Trước một buổi đàm phán, bạn cần trả lời được ba câu về bên kia: ai là người thật sự quyết định, họ đang cần gì và chịu áp lực gì, và cách công ty họ thường làm việc. Thông tin này lấy từ nguồn công khai, từ những người đã làm việc với họ, và nhất là từ chính họ qua những câu hỏi đúng trước buổi gặp. Thông tin lấy bằng cách lén lút hay qua người trong cuộc tiết lộ trái phép thì không dùng.
Người ngồi vào bàn mà biết rõ bên kia thường điềm tĩnh hơn hẳn, vì họ không bị bất ngờ. Bài này đi qua từng nhóm thông tin cần biết, nguồn lấy và cách hỏi, kèm một trang tóm tắt mẫu để mang theo. Phần lập kế hoạch thương lượng và sách lược nằm ở bài khác trong chuyên mục.
Ba nhóm thông tin cần có
Không phải buổi đàm phán nào cũng cần tìm hiểu sâu như nhau. Với một thương vụ nhỏ, mỗi nhóm vài dòng là đủ; với hợp đồng lớn, mỗi nhóm có thể là một trang:
| Nhóm | Câu hỏi cần trả lời | Vì sao quan trọng |
|---|---|---|
| Người và quyền quyết | Ai ngồi bàn, ai quyết cuối cùng, ai có tiếng nói ảnh hưởng, quy trình duyệt nội bộ bao lâu | Tránh mất công thuyết phục người không có quyền, biết khi nào phải chờ |
| Nhu cầu và áp lực | Họ cần gì từ thương vụ này, có hạn chót nào, đang gặp vấn đề gì với nhà cung cấp hoặc khách hàng hiện tại | Hiểu lợi ích thật đằng sau yêu cầu bề mặt, tìm được giải pháp hai bên cùng có lợi |
| Cách làm việc | Họ ra quyết định nhanh hay chậm, nói thẳng hay gián tiếp, coi trọng giá hay chất lượng, quan hệ hay hợp đồng | Chọn cách trình bày, nhịp độ và kỳ vọng phù hợp |
Nhóm thứ hai là nhóm khó tìm nhất nhưng giá trị nhất. Biết được bên kia đang cần gấp một nguồn hàng vì nhà cung cấp cũ vừa ngừng, hay đang bị cấp trên ép giảm chi phí, sẽ thay đổi hoàn toàn cách bạn đặt vấn đề.
Nguồn thông tin chính đáng
Phần lớn thông tin bạn cần đã có sẵn ở những nơi công khai, hoặc từ những người sẵn lòng chia sẻ:
- Trang giới thiệu, hồ sơ năng lực, báo cáo thường niên của đối tác: sản phẩm chính, thị trường, quy mô, hướng phát triển họ tự nói ra.
- Thông tin đăng ký doanh nghiệp trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp: ngày thành lập, người đại diện theo pháp luật, ngành nghề, vốn điều lệ.
- Báo chí, bài phỏng vấn lãnh đạo: cách lãnh đạo nói về chiến lược, khó khăn, giá trị họ coi trọng.
- Hồ sơ nghề nghiệp công khai của những người sẽ ngồi bàn: vị trí, thời gian làm việc, chuyên môn.
- Người đã làm việc với họ: đối tác chung, khách hàng cũ, người trong ngành. Hỏi về cách họ làm việc, không hỏi thông tin bí mật.
- Chính đối tác: qua người liên lạc trước buổi gặp, qua những buổi gặp sơ bộ, qua câu hỏi trực tiếp.
Ghi lại nguồn của từng thông tin quan trọng. Thông tin từ bài báo năm năm trước có thể đã lỗi thời; thông tin nghe qua người thứ ba cần được kiểm tra lại trên bàn bằng một câu hỏi khéo.
Hỏi thẳng đối tác trước buổi gặp
Cách tìm hiểu hiệu quả nhất lại hay bị quên: hỏi chính bên kia. Trao đổi với người liên lạc một đến hai tuần trước buổi đàm phán, bạn có thể hỏi những câu hoàn toàn bình thường mà vẫn thu được thông tin quý: buổi gặp sẽ có những ai tham dự, ai là người cần nắm thông tin gì, bên họ mong muốn đạt được gì sau buổi gặp, có điều gì họ muốn bên mình chuẩn bị trước không.
Những câu hỏi này không làm bạn trông yếu thế; chúng cho thấy bạn tôn trọng thời gian của bên kia và muốn buổi gặp có kết quả. Người liên lạc thường sẵn lòng trả lời, vì một buổi gặp suôn sẻ cũng có lợi cho họ.
Trong buổi gặp sơ bộ hoặc phần đầu buổi đàm phán, tiếp tục hỏi về bối cảnh trước khi đi vào con số: "Anh chị có thể chia sẻ thêm vì sao bên mình đang tìm nhà cung cấp mới không?" Câu trả lời cho câu hỏi "vì sao" thường chứa những gì bên kia thật sự cần.
Có một kỹ năng nhỏ đi kèm: hỏi xong thì để bên kia trả lời trọn, không tự đoán thay họ, không gợi ý sẵn đáp án. Câu "Có phải vì giá bên kia cao quá không ạ?" đóng khung câu trả lời; câu "Điều gì khiến anh chị muốn đổi?" để họ tự nói ra lý do thật, có khi là chuyện bạn không hề nghĩ tới như chất lượng hỗ trợ sau bán hàng hay thái độ của người giao hàng.
Đoán đúng người ra quyết định
Người nói nhiều nhất chưa chắc là người quyết. Trong nhiều đoàn đàm phán, người trực tiếp trao đổi là trưởng phòng mua hàng hay quản lý dự án, còn quyết định cuối cùng nằm ở giám đốc hoặc hội đồng. Quan sát ai được mọi người nhìn về khi có câu hỏi khó, ai được nhắc tên khi bên kia nói "để em báo lại".
Hỏi về quy trình duyệt. Một câu như "Sau buổi hôm nay, quy trình bên anh chị duyệt đề xuất sẽ qua những bước nào?" giúp bạn biết thời gian chờ và ai cần nhận thông tin gì. Đây là câu hỏi chính đáng, không ai thấy phật lòng.
Có những người ảnh hưởng không ngồi bàn. Kế toán trưởng quan tâm điều khoản thanh toán, kỹ thuật quan tâm thông số, pháp chế quan tâm điều khoản trách nhiệm. Đề xuất của bạn cần trả lời được câu hỏi của những người này, dù họ không có mặt.
Không vượt mặt người đang làm việc với mình. Biết ai là người quyết không có nghĩa là bỏ qua người trực tiếp đàm phán để liên hệ thẳng lên trên. Làm vậy khiến người đó mất mặt và trở thành người cản trở thay vì người ủng hộ bạn trong nội bộ của họ.
Điều không nên làm khi tìm hiểu
Có một ranh giới rõ ràng giữa tìm hiểu và xâm phạm. Không mua, nhận hoặc khai thác thông tin nội bộ từ nhân viên của đối tác, như bảng giá đang chào cho người khác, ngân sách duyệt, biên bản họp nội bộ. Việc này có thể vi phạm nghĩa vụ bảo mật của người cung cấp, vi phạm pháp luật về bí mật kinh doanh, và nếu bị phát hiện thì không chỉ thương vụ này đổ vỡ mà uy tín của bạn trong ngành cũng tổn hại.
Không tìm hiểu đời tư của người sẽ ngồi bàn với mục đích gây áp lực: gia đình, sức khoẻ, chuyện riêng trên mạng xã hội. Biết một người thích bóng đá để có chuyện bắt đầu thì không sao; dùng thông tin riêng tư để tạo thế ép thì vượt qua ranh giới của đàm phán tử tế.
Không giả danh, không dựng tài khoản giả để hỏi dò bên kia. Những cách này có thể đem lại vài thông tin trước mắt, nhưng phong thái của người đàm phán được xây dựng trên việc bên kia tin rằng bạn chơi đẹp. Mất niềm tin đó thì không thông tin nào bù lại được.
Đối tác cũng đang tìm hiểu bạn
Mọi điều ở trên, bên kia cũng đang làm với bạn. Trước buổi gặp, họ sẽ xem trang giới thiệu công ty bạn, đọc thông tin đăng ký doanh nghiệp, hỏi người quen trong ngành, xem hồ sơ nghề nghiệp của người sẽ ngồi bàn. Vì vậy chuẩn bị cho buổi đàm phán cũng gồm việc kiểm tra những gì người ngoài nhìn thấy về mình: thông tin có cập nhật không, có mâu thuẫn không, có điều gì cần giải thích trước.
Một hồ sơ năng lực gọn, trang giới thiệu có thông tin liên lạc đúng, địa chỉ thư công việc nhất quán giữa danh thiếp, thư và trang web là những tín hiệu cho thấy một doanh nghiệp làm việc nghiêm túc. Với công ty nhỏ hay người làm chủ dự án, một tên miền riêng ngắn gọn cho trang giới thiệu và hộp thư là phần dễ làm mà hiệu quả trong khâu này; tenmiendangcap.com là nơi có thể xem các tên phù hợp.
Nếu có điểm yếu dễ thấy, như công ty mới thành lập hoặc quy mô nhỏ, hãy chuẩn bị cách nói về nó một cách thẳng thắn thay vì hy vọng bên kia không để ý. Một câu như "Bên em mới thành lập hai năm, nhưng đội ngũ kỹ thuật đã làm cùng nhau từ trước đó" tốt hơn nhiều so với việc bị hỏi đến rồi lúng túng.
Gói lại thành một trang mang vào phòng
Thông tin tìm được chỉ hữu ích khi bạn nhớ được nó lúc đang ngồi bàn. Gói lại thành một trang, chia ba khối theo ba nhóm ở trên. Khối người: tên và chức danh từng người sẽ ngồi bàn, viết đúng chính tả, người nào quyết, người nào ảnh hưởng. Khối nhu cầu: ba điều bạn đoán bên kia cần nhất, kèm mức độ chắc chắn, ví dụ "nghe từ người quen, chưa kiểm tra". Khối cách làm việc: họ quyết nhanh hay chậm, thích nói số liệu hay thích nói quan hệ.
Thêm một dòng cuối: ba câu hỏi bạn muốn hỏi trong buổi gặp để kiểm tra những điều chưa chắc. Ví dụ "hỏi về quy trình duyệt", "hỏi vì sao đổi nhà cung cấp", "hỏi mốc thời gian họ cần hàng". Danh sách câu hỏi này giúp phần đầu buổi gặp có định hướng mà không biến thành cuộc thẩm vấn.
Trang này dành cho bạn và người đi cùng, không mang ra bàn. Sau buổi gặp, sửa lại những gì đã biết thêm hoặc đã hiểu sai. Với đối tác làm việc lâu dài, những trang như vậy cộng dồn lại thành hồ sơ quý giá cho bất kỳ ai trong công ty sẽ thay bạn tiếp tục quan hệ.
Câu hỏi thường gặp
Tìm hiểu đối tác mất bao lâu là đủ?
Tuỳ quy mô thương vụ. Với một đơn hàng nhỏ, vài giờ đọc thông tin công khai và một cuộc gọi với người liên lạc là đủ. Với hợp đồng lớn hoặc đối tác chiến lược, có thể cần vài ngày đến vài tuần. Dấu hiệu đã đủ là bạn trả lời được ba câu: ai quyết, họ cần gì, họ làm việc ra sao.
Nếu không tìm được thông tin gì về đối tác thì sao?
Bản thân việc không có thông tin cũng là thông tin: có thể đó là công ty mới, công ty nhỏ, hoặc công ty không muốn lộ diện. Hỏi trực tiếp nhiều hơn trong buổi gặp sơ bộ, đề nghị xem giấy tờ đăng ký, và cẩn trọng hơn với điều khoản thanh toán và giao hàng.
Có nên cho đối tác biết mình đã tìm hiểu về họ không?
Nên, ở mức tự nhiên. Nhắc đến một dự án họ từng làm hay một phát biểu của lãnh đạo họ cho thấy bạn quan tâm nghiêm túc. Tránh nhắc những thông tin mang tính cá nhân hoặc khiến họ cảm thấy bị theo dõi.
Hỏi người đã từng làm việc với đối tác có bị coi là nói xấu sau lưng không?
Không, nếu bạn hỏi về cách làm việc và kinh nghiệm hợp tác, không gợi chuyện để nghe bình phẩm. Người được hỏi cũng nên được tôn trọng: không trích dẫn lời họ với đối tác, không hỏi những thông tin họ có nghĩa vụ giữ kín.
Thông tin tìm được mâu thuẫn nhau thì xử lý thế nào?
Ghi lại cả hai và kiểm tra trong buổi gặp bằng một câu hỏi mở. Ví dụ, nếu không rõ ai là người quyết, hỏi về quy trình duyệt. Đừng hành động dựa trên thông tin chưa chắc, nhất là khi nó ảnh hưởng đến cách bạn đối xử với một người cụ thể.