Phát biểu khai trương hay kỷ niệm thành lập nên gói trong khoảng ba phút và trả lời đúng một câu hỏi mà khách mời đang có trong đầu: doanh nghiệp này làm gì, cho ai, và vì sao họ nên nhớ tới nó. Thứ tự hợp lý là chào khách, nói doanh nghiệp làm gì bằng một câu ai cũng hiểu, kể một chuyện thật cho thấy cách mình làm việc, cảm ơn những người đã góp sức, và mời khách vào trải nghiệm.
Khác với tất niên là dịp nói với người trong nhà, khai trương và kỷ niệm thành lập là lúc nói với người ngoài: khách hàng, đối tác, hàng xóm, chính quyền địa phương, có khi cả báo chí. Đây là lần đầu nhiều người nghe tên doanh nghiệp bạn từ chính miệng bạn. Bài này bàn cách chào khách đúng thứ tự, cách giới thiệu doanh nghiệp mà không thành quảng cáo, những điều khác nhau giữa khai trương và kỷ niệm, kèm một bài mẫu.
Khách mời nghe bạn với tâm thế nào
Khách đến lễ khai trương thường đứng, không ngồi, thời tiết có khi nắng hoặc gió, và họ đến vì nể bạn hoặc vì được mời. Sức kiên nhẫn của họ ngắn hơn khách trong hội trường. Bài phát biểu dài quá năm phút ở lễ khai trương ngoài trời gần như luôn bị nhớ tới vì sự dài, không vì nội dung.
Với lễ kỷ niệm thành lập, khách thường ngồi trong sảnh và có thời gian hơn, nhưng họ vẫn muốn nghe điều gì đó mới về doanh nghiệp thay vì nghe đọc lại hồ sơ năng lực. Người làm lâu năm trong cùng ngành đã biết bạn bán gì; họ muốn biết bạn đã đi qua chặng đường ấy như thế nào.
Trong cả hai trường hợp, người nghe đánh giá người nói nhiều hơn đánh giá câu chữ. Một người chủ nói ngắn, chậm, nhìn thẳng khách và cảm ơn đúng người cho cảm giác doanh nghiệp được điều hành chừng mực. Một người chủ đọc vội một tờ giấy kín chữ, liệt kê thành tích, cho cảm giác ngược lại, dù doanh nghiệp có thể làm ăn rất tốt.
Chào khách đúng thứ tự mà không thành đọc danh sách
Thứ tự thường dùng. Theo thói quen ở nhiều nơi, người phát biểu chào đại biểu chính quyền hoặc cơ quan quản lý nếu có mặt, rồi đến đối tác, khách hàng, các bậc cao niên trong gia đình hoặc khu phố, rồi đến bạn bè và nhân viên. Thứ tự cụ thể nên hỏi người dẫn chương trình hoặc người am hiểu lễ tiết tại địa phương.
Gọi chức danh ngắn gọn. Chỉ nêu tên và chức danh của khách quan trọng nhất, mỗi người một dòng. Với nhóm khách còn lại, dùng câu gom: "cùng các anh chị đối tác, khách hàng và bà con khu phố". Đọc tên hai mươi người ở lễ khai trương ngoài trời sẽ ăn hết một phần ba thời gian.
Kiểm tra tên và chức danh trước. Sai chức danh, nhầm tên đơn vị của khách mời trước đám đông là lỗi mà khách nhớ rất lâu. Nhờ người tiếp tân xác nhận danh sách khách quan trọng đã đến thật sự, vì đọc tên người vắng mặt cũng khó xử.
Để người dẫn chương trình giới thiệu đại biểu. Nếu có người dẫn, họ đã giới thiệu đại biểu ở đầu chương trình. Khi đó phần chào của bạn chỉ cần một câu chung, không lặp lại danh sách lần nữa.
Nói doanh nghiệp làm gì bằng một câu ai cũng hiểu
Câu giới thiệu doanh nghiệp là phần khó viết nhất vì người chủ biết quá nhiều về công việc của mình. Phép thử đơn giản: một người hàng xóm lớn tuổi đứng ở hàng cuối có hiểu câu ấy không. "Chúng em cung cấp giải pháp tối ưu hoá chuỗi cung ứng lạnh" khó hiểu với nhiều người; "Chúng em chở rau, thịt, cá tươi từ trang trại tới nhà hàng trong ngày, giữ lạnh suốt đường đi" thì ai cũng hiểu.
Câu ấy nên có ba thành phần: làm gì, cho ai, khác ở điểm nào. Điểm khác không cần phải lớn lao; một tiệm bánh mì nói "bánh nướng mỗi hai tiếng, không bán bánh qua đêm" đã đủ để khách nhớ. Tránh những tính từ ai cũng dùng như "hàng đầu", "uy tín", "chất lượng cao", vì chúng không giúp khách phân biệt bạn với cửa hàng bên cạnh.
Sau câu giới thiệu, một câu chuyện thật thay cho mọi lời tự khen. Chuyện về người khách đầu tiên, về lần suýt bỏ cuộc, về người thợ cũ đã dạy nghề cho chủ tiệm. Chuyện thật ngắn, có tên người, có chi tiết nhỏ, cho khách thấy cách doanh nghiệp làm việc mà bạn không cần nói "chúng em luôn tận tâm". Câu chuyện chỉ nên dài khoảng một phút; dài hơn thì nó trở thành bài kể lể.
Khai trương và kỷ niệm thành lập khác nhau ở đâu
Hai dịp dễ bị viết chung một kiểu bài. Thực ra người nghe và điều họ chờ đợi khác nhau khá rõ:
| Điểm so sánh | Lễ khai trương | Lễ kỷ niệm thành lập |
|---|---|---|
| Người nghe chính | Khách hàng tương lai, hàng xóm, đối tác mới | Khách hàng lâu năm, đối tác cũ, nhân viên, cựu nhân viên |
| Điều họ muốn biết | Nơi này bán gì, khác gì, có đáng quay lại không | Doanh nghiệp đã đi qua những gì, sắp đi đâu |
| Độ dài hợp lý | Hai đến ba phút, thường đứng ngoài trời | Năm đến bảy phút, thường ngồi trong sảnh |
| Câu chuyện nên kể | Vì sao mở ở đây, người khách đầu tiên | Một bước ngoặt, một người đã giúp trong lúc khó |
| Người cần cảm ơn | Thợ thi công, chủ nhà, chính quyền địa phương, người giới thiệu | Khách lâu năm, nhân viên gắn bó, cựu nhân viên, gia đình người sáng lập |
| Câu khép | Mời khách vào xem, dùng thử | Nêu một cam kết cho chặng tới, mời nâng ly |
Lễ kỷ niệm thành lập có một rủi ro riêng: người phát biểu muốn nhắc lại toàn bộ lịch sử doanh nghiệp theo từng năm. Hãy chọn hai ba mốc mà khách ngồi dưới cũng có mặt hoặc cũng nhớ. Phần còn lại để trong cuốn kỷ yếu hoặc đoạn phim phát trước buổi lễ.
Bài phát biểu mẫu khai trương một cửa hàng, khoảng ba phút
Bài dưới đây cho một cửa hàng sửa chữa và bán phụ tùng xe đạp mở ở một phường của Hà Nội. Các chi tiết là giả định; bạn thay bằng chuyện thật của mình. Người nói là chủ cửa hàng, khoảng ba mươi tuổi, khách gồm đại diện phường, hàng xóm, bạn bè và vài nhóm đạp xe trong khu vực.
"Kính thưa anh Thành, đại diện phường; thưa các cô chú, anh chị trong khu phố và các anh chị em trong các nhóm đạp xe. Cửa hàng Bánh Xe Nhỏ sửa xe đạp, thay phụ tùng và chỉnh xe cho người đạp đường dài. Có một điều cửa hàng giữ từ ngày đầu: xe mang tới sửa thì được kiểm tra miễn phí phanh và lốp, dù khách chỉ đến bơm hơi.
Cửa hàng ra đời từ một chuyện nhỏ. Ba năm trước, xe của chính chủ tiệm bị đứt xích giữa đường đê, đi bộ dắt xe hơn năm cây số mới gặp một ông thợ già. Ông sửa trong mười phút và không lấy tiền, chỉ dặn: lần sau nhớ mang theo cái mắt xích dự phòng. Hôm nay ông cũng có mặt ở đây, và chiếc mắt xích dự phòng được treo ngay ở quầy.
Xin cảm ơn anh thợ điện, anh thợ sơn đã làm kịp mặt bằng trong mưa, cảm ơn cô chủ nhà đã cho thuê với giá dễ chịu, và cảm ơn phường đã hướng dẫn thủ tục. Mời các cô chú, anh chị vào xem cửa hàng, ai mang xe theo thì để lại kiểm tra phanh và lốp. Xin cảm ơn mọi người."
Bài này khoảng hai trăm năm mươi chữ, đọc chậm mất chừng hai phút. Nó không có chữ "uy tín", "chất lượng", "hàng đầu" nào, nhưng người nghe nhớ được ba thứ: tiệm làm gì, điều gì khác, và một câu chuyện có người thật đang đứng trong đám đông.
Khi người phát biểu là đối tác hoặc khách mời được nhờ chúc mừng
Không phải lúc nào bạn cũng là chủ nhà. Đối tác lâu năm, nhà cung cấp, đại diện hiệp hội ngành hay một doanh nghiệp bạn thường được mời lên nói vài lời chúc mừng trong lễ khai trương hoặc kỷ niệm của người khác. Vai này dễ hơn vai chủ nhà, nhưng cũng có những cái bẫy riêng.
Bẫy thứ nhất là biến lời chúc thành dịp giới thiệu doanh nghiệp của chính mình. Một câu giới thiệu bạn là ai, quen chủ nhà từ khi nào là đủ; phần còn lại dành cho chủ nhà. Bẫy thứ hai là khen chung chung kiểu "một doanh nghiệp năng động, uy tín", những chữ mà khách nghe xong quên ngay. Thay vào đó, kể một lần làm việc cụ thể: lô hàng giao đúng hẹn trong mùa bão, lần họ chủ động báo một lỗi trên hoá đơn có lợi cho bạn.
Lời chúc của khách mời nên ngắn hơn lời của chủ nhà, khoảng một đến hai phút, và kết bằng một lời chúc gắn với chặng đường tới của họ: chúc cửa hàng mới đông khách quen, chúc mười năm tới giữ được những người thợ giỏi. Nói xong thì trả micro và quay về chỗ, không ở lại trên sân khấu chụp ảnh lâu hơn chủ nhà.
Những chi tiết của người chủ đứng trước khách mời
Phần lời chỉ là một nửa. Nửa kia là cách bạn xuất hiện trước khách trong suốt buổi lễ:
- Đứng đón khách ở cửa trong nửa giờ đầu thay vì ngồi trong phòng chờ. Khách nhớ người chủ bắt tay mình hơn nhớ bài phát biểu.
- Thử micro và loa trước lúc chưa có khách. Lễ khai trương ngoài trời hay bị tiếng xe cộ lấn át; nếu không có loa tốt, rút bài xuống còn một phút và nói to, chậm.
- Không đọc từ điện thoại. Màn hình loá nắng, tự tắt giữa chừng, và người nghe thấy bạn cúi xuống máy như đang nhắn tin. Dùng một tấm thẻ giấy.
- Giữ trang phục chỉn chu nhưng hợp với nghề. Chủ một tiệm sửa xe mặc áo sơ mi xắn tay đáng tin hơn mặc vest bó sát mà không quen.
- Chuẩn bị sẵn danh thiếp và một trang giới thiệu ngắn cho khách muốn liên hệ sau buổi lễ. Danh thiếp, trang giới thiệu và địa chỉ thư in trên đó nên cùng một tên gọi; với doanh nghiệp mới ra mắt, một tên miền riêng ngắn, dễ đọc thành tiếng là thứ nên chọn sớm, có thể tham khảo ở tenmiendangcap.com.
- Nói một câu với từng nhóm khách sau phần lễ, đặc biệt là hàng xóm. Họ là người sẽ chịu tiếng ồn, xe đỗ trước cửa và chính họ là khách quen đầu tiên.
Nếu có nghi lễ cắt băng, nhờ người dẫn chương trình mời đại biểu và gia đình lên, sắp xếp vị trí, còn bạn chỉ cần đứng đúng chỗ và cảm ơn sau khi cắt. Phần nói không lặp lại ở thời điểm cắt băng.
Câu hỏi thường gặp
Ai nên phát biểu trong lễ khai trương cửa hàng nhỏ?
Thường là chủ cửa hàng, người khách nhìn thấy hằng ngày. Nếu có đại diện chính quyền hoặc đối tác lớn, mời họ nói một lời chúc ngắn sau phần của bạn. Không cần mời nhiều người phát biểu; hai lượt nói là đủ cho một lễ khai trương quy mô nhỏ.
Có nên nhắc tới sản phẩm, giá cả, khuyến mãi trong bài phát biểu không?
Chỉ nhắc ngắn chương trình ưu đãi nếu có, một câu ở cuối, và để chi tiết trên tờ thông tin hoặc ở quầy. Bài phát biểu biến thành lời rao hàng sẽ làm khách mời, nhất là đại biểu và đối tác, cảm thấy mình được mời tới để nghe quảng cáo.
Người sáng lập không quen nói thì có thể nhờ người khác nói thay không?
Có thể nhờ người dẫn chương trình đọc phần giới thiệu, nhưng nên tự nói ít nhất một câu cảm ơn và một câu mời. Khách đến vì người chủ, nên dù vài câu ngắn cũng có giá trị hơn một bài dài do người khác đọc.
Lễ kỷ niệm thành lập có nên mời cựu nhân viên không?
Nếu quan hệ còn tốt, mời cựu nhân viên là cử chỉ được nhiều người quý, vì họ là một phần của chặng đường doanh nghiệp. Trong bài phát biểu, có thể dành một câu cảm ơn những người đã từng làm việc và nay đã sang hướng khác.
Nên chuẩn bị gì khi có báo chí hoặc người quay phim ở lễ khai trương?
Chuẩn bị sẵn một câu giới thiệu doanh nghiệp ngắn và một hai câu trả lời cho câu hỏi thường gặp như vì sao mở ở đây, khác gì so với nơi khác. Câu trả lời với phóng viên nên ngắn hơn bài phát biểu, và đừng hứa hẹn những con số chưa chắc chắn.
Làm sao để bài phát biểu kỷ niệm thành lập không thành báo cáo thành tích?
Thay danh sách thành tích bằng hai ba mốc gắn với con người cụ thể: người khách đầu tiên, nhân viên đầu tiên, lần doanh nghiệp suýt đóng cửa. Mỗi mốc kể trong một hai câu. Thành tích bằng con số có thể in trong kỷ yếu hoặc chiếu trên màn hình trước buổi lễ.