Người chủ trì cuộc họp không phải người nói nhiều nhất, mà là người giữ cho mọi lời nói trong phòng đi về cùng một hướng. Việc ấy làm được chủ yếu bằng bốn loại câu: câu mở nêu rõ buổi họp để quyết điều gì, câu mời người cần nói, câu kéo người nói lạc về khung, và câu chốt nhắc lại ai làm gì trước khi mọi người đứng dậy.
Chuẩn bị chương trình, chọn người dự, viết biên bản là phần tổ chức, có nhiều tài liệu đã bàn. Bài này chỉ bàn phần lời nói và phong thái của người ngồi ghế chủ trì: nói gì ở phút đầu, làm sao để người ít nói lên tiếng mà không bị ép, dừng người nói dài mà không làm họ mất mặt, giữ bình tĩnh khi hai người tranh cãi, và khép buổi họp để không ai ra về với cách hiểu khác nhau.
Phút đầu tiên quyết định phần còn lại của buổi họp
Phần lớn buổi họp kéo dài không phải vì nội dung khó, mà vì không ai nói rõ buổi họp kết thúc khi nào và bằng cái gì. Câu mở của người chủ trì cần trả lời ba điều trong chưa đầy một phút: hôm nay họp để làm gì, cuối buổi cần có kết quả gì, và buổi họp kết thúc lúc mấy giờ.
Một câu mở gọn có thể như sau: "Hôm nay mình họp bốn mươi phút để chốt kế hoạch khuyến mãi tháng Mười hai. Cuối buổi cần có ba thứ: ngân sách, người phụ trách từng kênh, và ngày chạy chính thức. Anh Minh trình bày phương án trước, mười phút, sau đó mỗi phòng góp ý." Người nghe biết ngay khung thời gian, biết điều gì được coi là xong, và biết thứ tự nói.
Câu mở cũng là lúc người chủ trì đặt nhịp bằng giọng nói. Nói chậm, rõ, không vội. Không mở bằng lời phàn nàn về người đến muộn hay chuyện kỹ thuật trục trặc. Nếu còn người chưa đến mà đã tới giờ, hãy bắt đầu đúng giờ. Bắt đầu đúng giờ một vài lần là cách nhắc nhở hiệu quả hơn mọi lời nhắc, vì người đến muộn sẽ tự thấy mình lỡ phần đầu.
Mời người ít nói lên tiếng mà không đặt họ vào thế khó
Báo trước cho họ. Nếu bạn biết một người có ý kiến đáng nghe nhưng ít khi lên tiếng, nhắn trước buổi họp: "Lát nữa phần chi phí kho, anh nói giúp em vài ý nhé." Người hướng nội thường nói tốt hơn hẳn khi có thời gian chuẩn bị.
Hỏi câu cụ thể, không hỏi câu mở. "Chị Lan, phía kế toán có thấy khoản nào khó duyệt không?" dễ trả lời hơn nhiều so với "Mọi người còn ý kiến gì không?". Câu hỏi chung cho cả phòng thường chỉ người hay nói trả lời.
Đi vòng bàn khi cần ý của tất cả. Với quyết định ảnh hưởng tới mọi bộ phận, mời lần lượt từng người nói ngắn, mỗi người một phút. Cách này chậm hơn một chút nhưng tránh tình trạng buổi họp thành cuộc đối thoại giữa hai ba người.
Cho phép nói "chưa có ý kiến". Khi mời ai đó, thêm "nếu chưa có ý thì cứ nói, mình quay lại sau". Câu này bỏ áp lực phải nói cho có, và người được mời thường nói thật hơn.
Ghi nhận ý vừa nghe bằng nội dung. Sau khi người ít nói phát biểu, nhắc lại ý chính của họ bằng một câu và nói nó sẽ được xử lý thế nào. Người ta sẵn lòng nói lần sau khi thấy lần này lời mình đi vào kết quả, không rơi vào khoảng trống.
Kéo người nói dài về khung mà không làm họ mất mặt
Gần như cuộc họp nào cũng có người nói dài: kể chi tiết, nhắc lại ý người khác, hoặc rẽ sang chuyện chưa nằm trong chương trình. Người chủ trì để mặc thì cả phòng mất thời gian; cắt thô thì người kia mất mặt và có khi im luôn cho tới cuối buổi.
Cách cắt khéo thường có ba phần: ghi nhận, gói ý, chuyển hướng. Ví dụ: "Ý anh Tuấn về chuyện bãi xe là đúng, em ghi lại rồi. Ý chính của anh là lo cuối tuần không đủ chỗ cho khách. Chuyện bãi xe mình để sang buổi riêng với bộ phận hành chính, giờ mình quay lại phần ngân sách nhé." Người nói thấy ý của mình được nghe, được ghi, và có chỗ để xử lý, nên dễ dừng lại.
Với người hay rẽ sang chuyện ngoài lề, một công cụ đơn giản là "bãi đỗ": một tờ giấy hoặc một mục trong biên bản ghi các chuyện phát sinh để giải quyết sau. Mỗi khi có chuyện lạc đề, người chủ trì nói "cho vào bãi đỗ" và tiếp tục. Cuối buổi đọc lại danh sách này và phân người theo dõi. Nhờ thế người nói lạc đề không cảm thấy bị gạt đi.
Giọng nói khi cắt lời nên nhẹ và chắc, không vội. Có thể giơ tay ngang tầm ngực như một tín hiệu dừng lịch sự trước khi nói. Tránh nhìn đồng hồ hay thở dài; những cử chỉ ấy cả phòng đều thấy và hiểu đó là sự khó chịu, dù bạn không nói ra.
Câu nói của người chủ trì theo từng tình huống trong buổi họp
Những câu dưới đây là gợi ý để bạn chỉnh theo giọng của mình. Điều chung là chúng ngắn, nói thẳng việc cần làm, và không có ý trách:
| Tình huống | Câu có thể dùng | Điều cần tránh |
|---|---|---|
| Hai người nói chồng lên nhau | "Chị Hà nói trước, sau đó tới anh Phong nhé." | Để hai người tự giành lượt |
| Thảo luận đi vòng không ra quyết định | "Mình đã nghe đủ hai phương án. Giờ mỗi người chọn một và nói lý do trong một câu." | Mở thêm vòng thảo luận mới |
| Có người dùng điện thoại suốt | "Phần tiếp theo cần ý của phòng kinh doanh, anh Nam xem giúp nhé." | Nhắc khéo bằng câu mỉa trước mọi người |
| Quá giờ mà chưa xong | "Mình còn năm phút. Mình chốt phần A, phần B dời sang thứ Năm." | Lặng lẽ kéo dài thêm nửa tiếng |
| Có người phản đối gay gắt | "Em hiểu anh lo về chi phí. Anh nói giúp con số anh thấy hợp lý là bao nhiêu?" | Đáp lại bằng giọng gay gắt tương tự |
| Không ai lên tiếng sau câu hỏi | Im lặng thêm năm giây, rồi mời đích danh một người | Tự trả lời câu hỏi của chính mình |
Khoảng lặng năm giây trong phòng họp có cảm giác rất dài với người chủ trì, nhưng với người dự đó là lúc họ đang nghĩ. Người chủ trì vội lấp khoảng lặng bằng ý kiến của mình sẽ dạy cả phòng rằng không cần nghĩ, cứ chờ sếp nói.
Khi hai người tranh cãi trong phòng họp
Tranh luận về nội dung là dấu hiệu tốt: mọi người quan tâm tới kết quả. Vấn đề chỉ xuất hiện khi tranh luận chuyển sang công kích con người, giọng nói tăng dần, và những người còn lại trong phòng bắt đầu nhìn xuống bàn. Lúc ấy người chủ trì cần can thiệp, nhưng can thiệp theo cách hạ nhiệt chứ không phân xử ai đúng ai sai ngay tại chỗ.
Bước đầu tiên là gọi tên điều đang xảy ra mà không trách ai: "Mình đang có hai cách nhìn khác nhau về chuyện này, và cả hai đều có lý." Bước thứ hai là kéo cuộc tranh cãi về tiêu chí: "Mình thống nhất trước là chọn theo cái gì: chi phí thấp hơn hay kịp tiến độ hơn?" Khi tiêu chí được đặt lên bàn, hai người không còn cãi nhau xem ai đúng, mà cùng nhìn vào một thước đo.
Nếu không khí vẫn căng, dừng phần đó lại một cách rõ ràng: "Chuyện này cần thêm số liệu. Hai anh gặp nhau sau buổi họp, mang theo con số, sáng mai báo lại em." Đây không phải là né tránh, mà là chuyển cuộc tranh luận sang nơi nó có thể được giải quyết. Phần còn lại của buổi họp vẫn tiếp tục cho những người khác.
Có một trường hợp hay gặp ở doanh nghiệp nhỏ: hai người tranh cãi đều là người lâu năm, quen nhau hơn mười năm, và cách nói nặng lời là thói quen giữa họ chứ không phải xung đột thật. Người mới làm chủ trì dễ can thiệp quá sớm. Hãy nhìn phản ứng của những người còn lại trong phòng: nếu họ vẫn thoải mái, cứ để tranh luận đi thêm một chút; nếu họ bắt đầu im lặng, ngại ngùng, đó là lúc cần chen vào.
Người chủ trì cũng cần để ý chính mình. Nếu bạn là một bên trong cuộc tranh cãi, hãy nói rõ điều đó và nhờ người khác điều phối phần ấy. Vừa làm trọng tài vừa làm cầu thủ thì những người còn lại khó tin kết quả.
Câu chốt cuối buổi: năm phút quan trọng nhất
Nhiều buổi họp thảo luận tốt nhưng không ai nhớ đã quyết gì, vì người chủ trì để mọi người tự tan. Hãy giữ năm phút cuối cho phần chốt, và nói nó thành tiếng:
- Nhắc lại quyết định bằng ngôn ngữ đơn giản: "Mình chốt chạy khuyến mãi từ ngày mười lăm, ngân sách theo phương án hai."
- Gọi tên người và việc: "Anh Minh lo phần quảng cáo, chị Lan duyệt chi trước thứ Tư, em làm việc với kho." Mỗi việc một người, không ghi "cả nhóm".
- Nêu hạn cụ thể, theo ngày, không theo "tuần sau" hay "sớm nhất có thể".
- Đọc lại bãi đỗ các chuyện phát sinh và nói rõ chuyện nào được giao ai theo dõi, chuyện nào bỏ.
- Hỏi một câu kiểm tra: "Có ai hiểu khác điều vừa chốt không?" và chờ vài giây. Cách hiểu lệch lộ ra ở đây rẻ hơn rất nhiều so với lộ ra sau một tuần.
Sau buổi họp, một tin nhắn hoặc thư ngắn ghi lại đúng các ý trên giúp người vắng mặt nắm việc và là bằng chứng chung khi có tranh cãi về sau. Khi buổi họp có khách hay đối tác bên ngoài, thư mời và thư tóm tắt gửi đi từ một địa chỉ thư theo tên miền riêng của doanh nghiệp trông chỉn chu hơn hộp thư miễn phí; nếu chưa có, có thể xem qua các tên miền ngắn dễ nhớ ở tenmiendangcap.com.
Câu hỏi thường gặp
Người chủ trì có nên phát biểu ý kiến của mình trong buổi họp không?
Có, nhưng nên nói sau khi những người khác đã nói. Khi người có vị trí cao nhất nói trước, phần lớn người dự sẽ điều chỉnh ý kiến theo hướng đó, và bạn mất cơ hội nghe ý thật. Nếu bạn đã có quyết định từ trước, hãy nói rõ buổi họp là để thông báo và bàn cách làm, không phải để bàn có làm hay không.
Làm sao chủ trì cuộc họp khi người dự lớn tuổi hoặc cấp cao hơn mình?
Vai chủ trì là vai điều phối, không phải vai ra lệnh, nên bạn vẫn giữ nhịp được mà không thất lễ. Nói rõ ngay từ đầu rằng mình được giao điều phối, xin phép giữ thời gian, và mời người lớn tuổi nói ở những phần họ có kinh nghiệm nhất. Khi cần cắt lời, dùng câu ghi nhận trước rồi mới chuyển hướng.
Buổi họp không có chương trình gửi trước thì người chủ trì làm gì?
Dùng hai phút đầu để cùng cả phòng thống nhất ba việc cần bàn và thứ tự, rồi viết lên bảng hoặc đọc to. Một chương trình dựng tại chỗ vẫn tốt hơn không có chương trình. Lần sau gửi trước dù chỉ vài dòng trong tin nhắn nhóm.
Có nên cho phép mang máy tính, điện thoại vào phòng họp không?
Tuỳ tính chất buổi họp. Họp ra quyết định ngắn có thể đề nghị mọi người úp điện thoại và chỉ mở máy tính khi cần trình bày. Họp làm việc chung trên tài liệu thì máy tính là cần thiết. Quan trọng là người chủ trì nói rõ quy ước từ đầu và tự mình làm đúng quy ước đó.
Họp xong mà mọi người vẫn hiểu khác nhau thì lỗi ở đâu?
Thường do phần chốt không được nói thành tiếng hoặc không có văn bản tóm tắt sau họp. Người chủ trì nên nhắc lại quyết định, người làm, hạn chót trước khi kết thúc, rồi gửi tóm tắt trong ngày. Nếu vẫn lệch, hỏi lại từng người họ hiểu việc của mình là gì để tìm chỗ vênh.
Một buổi họp nội bộ nên kéo dài bao lâu?
Không có con số đúng cho mọi trường hợp, nhưng nên đặt thời lượng theo số việc cần quyết, không theo thói quen một tiếng. Nhiều nhóm thấy họp giao ban ngắn mười lăm đến hai mươi phút đủ cho việc cập nhật, còn những quyết định lớn cần buổi riêng có tài liệu gửi trước.