Người dẫn dắt nói ít làm nhiều được tin vì lời ít mà việc nhiều, nhưng muốn được hiểu thì có ba thứ không được tiết kiệm lời: hướng đi của nhóm, lý do của những quyết định quan trọng, và sự ghi nhận công sức của người khác. Ngoài ba thứ đó, nói ngắn, nói đúng lúc và để kết quả tự lên tiếng là phong thái được đa số nhóm quý.
Văn hoá Việt Nam có câu "nói ít hiểu nhiều", và nhiều người dẫn dắt giỏi ở xưởng, công trường, cửa hàng đúng là kiểu người kiệm lời. Nhưng câu chuyện quen thuộc là họ bị nhóm hiểu lầm: quyết định đúng mà nhóm không biết vì sao, nên làm nửa vời; làm rất nhiều cho nhóm mà nhóm không thấy, nên nghĩ sếp không quan tâm; im lặng vì hài lòng mà nhóm tưởng là không hài lòng. Bài này chỉ ra chỗ lời ít là lợi thế và chỗ lời ít thành điểm yếu, kèm cách nói ngắn mà đủ.
Vì sao người làm nhiều nói ít hay bị hiểu lầm
Phần lớn việc của người dẫn dắt là vô hình với nhóm: thương lượng với cấp trên để giữ ngân sách, xin thêm thời gian khi khách đòi rút ngắn, che cho nhóm khỏi một yêu cầu vô lý, tìm người thay khi có ai nghỉ ốm. Nếu người dẫn dắt không nói, nhóm không thể biết. Họ chỉ thấy kết quả cuối cùng, và thường cho rằng mọi chuyện tự nhiên như vậy.
Thêm vào đó, con người có xu hướng điền vào khoảng trống thông tin bằng phỏng đoán, và phỏng đoán trong môi trường làm việc thường nghiêng về phía tiêu cực. Sếp không giải thích vì sao đổi ca thì nhóm đoán là để ưu tiên ai đó. Sếp không khen thì nhóm đoán là sếp chưa hài lòng. Sếp im lặng trong cuộc họp thì nhóm đoán là sếp phản đối.
Vì thế, kiệm lời không phải lúc nào cũng là đức tính. Nó là đức tính khi những gì cần nói đã được nói đủ; nó là khuyết điểm khi lời ít khiến nhóm phải đoán những điều quan trọng.
Ba điều không được tiết kiệm lời
Hướng đi. Nhóm cần biết mình đang đi đâu và vì sao. Ở đầu mỗi quý, mỗi dự án, hay mỗi đợt thay đổi, người dẫn dắt nên nói rõ trong vài câu: mục tiêu là gì, điều gì quan trọng nhất, điều gì tạm gác. Một tổ trưởng xây dựng chỉ cần nói "Tháng này ưu tiên xong phần móng trước mùa mưa, việc hoàn thiện nhà mẫu lùi sang tháng sau" là cả tổ biết cách sắp xếp.
Lý do của quyết định quan trọng. Không cần giải thích mọi quyết định, nhưng những quyết định ảnh hưởng đến công việc hay quyền lợi của nhóm thì cần có lý do kèm theo. "Từ tuần sau mình dừng giao hàng chiều thứ Bảy, vì ba tuần qua chi phí xe chiều thứ Bảy gấp đôi ngày thường mà đơn chỉ bằng một nửa." Một câu lý do giúp nhóm đồng tình và tự xử lý những trường hợp tương tự.
Ghi nhận công sức. Đây là chỗ người kiệm lời hay thiếu nhất. Họ nghĩ không nói gì nghĩa là hài lòng. Nhưng với người làm, im lặng nghe giống như không được nhìn thấy. Một câu cụ thể, đúng người, đúng việc, nói trong ngày, có giá trị hơn nhiều so với lời khen chung chung cuối năm.
Nói nhiều mà rỗng, nói ít mà đủ, và im lặng gây hiểu lầm
Bảng dưới đặt ba cách cạnh nhau trong những tình huống quen thuộc:
| Tình huống | Nói nhiều mà rỗng | Im lặng gây hiểu lầm | Nói ít mà đủ |
|---|---|---|---|
| Đổi lịch ca | Họp nửa tiếng nói về tầm quan trọng của linh hoạt | Dán lịch mới, không nói gì | "Lịch mới vì khách lớn chuyển giờ nhận hàng; ai vướng thì báo trước thứ Năm" |
| Nhân viên làm tốt | Khen dài trước cả nhóm, chung chung | Không nói gì, nghĩ "làm tốt là việc của nó" | "Bảng giá em làm chiều qua giúp chốt được đơn với bên Long An, cảm ơn em" |
| Từ chối đề xuất | Giải thích vòng vo, không rõ có hay không | Không trả lời | "Chưa làm lúc này, vì ngân sách quý đã dồn cho máy mới; quý sau mình xem lại" |
| Đã che cho nhóm một yêu cầu vô lý | Kể lể mình đã vất vả thế nào | Không ai biết | "Bên kia muốn rút hạn còn một tuần, anh đã thương lượng giữ hai tuần" |
Cột cuối đều ngắn, nhưng mỗi câu đều có hai phần: điều gì và vì sao, hoặc điều gì và cảm ơn ai. Đó là cấu trúc tối thiểu để lời ít mà không bị hiểu sai.
Với người kiệm lời, câu khó nói nhất thường là câu ở dòng cuối: kể ra việc mình đã làm cho nhóm. Nó không phải để kể công, mà để nhóm hiểu vì sao hạn chót còn giữ được, và lần sau tự biết khi nào cần báo sớm cho sếp đi thương lượng.
Cấu trúc một câu ngắn mà đủ
Người kiệm lời có thể dùng một khuôn đơn giản cho phần lớn các thông báo và phản hồi:
- Nói kết luận trước: điều gì thay đổi, điều gì được quyết, hoặc ai làm tốt việc gì.
- Nói lý do trong một câu, bằng sự việc cụ thể hoặc con số, không bằng tính từ.
- Nói việc tiếp theo: ai làm gì, đến khi nào.
- Mở một lối hỏi: "Ai vướng thì báo trước thứ Năm," "Có gì chưa rõ nhắn anh."
Bốn phần này thường gói được trong ba câu. So với một bài nói dài, chúng tiết kiệm thời gian của cả nhóm; so với im lặng, chúng tiết kiệm hàng giờ đoán ý và những tin đồn không cần thiết.
Khuôn này cũng hợp với tin nhắn. Một tin nhắn giao việc hay thông báo trong nhóm chat công việc mà theo đúng thứ tự kết luận, lý do, việc tiếp, lối hỏi sẽ ít khi phải nhắn thêm câu thứ hai để giải thích.
Để việc nói thay lời, nhưng làm cho việc nhìn thấy được
Người dẫn dắt kiệm lời có lợi thế khi công việc tự nói: tiến độ rõ, kết quả đều, nhóm làm việc trơn tru. Nhưng việc chỉ nói được khi nó nhìn thấy được. Một bảng tiến độ cập nhật đều đặn trên tường xưởng hay trong tệp chung, một biên bản ngắn sau mỗi cuộc họp, một báo cáo tuần ba dòng gửi cấp trên, đều là cách làm cho việc nhìn thấy được mà không cần nói nhiều.
Với cấp trên, người kiệm lời hay bị thiệt vì không tự trình bày đóng góp. Một báo cáo một trang mỗi tháng, gồm việc đã xong, con số chính, vướng mắc và việc cần cấp trên hỗ trợ, giải quyết được phần lớn vấn đề này. Nó không phải là khoe, mà là thông tin cấp trên cần để quyết định.
Với bên ngoài, những thứ đại diện cho mình như hồ sơ năng lực, trang giới thiệu dự án cũng làm thay một phần việc nói. Một chủ xưởng ít nói nhưng có trang giới thiệu ghi rõ những công trình đã làm, kèm địa chỉ thư theo tên miền của xưởng chọn qua một sàn như tenmiendangcap.com, thường để lại ấn tượng chắc chắn hơn nhiều so với một người nói hay mà không có gì để xem.
Kiệm lời với người mới vào nhóm: chỗ dễ hụt nhất
Nhóm cũ đã quen nhịp của người dẫn dắt ít nói: biết cái gật đầu nghĩa là được, biết câu "ừ, để đó" nghĩa là chưa. Người mới vào thì không có bộ giải mã ấy. Họ nhận một lời giao việc ngắn và không chắc mình hiểu đúng, nhận một sự im lặng sau khi nộp sản phẩm và không biết mình làm tốt hay chưa.
Ở một xưởng in nhỏ (ví dụ giả định), chủ xưởng ít nói nhưng thợ cũ hiểu ý ông. Hai thợ trẻ mới vào nghỉ sau ba tháng, cùng một lý do: không biết mình làm đúng hay sai vì ông không bao giờ nói. Ông không khó tính; ông chỉ quen với nhóm cũ.
Với người mới, trong vài tuần đầu, người dẫn dắt kiệm lời nên nói nhiều hơn thói quen của mình một chút: giải thích kỳ vọng rõ, phản hồi sau mỗi việc đầu tiên, nói thẳng "làm thế này là đúng ý anh rồi". Khi người mới đã quen nhịp, có thể quay về nói ít như cũ.
Khi im lặng là đúng
Nói ít không phải lúc nào cũng cần bù. Có những lúc im lặng là phong thái tốt nhất của người dẫn dắt: khi nhóm đang tranh luận sôi nổi và tự đi đến giải pháp, chen vào sẽ dập tắt sự chủ động; khi một người đang kể chuyện khó khăn cá nhân, nghe hết quan trọng hơn khuyên; khi đang bực, im lặng còn hơn nói câu sẽ hối hận.
Trong cuộc họp, một thói quen tốt của người dẫn dắt là nói sau cùng. Khi sếp nói trước, mọi người có xu hướng điều chỉnh ý kiến theo sếp, và những góc nhìn khác bị mất đi. Khi sếp nghe hết rồi mới nói, nhóm đưa ra nhiều ý hơn và người dẫn dắt có thêm thông tin trước khi chốt.
Sự khác biệt giữa im lặng đúng và im lặng gây hiểu lầm nằm ở chỗ nhóm có biết vì sao mình im lặng không. "Anh muốn nghe các em trước" biến sự im lặng thành một lời mời, thay vì một dấu hỏi.
Tự kiểm: mình kiệm lời đúng chỗ hay sai chỗ
Cuối mỗi tuần, nhìn lại bằng bốn câu hỏi:
- Tuần này mình đã quyết định gì ảnh hưởng đến nhóm, và đã nói lý do cho những người bị ảnh hưởng chưa?
- Có ai làm tốt việc gì mà mình chưa nói ra không?
- Có việc gì mình đã làm cho nhóm, như thương lượng hay che chắn, mà nhóm nên biết không?
- Có lần nào mình im lặng mà nhóm có thể hiểu sai ý không?
Nếu câu trả lời cho câu thứ hai thường là "có", đó là chỗ cần sửa trước tiên. Ghi nhận là thứ người kiệm lời thiếu nhiều nhất và cũng là thứ rẻ nhất để bù.
Cũng có thể nhờ một người tin cậy trong nhóm trả lời câu thứ tư thay mình mỗi tháng một lần. Người trong cuộc ít khi biết sự im lặng của mình được đọc thế nào; người ngồi đối diện thì biết.
Câu hỏi thường gặp
Người dẫn dắt ít nói có bị coi là thiếu năng lực không?
Không, nếu những gì cần nói đã được nói đủ và kết quả công việc rõ ràng. Nhiều người dẫn dắt được kính trọng nhất là người kiệm lời. Vấn đề chỉ nảy sinh khi sự im lặng khiến nhóm không biết hướng đi, không hiểu lý do quyết định, hoặc thấy mình không được ghi nhận.
Giải thích lý do mọi quyết định có làm mất uy không?
Không cần giải thích mọi quyết định, chỉ những quyết định ảnh hưởng đến công việc hay quyền lợi của nhóm. Giải thích ngắn bằng sự việc không làm mất uy, mà giúp nhóm đồng tình và tự xử lý tình huống tương tự. Uy mất khi lý do không có hoặc thay đổi liên tục.
Khen nhân viên thường xuyên có làm lời khen mất giá không?
Lời khen chung chung lặp lại thì mất giá. Lời khen cụ thể, đúng việc, đúng người thì không, vì mỗi lần nó mang thông tin mới về điều đã làm tốt. Người kiệm lời không cần khen nhiều, chỉ cần không bỏ qua những việc đáng ghi nhận.
Cấp trên thích nghe báo cáo dài, mình lại quen nói ngắn thì sao?
Nói ngắn phần chính trước, rồi hỏi cấp trên muốn nghe thêm phần nào. Chuẩn bị sẵn chi tiết để trả lời khi được hỏi. Theo thời gian, nhiều cấp trên nhận ra báo cáo ngắn có cấu trúc rõ tiết kiệm thời gian hơn và dần quen với cách đó.
Nói sau cùng trong họp có làm nhóm nghĩ sếp không có ý kiến?
Nếu nói rõ từ đầu rằng mình muốn nghe mọi người trước, nhóm sẽ hiểu. Sau khi nghe, tóm tắt các ý đã có, nói ý của mình kèm lý do, và chốt. Cách này cho thấy người dẫn dắt có chính kiến nhưng cũng coi trọng ý kiến của nhóm.