt xe ở cầu, trễ khoảng mười lăm phút, chị cứ dùng nước trước giúp em."
Ngắt lời, đọc rồi im, đổ lỗi, bình luận mọi chuyện
Ngắt lời. Thường xuất phát từ thiện ý: đã hiểu nên muốn tiết kiệm thời gian. Nhưng người bị ngắt cảm thấy bị dồn và thường không nói hết chi tiết quan trọng. Thay thế: đợi người kia dừng hẳn, đếm thầm một nhịp, rồi mới nói. Nếu buộc phải ngắt vì thời gian, xin phép: "Cho em ngắt một chút."
Đọc rồi không trả lời. Người gửi thấy đã xem mà không có hồi âm, bắt đầu đoán. Thay thế: trả lời ngay một câu ghi nhận kèm hạn, "Em nhận rồi, thứ Năm em trả lời," rồi trả lời đúng hạn.
Đổ lỗi hoàn cảnh. "Tại bên giao hàng", "tại hệ thống", "tại khách đổi ý" có thể đúng, nhưng nếu câu nào cũng bắt đầu bằng "tại", người nghe không thấy phần trách nhiệm của mình. Thay thế: nói phần mình trước, rồi mới nói hoàn cảnh. "Em đã không kiểm lại địa chỉ trước khi gửi; bên giao hàng cũng giao nhầm."
Bình luận mọi chuyện. Góp ý cho mọi điểm trong cuộc họp, nhận xét về mọi quyết định của người khác làm lời mình mất giá. Thay thế: chỉ góp ý khi có thông tin mới hoặc thấy rủi ro cụ thể; những điểm khác, im lặng là đồng ý.
Thói quen nhỏ ở những chỗ người ta không gặp mình
Khí chất còn thể hiện qua những thứ đại diện cho mình khi mình vắng mặt: hộp thư, chữ ký thư, cách đặt tên tệp gửi đi. Một thư công việc gửi từ địa chỉ có tên kiểu biệt danh thời đi học, không có chữ ký, tệp đính kèm tên "final cuối cùng sửa lần 3" cũng là một kiểu thói quen nhỏ bào mòn ấn tượng chuyên nghiệp, giống trễ hẹn mười phút.
Sửa những chỗ này tốn rất ít công: một chữ ký thư gồm tên, vai trò, cách liên hệ; tên tệp có ngày và nội dung; một địa chỉ thư công việc nghiêm túc. Với người tự làm chủ hoặc đứng tên một dự án nhỏ, địa chỉ thư gắn với tên miền riêng, ngắn và dễ nhớ, là một lựa chọn gọn gàng; có thể tìm trên các sàn như tenmiendangcap.com. Những thay đổi này không làm ai có khí chất hơn, nhưng gỡ đi những tín hiệu nhiễu khiến người khác phải đoán.
Bỏ một thói quen trong bốn tuần
Bảy thói quen trên không cần bỏ cùng lúc. Chọn một cái người khác dễ nhận ra nhất ở mình, rồi làm theo các bước:
- Hỏi một đồng nghiệp tin cậy: "Trong bảy thói quen này, em hay mắc cái nào nhất?" Chấp nhận câu trả lời, không giải thích.
- Xác định lúc thói quen hay xuất hiện: than phiền thường vào giờ ăn trưa, trễ hẹn thường vào cuộc hẹn buổi chiều, ngắt lời thường khi đang vội.
- Đặt thói quen thay thế cụ thể như đã gợi ý ở trên, viết ra một câu.
- Mỗi tối đánh dấu hôm nay đã làm được hay trượt, không tự trách.
- Sau bốn tuần, hỏi lại người đồng nghiệp: "Anh có thấy khác không?" Nếu có, chọn thói quen tiếp theo.
Việc xây và bỏ thói quen nói chung có nhiều tài liệu riêng; ở đây chỉ cần nhớ rằng khí chất được người khác chấm điểm qua những việc lặp lại, nên mỗi thói quen nhỏ được sửa đều được cộng điểm thật, dù không ai nói ra.
Câu hỏi thường gặp
Than phiền với người thân có làm mất khí chất không?
Chia sẻ khó khăn với người thân là nhu cầu bình thường và lành mạnh. Vấn đề chỉ nảy sinh khi than phiền thành giọng nền ở mọi nơi, kể cả nơi làm việc và với người mới quen. Với người thân, điều nên giữ là không biến mọi cuộc trò chuyện thành chỗ xả, và đôi khi hỏi lại chuyện của họ.
Đến sớm quá có bị coi là kỳ không?
Đến sớm năm đến mười phút là lịch sự. Đến sớm nửa tiếng và vào thẳng văn phòng người hẹn có thể làm họ lúng túng vì chưa sẵn sàng. Cách tốt là đến khu vực gần đó sớm, đợi đến khoảng năm phút trước giờ hẹn mới báo đã đến.
Làm sao biết mình có hay ngắt lời không?
Hỏi người làm việc gần, hoặc ghi âm một cuộc họp nội bộ có sự đồng ý của mọi người rồi nghe lại. Nhiều người ngạc nhiên vì số lần mình chen vào. Dấu hiệu khác là người khác hay nói "để em nói hết đã" khi trao đổi với bạn.
Nhóm ai cũng than phiền thì mình có nên im lặng không?
Không cần giảng giải cho cả nhóm. Bạn có thể không tham gia, chuyển câu chuyện sang hướng giải quyết bằng một câu hỏi như "Vậy mình đề xuất gì với bên kia?", hoặc nói về chuyện khác. Người không hùa theo than phiền thường được nhóm nhờ đi nói chuyện với cấp trên khi có việc thật.
Thói quen nào khó bỏ nhất?
Tuỳ người, nhưng kể về mình và ngắt lời thường khó vì chúng mang lại cảm giác dễ chịu tức thì cho người làm. Trễ hẹn khó vì gắn với cách ước lượng thời gian đã quen nhiều năm. Với những thói quen này, đặt một mốc cụ thể như giờ xuất phát cố định thường hiệu quả hơn tự nhắc chung chung.