Trong họp video, người khác thấy bạn qua một khung hình nhỏ, nên ba điều quyết định gần hết ấn tượng: camera đặt ngang tầm mắt, ánh sáng chiếu vào mặt từ phía trước, và phông nền phía sau gọn gàng. Trang phục chỉ cần chỉn chu ở phần trên khung hình, chọn màu trơn không quá sáng hay quá tối. Tên hiển thị và ảnh đại diện rõ ràng là phần diện mạo của bạn khi camera tắt.
Không cần mua thiết bị đắt tiền. Một chồng sách kê máy tính, một cây đèn bàn quay về phía mặt, một góc tường trống là đủ cho phần lớn cuộc họp. Bài này đi qua từng yếu tố trong khung hình, những lỗi hay gặp khi họp từ nhà, chuyện bật hay tắt camera, và tên hiển thị. Phần kỹ năng nói khi trình bày qua video là một chủ đề riêng; ở đây chỉ bàn chuyện người khác nhìn thấy gì.
Khung hình là "phòng họp" người khác đang ngồi cùng bạn
Trong phòng họp thật, người khác thấy bạn trong một không gian chung, cùng ánh sáng, cùng phông nền với họ. Trong họp video, mỗi người mang theo một không gian riêng, và người khác chỉ thấy không gian ấy qua một ô hình chữ nhật. Ô ấy trở thành toàn bộ diện mạo của bạn trong cuộc họp: gương mặt, phần vai áo, và những gì nằm phía sau.
Điều đáng để ý là người xem nhìn khung hình của bạn ở khoảng cách rất gần, thường chỉ vài chục phân trên màn hình máy tính. Những chi tiết mà ngoài đời không ai để ý, như góc máy hất từ dưới lên hay một chồng quần áo ở góc phòng, trên màn hình lại hiện rõ. Ngược lại, những chi tiết bạn hay lo như quần đang mặc thì không ai thấy.
Với người dẫn dắt, khung hình còn là tín hiệu về mức độ coi trọng cuộc họp. Một trưởng nhóm luôn tham gia họp bằng khung hình tối, lệch, đang ngồi trong xe, gửi đi thông điệp rằng cuộc họp này chỉ là việc phụ. Nhóm sẽ dần coi họp trực tuyến là chuyện có cũng được.
Góc máy: đặt camera ngang tầm mắt
Kê máy lên cao. Máy tính xách tay đặt trên bàn làm camera thấp hơn mắt, người xem nhìn bạn từ dưới lên, thấy cằm và trần nhà. Kê máy lên một chồng sách hay một hộp cứng cho tới khi camera ngang tầm mắt. Đây là thay đổi rẻ nhất và tạo khác biệt lớn nhất.
Khoảng cách vừa đủ thấy vai. Khung hình hợp lý thường chứa đầu, cổ và phần trên vai, với một khoảng trống nhỏ phía trên đầu. Đầu chạm mép trên hoặc mặt chiếm cả khung hình làm người xem thấy ngột ngạt.
Mặt ở giữa khung. Ngồi lệch hẳn sang một bên, hoặc chỉ thấy nửa mặt vì camera bị nghiêng, khiến người xem phải để ý tới khung hình thay vì lời bạn nói. Kiểm tra bằng cửa sổ xem trước của phần mềm họp trước khi vào phòng.
Không họp video khi đang di chuyển. Họp trong xe, khi đang đi bộ, khung hình rung lắc liên tục làm người xem chóng mặt. Nếu buộc phải tham gia khi đang đi đường, tắt camera, chỉ dùng tiếng, và nói rõ lý do.
Ánh sáng: nguồn sáng ở phía trước, không ở phía sau
Lỗi ánh sáng phổ biến nhất là ngồi quay lưng ra cửa sổ. Camera điều chỉnh theo vùng sáng nhất, nên cửa sổ phía sau sáng rực và gương mặt bạn tối thành một hình bóng. Người xem không đọc được nét mặt, và cuộc họp mất đi phần lớn tín hiệu không lời.
Cách sửa đơn giản là xoay bàn để ánh sáng tự nhiên chiếu vào mặt, từ phía trước hoặc chếch một bên. Nếu họp vào buổi tối hoặc phòng thiếu sáng, đặt một cây đèn bàn phía sau màn hình, quay về phía mặt, có thể hướng vào tường trước mặt để ánh sáng dội lại dịu hơn. Đèn trần chiếu thẳng từ trên xuống tạo bóng tối ở hốc mắt, làm bạn trông mệt mỏi hơn thực tế.
Màu ánh sáng cũng có ảnh hưởng. Đèn quá vàng làm da trông ửng; đèn quá trắng xanh làm da trông nhợt. Nếu có thể chọn, ánh sáng trung tính hoặc ánh sáng ban ngày qua cửa sổ thường cho màu da tự nhiên nhất. Tránh để ánh sáng màn hình là nguồn sáng chính vì nó đổi màu liên tục theo nội dung trên màn hình.
Phông nền: gọn, kín đáo và không gây xao nhãng
Phông nền nói nhiều về bạn, đôi khi nhiều hơn bạn muốn. Bảng dưới gợi ý những lựa chọn hay gặp khi họp từ nhà hoặc văn phòng:
| Phông nền | Ưu điểm | Điều cần để ý |
|---|---|---|
| Tường trơn sáng màu | Gọn, không xao nhãng, hợp mọi cuộc họp | Có thể trông trống; một chậu cây nhỏ ở góc là đủ |
| Kệ sách, góc làm việc | Ấm, có cá tính | Dọn đồ lộn xộn; để ý những thứ riêng tư lọt vào khung |
| Phòng ngủ, giường | Tiện khi không có chỗ khác | Nên tránh với cuộc họp có khách; xoay ghế để giường ra khỏi khung |
| Phông nền ảo, làm mờ nền | Che không gian riêng nhanh chóng | Viền quanh người dễ nhoè; phông nền ảo hình ảnh vui nhộn không hợp họp trang trọng |
| Quán cà phê, nơi công cộng | Tiện khi đi đường | Người qua lại trong khung, tiếng ồn; tránh nói chuyện nhạy cảm |
Một bước kiểm tra trước những cuộc họp quan trọng: bật camera, nhìn vào cửa sổ xem trước như người lạ nhìn vào, và hỏi xem có thứ gì phía sau bạn mà bạn không muốn đối tác thấy. Quần áo phơi, giấy tờ có thông tin riêng, ảnh gia đình là những thứ hay lọt vào khung mà người ngồi trước camera không để ý.
Làm mờ nền là lựa chọn an toàn và gọn khi không có góc nào phù hợp. Nó che không gian riêng mà không tạo cảm giác giả như phông nền ảo.
Trang phục và chi tiết trên khung hình
Trong họp video, chỉ phần trên cơ thể hiện ra, nhưng phần ấy được nhìn ở khoảng cách gần. Chọn áo có cổ hoặc áo có cấu trúc ở vai, màu trơn hoặc hoa văn lớn. Những hoa văn sọc nhỏ, ô vuông nhỏ dễ tạo hiệu ứng nhấp nháy trên camera. Áo trắng hoàn toàn dưới ánh sáng mạnh có thể bị cháy sáng; áo đen hoàn toàn trên phông nền tối làm bạn "chìm" vào nền. Những màu trung tính như xanh dương, xám, be thường lên hình ổn.
Theo nguyên tắc chung, trang phục họp video nên ở mức tương đương với khi bạn họp trực tiếp với cùng những người ấy. Họp nội bộ thường ngày, áo phông gọn gàng có thể đủ. Họp với khách hàng, đối tác hay cấp trên, mặc như khi bạn đến văn phòng của họ. Mặc chỉn chu cả phần dưới cũng giúp bạn yên tâm khi phải đứng dậy đột ngột.
Những chi tiết nhỏ khác: tóc chải gọn, kính không loá ánh màn hình (nghiêng kính hoặc hạ độ sáng màn hình một chút), tai nghe gọn không vướng, cốc nước đặt ngoài khung hình. Nếu bạn ăn trong lúc họp, tắt camera; nhai trước camera ở khoảng cách gần không dễ chịu với người xem.
Âm thanh cũng là một phần diện mạo
Tai nghe có micro gần miệng. Micro tích hợp của máy tính thu cả tiếng quạt, tiếng xe ngoài đường và tiếng vang của căn phòng trống. Một tai nghe có micro gần miệng, kể cả loại rẻ tiền, làm giọng bạn rõ và gần hơn hẳn. Người nghe gắn giọng rõ ràng với sự chuyên nghiệp, dù không nhận ra vì sao.
Giảm tiếng vang của phòng. Phòng trống, tường trơn, sàn gạch làm tiếng vang và giọng nghe xa xăm. Rèm cửa, thảm, kệ sách, thậm chí một chiếc chăn treo ngoài khung hình cũng hút bớt tiếng vang. Đây là lý do nhiều người họp từ phòng ngủ nghe rõ hơn họp từ phòng khách rộng.
Để ý tiếng gõ phím và tiếng thông báo. Gõ phím mạnh khi micro mở, tiếng thông báo tin nhắn liên tục, tiếng chuông điện thoại để bàn đều lọt vào cuộc họp. Tắt âm thông báo trên máy tính và điện thoại trước khi vào phòng.
Kiểm tra tiếng trước khi vào. Phần lớn phần mềm họp có chức năng thử micro và loa. Dùng nó trước những cuộc họp quan trọng, hoặc vào phòng sớm và hỏi một người đã có mặt xem họ nghe bạn có rõ không.
Tên hiển thị, ảnh đại diện và chuyện bật hay tắt camera
Khi camera tắt, thứ đại diện cho bạn là tên hiển thị và ảnh đại diện. Chúng cũng là một phần của diện mạo:
- Tên hiển thị đầy đủ họ tên, kèm đơn vị khi họp với người ngoài: "Nguyễn Thu Hà, phòng kinh doanh". Tránh tên thiết bị như "iPhone của Hà" hay biệt danh.
- Ảnh đại diện là ảnh gương mặt rõ, nền đơn giản, chụp gần đây, giống với bạn hiện tại. Ảnh phong cảnh, ảnh con cái, ảnh nhóm làm người khác khó nhận ra bạn.
- Bật camera ở đầu và cuối cuộc họp khi chào và tạm biệt, kể cả khi mạng yếu phải tắt ở giữa. Người khác nhìn thấy bạn ít nhất một lần.
- Khi tắt camera, nói một câu lý do nếu cuộc họp đang có nhiều người bật: "Mạng em hơi yếu, em tắt hình để nghe rõ hơn."
- Tắt micro khi không nói, nhất là khi ở nơi có tiếng ồn, trẻ nhỏ hay đang gõ phím.
- Tài khoản dùng cho họp với khách nên gắn với địa chỉ thư công việc chứ không phải hộp thư cá nhân đặt từ thời đi học; với doanh nghiệp nhỏ, một địa chỉ thư theo tên miền riêng, ngắn và dễ đọc, giúp lời mời họp trông nghiêm túc hơn, và nếu cần chọn tên miền có thể tham khảo ở tenmiendangcap.com.
Người dẫn dắt nên đặt quy ước chung cho nhóm về camera: cuộc họp nào bật, cuộc họp nào tuỳ ý, và tôn trọng những người có lý do không bật như mạng yếu, không gian chật chội, hay đang chăm con nhỏ. Bắt buộc camera mọi lúc dễ tạo mệt mỏi và cảm giác bị giám sát.
Câu hỏi thường gặp
Có cần mua webcam riêng để họp video chuyên nghiệp không?
Với phần lớn cuộc họp, camera có sẵn trên máy tính xách tay đủ dùng nếu đặt ngang tầm mắt và có ánh sáng tốt. Ánh sáng ảnh hưởng tới chất lượng hình nhiều hơn chất lượng camera. Chỉ khi thường xuyên trình bày với khách hay làm nội dung video mới cần cân nhắc thiết bị riêng.
Dùng phông nền ảo có bị coi là thiếu chuyên nghiệp không?
Không, nếu phông nền đơn giản và phù hợp. Làm mờ nền hoặc một hình nền văn phòng trung tính thường được chấp nhận rộng rãi. Phông nền vui nhộn, chuyển động hay quá nổi bật thì nên để dành cho cuộc họp thân mật, không dùng khi gặp khách hay họp quan trọng.
Đeo kính bị loá khi họp video thì làm sao?
Hạ độ sáng màn hình một chút, đặt đèn chếch sang một bên thay vì ngay trước mặt, hoặc hơi nghiêng gọng kính xuống để phản chiếu không đi thẳng vào camera. Kính có lớp chống phản quang cũng giúp giảm hiện tượng này đáng kể.
Có bắt buộc phải bật camera trong mọi cuộc họp không?
Không có quy tắc chung. Nhiều nhóm thống nhất bật camera ở họp nhỏ, họp với khách, họp một đối một, và để tuỳ ý ở họp đông người hay họp chỉ cập nhật thông tin. Điều quan trọng là quy ước được nói rõ và áp dụng như nhau.
Họp video từ nhà có con nhỏ thì giữ diện mạo chuyên nghiệp thế nào?
Chọn góc ít người qua lại, báo trước với nhóm rằng có thể có tiếng trẻ con, tắt micro khi không nói. Nếu con xuất hiện trong khung hình, xử lý bình tĩnh và ngắn gọn; phần lớn đồng nghiệp đều thông cảm. Phong thái nằm ở cách bạn xử lý, không phải ở việc không bao giờ có sự cố.
Trang điểm khi họp video có cần thiết không?
Không bắt buộc với ai. Một số người thấy camera làm da trông bóng hoặc nhợt hơn ngoài đời và chọn dùng chút phấn hay son dưỡng; đó là lựa chọn cá nhân. Ánh sáng từ phía trước và rửa mặt trước khi họp thường cải thiện hình ảnh nhiều hơn mọi sản phẩm.